# Telefonstatus automatisch über den Kalender steuern

> Verbinden Sie Ihren Microsoft 365-Kalender mit Voxbi und Ihr Telefonstatus aktualisiert sich automatisch, sobald ein Meeting beginnt oder endet. Kein manuelles Umschalten, immer aktuell.

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- Published: 2026-07-20
- Category: Voxbi setup guides
- Author: Voxbi team (Anrufabläufe)

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Stellen Sie sich vor, Ihr Telefon gibt immer die Wahrheit. Sie gehen in ein Meeting und, ohne einen einzigen Knopf zu drücken, wechselt Ihre Leitung auf "In einem Meeting", Anrufe klingeln nicht mehr am Schreibtisch, und Anrufer hören die richtige Nachricht. Genau das passiert, wenn Sie in Voxbi Ihren Telefonstatus über den Kalender steuern: Ihr Microsoft 365-Kalender wird zur einzigen Wahrheitsquelle für Ihre Verfügbarkeit.

Anstatt daran zu denken, bei jeder Tagesveränderung manuell einen Status umzuschalten, überlassen Sie das einfach Ihrem Kalender. Ein Meeting beginnt, Ihr Status wird aktualisiert. Das Meeting endet, Sie sind wieder "Verfügbar". Kollegen sehen eine genaue Präsenz, Anrufer werden sinnvoll weitergeleitet, und niemand muss darüber nachdenken. Diese Anleitung führt Sie durch die Verbindung Ihres Kalenders, die Zuordnung von Terminen zu Statuswerten und die Steuerung eingehender Anrufe für jeden Status. Falls Ihre Organisation Microsoft 365 noch nicht verbunden hat, starten Sie mit dem [Microsoft 365-Integrations-Hub](https://app.notion.com/de/integrationen/microsoft-365).

![Voxbi-Kalenderansicht mit live aktualisiertem Präsenzstatus beim Start eines Meetings](https://www.voxbi.com/assets/blog/calendar-driven-presence/calendar-status-hero.webp)

## Was Sie vor dem Start benötigen

Die kalendergesteuerte Statusfunktion wird zunächst durch einen Administrator eingerichtet, dann verbindet jeder Nutzer seinen eigenen Kalender. Stellen Sie vor Beginn sicher, dass Sie Folgendes haben:

- Administratorzugriff auf das Voxbi Cockpit

- Die Microsoft 365-Kalenderintegration für Ihre Organisation konfiguriert

- Mindestens ein Benutzerkonto, das einen persönlichen Kalender verknüpfen soll

- Ihre Statuswerte im System definiert (zum Beispiel "In einem Meeting", "Abwesend" und "Verfügbar")

Wenn Ihre Microsoft 365-Verbindung noch nicht eingerichtet ist, gehen Sie zum [Microsoft 365-Integrations-Hub](https://app.notion.com/de/integrationen/microsoft-365) und kehren Sie hierher zurück, sobald die Verbindung aktiv ist.

## Schritt 1: Kalender mit dem Telefonstatus verbinden

Verbinden Sie zunächst Voxbi auf Organisationsebene mit Ihrem Kalenderanbieter.

1. Gehen Sie im Cockpit zu PBX und öffnen Sie Integrationen.

2. Wählen Sie Microsoft 365 als Kalenderanbieter aus.

3. Klicken Sie auf Verbinden und autorisieren Sie den Zugriff, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

4. Bestätigen Sie die Verbindung und führen Sie einen kurzen Test durch, um sicherzustellen, dass Voxbi Kalenderdaten lesen kann.

Sobald die Integration als verbunden angezeigt wird, ist Ihre Organisation bereit, Kalendertermine den Statuswerten zuzuordnen.

## Schritt 2: Festlegen, welche Statuswerte auf Kalendertermine reagieren

Entscheiden Sie nun, welche Ihrer Statuswerte vom Kalender gesteuert werden sollen. Hier teilen Sie Voxbi mit, dass zum Beispiel ein Meeting-Termin jemanden auf "In einem Meeting" umschalten soll.

1. Öffnen Sie im Cockpit den Bereich Organisation und gehen Sie zu Statuswerte.

2. Bearbeiten Sie einen vorhandenen Status oder erstellen Sie einen neuen.

3. Aktivieren Sie die Kalender-Synchronisierungsoption für diesen Status.

4. Wählen Sie die Termintypen aus, die diesen Status auslösen sollen.

5. Speichern Sie Ihre Änderungen.

![Voxbi-Statusliste mit Verfügbarkeits- und Telefonie-Flags pro Statuszeile](https://www.voxbi.com/assets/blog/calendar-driven-presence/statuses-list.webp)

Die Statusliste gibt Ihnen das vollständige Bild: Jeder Status zeigt seine Verfügbarkeitsstufe (verfügbar, beschäftigt, im Meeting, nicht verfügbar) sowie das zugehörige Telefonieverhalten. Das ist die Karte, der jede kalendergesteuerte Änderung folgt.

## Schritt 3: Kalender jedes Nutzers verknüpfen

Die Organisationseinrichtung ist geteilt, aber jede Person verbindet einmalig ihren eigenen Kalender.

1. Der Nutzer öffnet die Einstellungen seines Voxbi-Clients.

2. Er navigiert zu Integrationen (oder Kalender).

3. Er klickt auf Kalender verbinden und wählt Microsoft 365 aus.

4. Er autorisiert den Zugriff auf seinen Kalender.

5. Er wählt den Kalender aus, der die Statussynchronisierung steuern soll.

Ab diesem Zeitpunkt steuern die Meetings und Termine dieses Nutzers seinen Telefonstatus automatisch.

## Schritt 4: Kalendertermine den Statuswerten zuordnen

Das ist das Herzstück der Einrichtung: festzulegen, welche Art von Kalendereintrag welchen Status erzeugt. Voxbi liest den Termin aus und wendet den passenden Status ohne manuellen Eingriff an.

<table header-row="true">

<tr>

<td>Kalendereintrag</td>

<td>Status</td>

<td>Wann er gilt</td>

</tr>

<tr>

<td>Meeting oder Termin</td>

<td>In einem Meeting</td>

<td>Termine mit "Meeting" im Titel</td>

</tr>

<tr>

<td>Abwesenheit oder außer Haus</td>

<td>Abwesend</td>

<td>Ganztägige Abwesenheiten oder Außer-Haus-Einträge</td>

</tr>

<tr>

<td>Fokuszeit</td>

<td>Nicht stören</td>

<td>Fokusblöcke, die Anrufe zurückhalten sollen</td>

</tr>

<tr>

<td>Mittagspause</td>

<td>Abwesend</td>

<td>Mittagspauseneinträge im Kalender</td>

</tr>

<tr>

<td>Kein Termin</td>

<td>Verfügbar</td>

<td>Der Standard, wenn nichts geplant ist</td>

</tr>

</table>

Halten Sie Ihre Terminbezeichnungen konsistent (immer "Meeting" statt einem Dutzend verschiedener Varianten), damit die Zuordnung zuverlässig bleibt.

## Schritt 5: Synchronisierungsintervall festlegen

Legen Sie abschließend fest, wie schnell eine Kalenderänderung das Telefonsystem erreichen soll.

- **In Echtzeit (empfohlen):** Der Status wird aktualisiert, sobald sich der Kalender ändert.

- **Alle 5 Minuten:** Ein leichtes Abfrageintervall für neue Termine.

- **Alle 15 Minuten:** Die geringste Serverlast, mit einer längeren Verzögerung.

Für die meisten Teams ist Echtzeit die richtige Wahl. Es ist der Unterschied zwischen einem Status, der in dem Moment korrekt ist, in dem ein Meeting beginnt, und einem Status, der eine Viertelstunde später korrekt ist.

## Steuern, wie jeder Status Anrufe behandelt

Einen Status zu setzen ist nur die Hälfte des Nutzens. Die andere Hälfte ist, was das Telefon tut, während dieser Status aktiv ist. Im Statuseditor trägt jeder Status sein eigenes Telefonieverhalten. Sie können dies auch mit [Anrufabläufen](https://app.notion.com/features/call-flows) kombinieren, um eine fortgeschrittenere Weiterleitungslogik rund um jeden Status aufzubauen.

![Voxbi-Statuseditor mit den Schaltern "Anrufklingeln aktivieren" und "Nicht stören aktivieren"](https://www.voxbi.com/assets/blog/calendar-driven-presence/status-edit-telephony.webp)

Die zwei Telefonie-Optionen, die Sie am häufigsten verwenden werden:

- **Anrufklingeln aktivieren:** Anrufe klingeln am Schreibtisch, auch wenn der Status aktiv ist. Nützlich für Statuswerte, bei denen Sie für wichtige Anrufe erreichbar bleiben möchten.

- **Nicht stören aktivieren:** Anrufe werden zurückgehalten, damit sie der Weiterleitungslogik folgen können, anstatt durchzuklingeln.

Kombinieren Sie das mit Ihrer Einrichtung für außerhalb der Geschäftszeiten und das Bild wird noch klarer: Ihr Kalender regelt, was tagsüber passiert, und zeitbasierte Regeln übernehmen den Rest. Mehr zur zeitgesteuerten Seite finden Sie unter [Anrufweiterleitung außerhalb der Geschäftszeiten](https://app.notion.com/blog/anrufweiterleitung-ausserhalb-geschaeftszeiten).

## Fehlerbehebung

**Der Status ändert sich nicht automatisch.** Prüfen Sie, ob die Kalenderintegration noch verbunden ist und ob der Nutzer seinen eigenen Kalender verknüpft hat. Überprüfen Sie dann, ob die Termin-Status-Zuordnung den fraglichen Termin tatsächlich abdeckt.

**Es wird immer der falsche Status gesetzt.** Überprüfen Sie Ihre Termin-Status-Zuordnung. Voxbi könnte einen anderen Termintyp zuordnen als erwartet, oft aufgrund einer inkonsistenten Terminbezeichnung.

**Der Status wird nach einem Meeting nicht zurückgesetzt.** Stellen Sie sicher, dass ein Standard-Status ("Verfügbar") konfiguriert ist, damit es einen Wert gibt, auf den zurückgefallen werden kann, wenn kein Termin aktiv ist.

**Es gibt eine merkliche Verzögerung.** Wechseln Sie das Synchronisierungsintervall auf Echtzeit oder verkürzen Sie das Abfrageintervall, wenn Sie ein längeres verwenden.

## Häufig gestellte Fragen

**Kann ich meinen Status trotzdem manuell ändern?**

Ja. Ein kalendergesteuerter Status ist ein hilfreicher Standard, keine Sperre. Sie können ihn jederzeit in Ihrem Voxbi-Client überschreiben, und Ihre manuelle Auswahl gilt bis zur nächsten Kalenderänderung.

**Kommen Anrufe noch durch, wenn ich "In einem Meeting" bin?**

Das hängt vom Status ab. Jeder Status trägt sein eigenes Telefonieverhalten: Wenn "Anrufklingeln aktivieren" eingeschaltet ist, erreichen Anrufe weiterhin Ihren Schreibtisch; wenn "Nicht stören aktivieren" eingeschaltet ist, werden Anrufe zurückgehalten und folgen der Weiterleitungslogik.

**Mit welchem Kalender funktioniert Voxbi?**

Diese Anleitung behandelt Microsoft 365, das über das Voxbi Cockpit auf Organisationsebene verbunden und anschließend von jedem Nutzer in seinen eigenen Client-Einstellungen verknüpft wird.

**Wie schnell wird mein Status nach Meeting-Beginn aktualisiert?**

Mit dem Echtzeit-Synchronisierungsintervall wird Ihr Status aktualisiert, sobald sich der Kalender ändert. Bei einem Abfrageintervall erfolgt die Aktualisierung beim nächsten Abfragevorgang (alle 5 oder 15 Minuten). Echtzeit ist daher die beste Wahl, wenn das Timing wichtig ist.

**Muss jeder Nutzer seinen eigenen Kalender verbinden?**

Ja. Ein Administrator richtet die Integration und die Statuszuordnung einmalig für die gesamte Organisation ein, aber jeder Nutzer verknüpft seinen persönlichen Kalender einmalig in seinen eigenen Client-Einstellungen.

## Bereit, Ihren Kalender Ihr Telefon steuern zu lassen?

Die kalendergesteuerte Präsenz verwandelt Ihren Terminplan in genaue Verfügbarkeitsanzeigen und intelligente Anrufbehandlung, ohne manuelles Umschalten. Richten Sie es einmalig im Cockpit ein, verknüpfen Sie Ihren Kalender und überlassen Sie den Rest Ihren Meetings. Entdecken Sie die vollständige [Microsoft 365-Integration](https://app.notion.com/de/integrationen/microsoft-365), um alles zu sehen, was Sie verbinden können.