Fax naar email en email naar fax: faxen versturen en ontvangen zonder faxapparaat

Fax naar email maakt van je inbox je faxapparaat. Binnenkomende faxen komen aan als PDF in je e-mail, en uitgaande faxen stuur je als e-mailbijlage. Geen papier, geen toner, geen aparte lijn die ergens in de hoek staat te gonzen. Deze handleiding legt uit hoe je beide richtingen instelt met Voxbi, zodat je team faxen kan versturen en ontvangen vanuit de tools die ze al dagelijks gebruiken.

Als je bedrijf nog regelmatig met fax te maken heeft (en in de zorg, juridische sector en het openbaar bestuur is dat zeker nog het geval), is dit de moderne, papierloze manier om dat op te lossen. Je behoudt het faxnummer dat je contacten al kennen, maar het apparaat verdwijnt. Fax naar email is beschikbaar als onderdeel van de bredere Voxbi functies suite, samen met bellen, berichten en meer.

Wat je nodig hebt om te beginnen

De faxoptie wordt op je account ingesteld, dus er moeten eerst een paar zaken geregeld zijn. Bestel de faxoptie via je Voxbi-configuratie en je ontvangt:

• Een faxnummer voor het ontvangen van faxen (dit is de basis van fax naar email).

• Een persoonlijke faxsleutel voor het versturen van faxen (dit is de basis van email naar fax). Die ziet er zo uit: fk: xxxxxx-xxxxxxxxx.

• Een bestemmings-e-mailadres waarop binnenkomende faxen bezorgd worden.

Zodra deze drie onderdelen zijn ingesteld, werken beide richtingen meteen. Er is niets te installeren op je computer en er is geen hardware te configureren.

Fax naar email: faxen ontvangen als PDF in je inbox

Dit is de ontvangstrichting. Elke binnenkomende fax wordt automatisch omgezet naar een PDF en gemaild naar het adres dat je hebt gekozen.

1. Je faxnummer wordt voor je aangemaakt wanneer je de faxoptie bestelt.

2. Je geeft op welk e-mailadres binnenkomende faxen moet ontvangen.

3. Vanaf dat moment komt elke fax die naar jouw nummer gestuurd wordt aan als PDF-bijlage in die inbox.

Dat is de hele stroom. Er is niets te klikken wanneer er een fax binnenkomt: het verschijnt gewoon als een e-mail met het document als bijlage, klaar om te lezen, door te sturen of te archiveren. Als je team gedeelde inboxen gebruikt, kun je het bestemmingsadres op een gedeeld adres instellen zodat meerdere mensen automatisch binnenkomende faxen ontvangen.

Email naar fax: een fax versturen vanuit je e-mail

Dit is de verzendrichting. Je stelt een gewone e-mail op, voegt het document toe als bijlage en het wordt als fax verstuurd. De ontvanger ontvangt het op zijn faxapparaat of fax-naar-emaildienst, zonder dat zichtbaar is dat het via e-mail verstuurd is.

1. Open je e-mailprogramma en maak een nieuwe e-mail aan.

2. Voer in het veld Aan het faxnummer als ontvanger in volgens het formaat +[landnummer][faxnummer]@ufax.eu. Een fax naar een Luxemburgs nummer wordt bijvoorbeeld geadresseerd aan +35220333320@ufax.eu.

3. Voeg het document dat je wilt faxen toe als PDF (zie de limieten hieronder: één bijlage, maximaal 5 pagina's, A4).

4. Zet je faxsleutel op een aparte regel in de berichttekst: fk: xxxxxx-xxxxxxxxx.

5. Verstuur de e-mail. Je ontvangt automatisch een bezorgrapport waarmee je kunt controleren of de fax is aangekomen.

Het voorbeeld hierboven laat de twee essentiële onderdelen zien: het ontvangstadres eindigend op ufax.eu en de faxsleutel in de berichttekst. Beide moeten aanwezig zijn, anders wordt de fax niet verzonden.

Verzendlimieten om rekening mee te houden

Email naar fax kent een aantal beperkingen. Als een fax mislukt, is deze lijst de eerste plek om te controleren.

• Één PDF-bijlage per e-mail. Combineer meerdere documenten eerst tot één PDF.

• Maximaal 5 pagina's per fax.

• Alleen A4-formaat.

• De faxsleutel moet in de berichttekst staan. Zonder die sleutel wordt de fax niet verstuurd.

Als je regelmatig documenten van meer dan 5 pagina's moet faxen, splits je ze op in afzonderlijke e-mails van maximaal 5 pagina's. Elke e-mail wordt als een aparte faxtransmissie verzonden en komt in volgorde aan bij de ontvanger.

Heb je toch een fysiek faxapparaat nodig?

De meeste teams faxen en ontvangen faxen prima via e-mail. Maar als je een werkproces hebt dat echt een fysiek apparaat vereist (een apparaat dat op de klassieke manier scant en belt), kan er op verzoek een analoge converter worden geleverd zodat een traditioneel faxapparaat blijft werken via je Voxbi-setup. Vraag dit aan tijdens de installatie als dit voor jou van toepassing is.

Hoe fax naar email zich verhoudt tot een traditionele faxlijn

Een gewoon faxapparaat en telefoonlijn vereisen hardware, verbruiksartikelen (toner, papier) en iemand die het apparaat fysiek beheert. Fax naar email elimineert dat allemaal:

	Traditionele fax	Fax naar email
Hardware vereist	Ja	Nee
Papier en toner	Ja	Nee
Toegankelijk op afstand	Nee	Ja (elk apparaat met e-mail)
Documenten automatisch opgeslagen	Nee	Ja (PDF in je inbox)
Werkt met je bestaande e-mail	Nee	Ja

Voor teams die op meerdere locaties of op afstand werken, is fax naar email de praktische standaard. Documenten komen in je inbox aan op het moment dat ze verstuurd worden, en je kunt ze doorsturen, archiveren of beantwoorden zonder iets af te drukken.

Problemen oplossen

Mijn fax is niet verzonden. Controleer de drie meest voorkomende oorzaken: de faxsleutel ontbreekt of is verkeerd getypt in de berichttekst, de bijlage is geen PDF, of het document telt meer dan 5 pagina's of is niet in A4. Los het probleem op en verstuur opnieuw. Het bezorgrapport dat je terugkrijgt zegt meestal wat er fout is gegaan.

Het ontvangstadres werd geweigerd. Controleer of het adres precies het formaat +[landnummer][faxnummer]@ufax.eu volgt met de + aan het begin en zonder spaties. Een ontbrekend landnummer is de meest voorkomende oorzaak.

Ik ontvang geen binnenkomende faxen. Controleer of het bestemmings-e-mailadres dat is ingesteld correct is en kijk in de map Spam of Ongewenste e-mail, omdat een PDF van een geautomatiseerde afzender soms gefilterd wordt. Als er na het controleren van deze twee dingen nog niets aankomt, kan de instelling van het faxnummer met de support worden gecontroleerd.

Ik moet meer dan 5 pagina's faxen. Splits het document in afzonderlijke faxen van maximaal 5 pagina's, elk verzonden als een aparte e-mail.

Veelgestelde vragen

Heb ik een faxapparaat nodig voor fax naar email?

Nee. Faxen komen aan als PDF in je e-mailinbox en je verstuurt faxen als e-mailbijlagen. Geen hardware, geen aparte faxlijn en geen papier nodig.

Hoe stuur ik een fax vanuit mijn e-mail?

Maak een nieuwe e-mail aan, zet het faxnummer in het Aan-veld als +[landnummer][faxnummer]@ufax.eu, voeg je document toe als één PDF en schrijf je faxsleutel als fk: xxxxxx-xxxxxxxxx in de berichttekst. Verstuur de e-mail en je ontvangt een bezorgrapport waarmee je kunt controleren of de fax is aangekomen.

Wat is de faxsleutel en waar zet ik die?

De faxsleutel is je persoonlijke verzendcertificaat, in het formaat fk: xxxxxx-xxxxxxxxx. Je ontvangt die wanneer de faxoptie op je account wordt ingesteld. De sleutel moet op een aparte regel in de berichttekst van de e-mail staan, anders wordt de fax niet verzonden.

Welke bestandsformaten en groottes worden ondersteund voor verzending?

Verstuur één PDF-bijlage per e-mail, maximaal 5 pagina's, in A4-formaat. Als je meerdere documenten tegelijk wilt versturen, voeg ze dan samen tot één PDF. Voor meer dan 5 pagina's in totaal splits je ze over meerdere e-mails.

Kan ik mijn bestaande faxnummer behouden?

Ja. Fax naar email werkt met een faxnummer dat op je Voxbi-account is ingesteld, en alle binnenkomende faxen naar dat nummer worden automatisch als PDF bezorgd op je gekozen e-mailadres.

Kunnen meerdere mensen binnenkomende faxen ontvangen?

Ja. Stel het bestemmingsadres in op een gedeeld of groeps-e-mailadres en iedereen in die inbox ontvangt elke binnenkomende fax. Dit werkt met elke e-mailprovider die gedeelde inboxen ondersteunt.

Klaar om over te stappen op papierloos faxen?

Fax naar email en email naar fax maken deel uit van de bredere communicatietoolkit van Voxbi. Bekijk het volledige aanbod van Voxbi functies om te zien hoe bellen, berichten en faxen samenkomen op één plek. Als je team ook sms verstuurt, bekijk dan onze handleiding voor de zakelijke sms-gateway. Klaar om fax in te stellen op je account? Neem contact op en we stellen je faxnummer en faxsleutel in.