Fax vers email et email vers fax : envoyer et recevoir des fax sans télécopieur

Le fax vers email transforme votre boîte de réception en télécopieur. Les fax entrants arrivent sous forme de PDF dans votre messagerie, et vous envoyez les fax sortants en pièce jointe d'un email. Plus de papier, plus de toner, plus de ligne dédiée qui ronronne dans un coin. Ce guide explique comment configurer les deux sens avec Voxbi pour que votre équipe puisse envoyer et recevoir des fax depuis l'endroit où elle travaille déjà.

Si votre entreprise a encore affaire à des fax de temps en temps (et dans les secteurs de la santé, du droit et du secteur public, c'est encore très courant), c'est la solution moderne et sans papier pour les gérer. Vous conservez le numéro de fax que vos contacts connaissent déjà, mais l'appareil, lui, disparaît. Le fax vers email est disponible dans la suite de fonctions Voxbi, aux côtés de la téléphonie, de la messagerie et de bien d'autres services.

Ce dont vous avez besoin avant de commencer

L'option fax est provisionnée sur votre compte, et quelques éléments doivent donc être en place au préalable. Commandez l'option fax lors de la configuration de votre compte Voxbi, et vous recevrez :

• Un numéro de fax pour recevoir des fax (c'est lui qui active le fax vers email).

• Une clé fax personnelle pour envoyer des fax (c'est elle qui active l'email vers fax). Elle se présente sous la forme fk: xxxxxx-xxxxxxxxx.

• Une adresse email de destination où les fax entrants doivent être acheminés.

Une fois ces trois éléments en place, les deux sens sont prêts à l'emploi. Rien à installer sur votre ordinateur, aucun matériel à configurer.

Fax vers email : recevoir les fax en PDF dans votre boîte mail

C'est le sens de la réception. Chaque fax entrant est automatiquement converti en PDF et envoyé par email à l'adresse que vous avez choisie.

1. Votre numéro de fax est provisionné lors de la commande de l'option fax.

2. Vous définissez l'adresse email de destination qui doit recevoir les fax entrants.

3. À partir de là, tout fax envoyé à votre numéro arrive sous forme de pièce jointe PDF dans cette boîte mail.

C'est tout. Rien à faire lorsqu'un fax arrive : il apparaît simplement comme un email avec le document en pièce jointe, prêt à être lu, transféré ou classé. Si votre équipe utilise des boîtes mail partagées, vous pouvez pointer la destination vers une adresse partagée pour que plusieurs personnes reçoivent automatiquement les fax entrants.

Email vers fax : envoyer un fax directement depuis votre messagerie

C'est le sens de l'envoi. Vous rédigez un email classique, joignez le document, et il part sous forme de fax. Le destinataire le reçoit sur son télécopieur ou son service fax vers email, sans savoir qu'il a été envoyé depuis une messagerie.

1. Ouvrez votre programme de messagerie et créez un nouvel email.

2. Dans le champ À, saisissez le numéro de fax du destinataire au format +[indicatif pays][numéro de fax]@ufax.eu. Par exemple, un fax à destination d'un numéro luxembourgeois s'adresse à +35220333320@ufax.eu.

3. Joignez le document à envoyer en PDF (voir les limites ci-dessous : une pièce jointe, 5 pages maximum, format A4).

4. Dans le corps de l'email, ajoutez votre clé fax seule sur une ligne : fk: xxxxxx-xxxxxxxxx.

5. Envoyez l'email. Vous recevrez automatiquement un accusé de réception confirmant si le fax a bien été transmis.

L'exemple ci-dessus montre les deux éléments essentiels : l'adresse du destinataire se terminant par ufax.eu, et la clé fax dans le corps du message. Les deux doivent être présents, sinon le fax ne partira pas.

Limites d'envoi à garder en tête

L'email vers fax comporte quelques contraintes. Si un fax ne part pas, cette liste est le premier endroit où vérifier.

• Une seule pièce jointe PDF par email. Combinez plusieurs documents en un seul PDF au préalable.

• 5 pages maximum par fax.

• Format A4 uniquement.

• La clé fax doit figurer dans le corps de l'email. Sans elle, le fax ne sera pas envoyé.

Si vous devez régulièrement envoyer des documents de plus de 5 pages, divisez-les en plusieurs emails de 5 pages chacun au maximum. Chaque partie est envoyée comme une transmission fax distincte et arrive dans l'ordre chez le destinataire.

Vous avez encore besoin d'un télécopieur physique ?

La plupart des équipes envoient et reçoivent leurs fax par email sans difficulté. Mais si votre flux de travail nécessite vraiment un appareil physique (une machine qui scanne et compose à l'ancienne), un convertisseur analogique peut être fourni sur demande afin qu'un télécopieur traditionnel continue de fonctionner avec votre installation Voxbi. Signalez-le lors de la configuration si c'est votre cas.

Comparaison entre le fax vers email et une ligne fax traditionnelle

Un télécopieur et une ligne téléphonique dédiée impliquent du matériel, des consommables (toner, papier) et une personne pour gérer l'appareil physiquement. Le fax vers email supprime tout cela :

	Fax traditionnel	Fax vers email
Matériel nécessaire	Oui	Non
Papier et toner	Oui	Non
Accessible à distance	Non	Oui (tout appareil avec une messagerie)
Documents archivés automatiquement	Non	Oui (PDF dans votre boîte mail)
Fonctionne avec votre messagerie existante	Non	Oui

Pour les équipes qui travaillent sur plusieurs sites ou à distance, le fax vers email est la solution évidente. Les documents arrivent dans votre boîte mail à l'instant où ils sont envoyés, et vous pouvez les transférer, les archiver ou y répondre sans rien imprimer.

Résolution de problèmes

Mon fax n'est pas parti. Vérifiez les trois causes les plus fréquentes : la clé fax est absente ou mal saisie dans le corps de l'email, la pièce jointe n'est pas un PDF, ou le document dépasse 5 pages ou n'est pas en format A4. Corrigez le problème et renvoyez. L'accusé de réception que vous recevrez indique généralement ce qui n'a pas fonctionné.

L'adresse du destinataire a été rejetée. Vérifiez que l'adresse respecte exactement le format +[indicatif pays][numéro de fax]@ufax.eu avec le + initial et sans espaces. Un indicatif pays manquant est la cause la plus courante.

Je ne reçois pas les fax entrants. Confirmez que l'adresse email de destination enregistrée est correcte et vérifiez le dossier spam ou courrier indésirable, car un PDF provenant d'un expéditeur automatique peut parfois être filtré. Si rien n'arrive après ces deux vérifications, la configuration du numéro de fax peut être contrôlée avec le support.

J'ai besoin d'envoyer plus de 5 pages. Divisez l'envoi en plusieurs fax de 5 pages ou moins, chacun envoyé dans un email séparé.

Questions fréquentes

Ai-je besoin d'un télécopieur pour utiliser le fax vers email ?

Non. Les fax arrivent sous forme de PDF dans votre boîte mail, et vous envoyez des fax en pièce jointe d'un email. Aucun matériel, aucune ligne fax dédiée et aucun papier nécessaire.

Comment envoyer un fax depuis ma messagerie ?

Rédigez un nouvel email, indiquez le numéro de fax dans le champ À sous la forme +[indicatif pays][numéro de fax]@ufax.eu, joignez votre document en PDF unique et saisissez votre clé fax fk: xxxxxx-xxxxxxxxx dans le corps du message. Envoyez-le, et vous recevrez un accusé de réception confirmant si la transmission a réussi.

C'est quoi la clé fax et où faut-il la mettre ?

La clé fax est votre identifiant d'envoi personnel, au format fk: xxxxxx-xxxxxxxxx. Vous la recevez lors du provisionnement de l'option fax sur votre compte. Elle doit figurer seule sur une ligne dans le corps de l'email que vous envoyez, sinon le fax ne partira pas.

Quels formats de fichiers et quelles tailles sont pris en charge pour l'envoi ?

Envoyez une seule pièce jointe PDF par email, de 5 pages maximum, au format A4. Si vous avez plusieurs documents à envoyer ensemble, fusionnez-les en un seul PDF au préalable. Pour envoyer plus de 5 pages au total, répartissez-les sur plusieurs emails.

Puis-je conserver mon numéro de fax existant ?

Oui. Le fax vers email fonctionne avec un numéro de fax provisionné sur votre compte Voxbi, et tous les fax entrants sur ce numéro sont automatiquement acheminés vers l'adresse email de votre choix en PDF.

Plusieurs personnes peuvent-elles recevoir les fax entrants ?

Oui. Pointez l'adresse de destination vers une boîte mail partagée ou de groupe et chaque personne de cette boîte recevra chaque fax entrant. Cela fonctionne avec tout fournisseur de messagerie qui prend en charge les boîtes partagées.

Prêt à passer au fax sans papier ?

Le fax vers email et l'email vers fax font partie de la boîte à outils de communication Voxbi. Explorez l'ensemble des fonctions Voxbi pour découvrir comment la téléphonie, la messagerie et le fax se combinent en un seul endroit, et si votre équipe envoie également des SMS, consultez notre guide sur la passerelle SMS professionnelle. Prêt à configurer le fax sur votre compte ? Contactez-nous et nous provisionnons votre numéro de fax et votre clé.