Google Workspace mit Voxbi verbinden

Eine einzige Google Workspace-Verbindung gibt Voxbi zwei voneinander unabhängige Dienste: die Kalender Ihrer Nutzer und deren Kontakte. Sie schalten einen davon frei, den anderen, oder beide. Jeder Dienst fordert bei Google seine eigenen Berechtigungen an, und ein Google Workspace-Super-Administrator autorisiert das Ganze einmal, für alle. Ihre Nutzer werden nie gefragt und sehen keinen Zustimmungsdialog.

Die Einrichtung dauert etwa 20 Minuten und betrifft zwei Produkte. Lesen Sie deshalb zuerst die Tabelle „Wer macht was".

Was die Integration macht

Kalender. Solange ein Nutzer einen Termin im Kalender hat, setzt Voxbi ihn auf den Besprechungsstatus und nimmt ihn am Ende wieder heraus. Eine genehmigte Abwesenheit wird in seinen Kalender geschrieben und wieder entfernt, wenn die Abwesenheit storniert wird. Beide Funktionen gehören zum Zeiterfassungsmodul Tempus und brauchen es aktiv. Tempus schreibt außerdem eine veröffentlichte Schicht in denselben Kalender, ohne eigenen Schalter auf diesem Formular. Wenn Sie nur den Status wollen, erklärt die Seite Anrufabläufe und Präsenz, was sich für den Anrufer ändert.

Kontakte. Voxbi-Kontakte erscheinen im Google-Konto jedes verbundenen Nutzers, abgelegt unter einem Label Ihrer Wahl, und genau so landen sie für die Anrufererkennung auf seinem Telefon. In der anderen Richtung stehen die eigenen Google-Kontakte jedes Nutzers in Voxbi als private Kontakte bereit, sichtbar nur für ihn. Kontakte funktionieren mit und ohne Tempus.

Wer macht was

Ein delegierter oder eingeschränkter Google-Administrator kann das nicht erteilen. Es muss ein Super-Administrator sein.

Bevor Sie anfangen

• Sie können sich als Administrator bei Voxbi anmelden.

• Ein Google Workspace-Super-Administrator ist erreichbar.

• Sie kennen alle Domains, die in den E-Mail-Adressen Ihrer Nutzer vorkommen, auch die sekundären.

• Für die Kalenderfunktionen ist das Modul Tempus für diese Telefonanlage aktiv.

• Sie haben ein echtes Workspace-Postfach zum Testen.

Die Wörter auf dem Formular

Schritt 1: die Integration erstellen

Gehen Sie zu Konfiguration, dann Integrationen, und wählen Sie Integration hinzufügen. Setzen Sie den Typ auf Google Workspace. Das Formular wechselt sofort zur Google-Einrichtung. Jede Telefonanlage hat höchstens eine Google Workspace-Verbindung.

Die Statuskarte oben erklärt, was die Verbindung abdeckt, und sagt, wo die Dinge stehen. Füllen Sie die zwei Felder des Anlageformulars aus und speichern Sie.

Die Domain-Liste zählt mehr, als sie aussieht. Jeder Kunde autorisiert dieselbe Voxbi-Client-ID, und die Delegierung von Google unterscheidet nicht zwischen einem Kunden und einem anderen. Diese Liste verhindert, dass die Erteilung eines Kunden die Postfächer eines anderen erreicht. Wenn Sie später eine Domain entfernen, werden die Verbindungen aller Nutzer darin im selben Speichervorgang abgeschaltet.

Speichern Sie die Integration. Der Rest passiert auf dem Formular, das sich anschließend öffnet und drei Tabs hat: Allgemein, Kalender und Kontakte. Der Tab Allgemein zeigt die Autorisierung als eigene nummerierte Liste, und eine Nummer wird zum Häkchen, sobald der Schritt erledigt ist. So sehen Sie auf einen Blick, was noch fehlt.

Schritt 2: die Dienste auswählen, die Sie wollen

Tun Sie das, bevor Sie irgendetwas autorisieren. Die Berechtigungsliste, die Voxbi in Schritt 3 an Google übergibt, deckt genau die eingeschalteten Dienste ab. Jetzt entscheiden heißt: eine Liste, einmal autorisiert.

Auf dem Tab Kalender ist Kalendersynchronisierung aktivieren der Schalter für Besprechungsstatus und Abwesenheitstermine. Er ist standardmäßig eingeschaltet. Jede Funktion meldet ihren eigenen Zustand: Verfügbar, oder Nicht konfiguriert mit dem Grund und einem Link zum Bildschirm, der das behebt.

Auf dem Tab Kontakte ist Kontaktsynchronisierung aktivieren standardmäßig aus, weil die Synchronisierung persönliche Adressbücher liest und niemand versehentlich hineingeraten soll. Schalten Sie sie ein, wenn Sie sie wollen, und wählen Sie mindestens eine Richtung. Kontakte sind eine eigene Erteilung: sie einzuschalten fügt ihre Berechtigungen der Liste hinzu, die der Button in Schritt 3 trägt.

Zwei Dinge, die das Formular nicht speichert:

• Kontakte eingeschaltet, aber keine Richtung gewählt. Das würde Ihren Administrator um Kontaktberechtigungen bitten und dann nichts synchronisieren.

• Beide Dienste aus. Eine Integration ohne Dienst tut nichts. Schalten Sie stattdessen in Schritt 6 die ganze Integration aus.

Schritt 3: das Autorisierungsformular öffnen

Zurück auf dem Tab Allgemein deckt ein Schritt die ganze Erteilung ab. Google Admin-Konsole öffnen öffnet Googles Dialog für die domänenweite Delegierung mit der Client-ID und der Berechtigungsliste bereits darin. Es bleibt nur noch, zu autorisieren.

Wer ihn öffnet, muss Super-Administrator sein. Der Link öffnet Google Admin mit dem Google-Konto, bei dem dieser Browser angemeldet ist. Ist das kein Super-Administrator dieses Workspace, lässt der Dialog die Erteilung nicht durch. Schicken Sie den Link, oder die zwei Werte darunter, an jemanden, der es ist.

Die zwei Werte sind für den manuellen Weg da. Die Client-ID hat eine Kopierschaltfläche, und die Berechtigungen stehen unter „Angeforderte Berechtigungen", jede in klaren Worten benannt, mit „Alle Bereiche kopieren" innerhalb von „Alle Berechtigungen ansehen". Sie sind genau das, was der Link trägt: ein Super-Administrator, der den Eintrag lieber selbst hinzufügt oder dieses Formular nie sieht, braucht diese zwei und nichts weiter.

Was die Berechtigungen erlauben:

• Kalender. Die Kalender eines Nutzers auflisten, Beginn und Ende der darin liegenden Termine lesen und Termine erstellen, ändern oder löschen. Voxbi ändert und löscht ausschließlich Termine, die es selbst erstellt hat, und speichert nie den Titel eines als privat, persönlich oder vertraulich markierten Termins.

• Kontakte. Die eigenen Google-Kontakte eines Nutzers lesen und Kontakte in seinem Konto erstellen, ändern oder löschen. Voxbi fasst nur die an, die es selbst erstellt hat, und genau dafür ist das Label aus Schritt 8 da.

• Geteilte Kontakte, nur wenn Sie diesen Import einschalten. Die Kontakte lesen, die ein Administrator mit dem gesamten Workspace geteilt hat. Nur lesend: Voxbi schreibt nie in das gemeinsame Adressbuch.

Eine Erteilung deckt beide Dienste ab. Jeder Link, der die Admin-Konsole öffnet, trägt die vollständige Liste für jeden eingeschalteten Dienst. Einen Dienst neu zu autorisieren kann den anderen also nie verlieren.

Schritt 4: Voxbi in der Google Admin-Konsole autorisieren

Das ist der Teil, den ein Google Workspace-Super-Administrator macht, und der einzige, der außerhalb von Voxbi passiert. Google nennt es domänenweite Delegierung: ein Administrator autorisiert Voxbi einmal für den gesamten Workspace, ohne Zustimmungsweiterleitung und ohne Anmeldung pro Nutzer.

Melden Sie sich unter admin.google.com als Super-Administrator an und öffnen Sie Sicherheit, Zugriffs- und Datenkontrolle, API-Steuerung, Domänenweite Delegierung. Der Button im Voxbi-Formular führt direkt dorthin, mit beiden Werten bereits im Dialog.

1. Prüfen Sie den Dialog. Client-ID und OAuth-Bereiche sollten beide schon eingetragen sein.

2. Wählen Sie Autorisieren.

Öffnet sich der Dialog leer, wählen Sie Neu hinzufügen und tragen Sie die zwei Werte aus Schritt 3 von Hand ein: die Client-ID in ihr Feld, die Berechtigungsliste in das Feld für die OAuth-Bereiche. Sie ist bereits kommagetrennt, genau so, wie das Feld es erwartet.

Eine bereits gelistete Client-ID zu autorisieren ersetzt ihre Berechtigungsliste, statt einen zweiten Eintrag anzulegen. Späteres Neu-Autorisieren ist deshalb derselbe Klick und lässt nie zwei Erteilungen zurück.

Die Erteilung von Google gilt ganz oder gar nicht. Fehlt eine Berechtigung, scheitert das Ganze, und der Fehler sagt nicht, welche. Deshalb füllt Voxbi das Formular für Sie aus, statt die Liste zum Abtippen zu überlassen. Google braucht außerdem einige Minuten: scheitert der Test in Schritt 5 direkt danach, warten Sie und starten Sie ihn erneut, bevor Sie etwas ändern.

Schritt 5: die Verbindung testen

Zurück auf dem Tab Allgemein wählen Sie „Verbindung prüfen". Voxbi meldet sich mit dem Testnutzer aus Schritt 1 an und liest einen Kalender. Es schreibt in niemandes Kalender.

Ein erfolgreicher Test meldet jede Stufe einzeln, und die Statuskarte oben im Formular liest „Bereit zur Aktivierung". Solange der Test scheitert, bleibt der Schalter „Google Workspace-Integration aktivieren" nicht verfügbar.

Schritt 6: die Integration aktivieren

Schalten Sie Google Workspace-Integration aktivieren ein und speichern Sie. Vorher synchronisiert nichts. Das Formular weigert sich, eine Integration zu aktivieren, deren Autorisierung nicht geprüft wurde, und deshalb ist das der letzte Schritt und nicht der erste. Die Statuskarte liest danach „Verbunden".

An diesem Punkt ist Voxbi für den gesamten Workspace autorisiert und die Integration läuft. Sie synchronisiert noch niemanden, weil noch kein Nutzer verbunden ist. Die Schritte 7 und 8 formen, was die Synchronisierung tut, und Schritt 9 startet sie.

Schritt 7: den Kalenderdienst einrichten

Auf dem Tab Kalender zählt eine Entscheidung mehr als die anderen: wo Voxbi die Abwesenheitstermine anlegt.

Ein separater Kalender, den der Nutzer ausblenden kann (empfohlen). Voxbi legt im Google-Konto des Nutzers einen Kalender an und schreibt nur dorthin. Er kann ihn mit einem Klick ausblenden, und nichts, was Voxbi schreibt, berührt seinen persönlichen Kalender. Der Preis: diese Einträge erscheinen als gewöhnliche Belegt-Zeiten. Google behält echtes Abwesenheitsverhalten dem Hauptkalender vor. Es gibt also kein Abwesenheitskennzeichen, Einladungen werden nicht automatisch abgelehnt, und Kollegen, die die Verfügbarkeit prüfen, sehen die Abwesenheit nicht.

Direkt im Hauptkalender des Nutzers (sichtbarer). Echtes Abwesenheitsverhalten: das Kennzeichen, das automatische Ablehnen von Einladungen und die Sichtbarkeit für Kollegen, die prüfen, ob jemand frei ist. Der Preis: der Nutzer kann diese Einträge nicht ausblenden, weil sie zwischen seinen eigenen Terminen liegen.

Der Kalendername gilt für Kalender, die von da an angelegt werden. Ihn zu ändern benennt bestehende Kalender nicht um, und ein Nutzer darf seine eigene Kopie umbenennen. Er darf nicht leer bleiben, und im Hauptkalender gilt er nicht und verschwindet.

Welche Kalender gelesen werden. Der Hauptkalender des Nutzers immer, und standardmäßig nichts weiter. Ein Termin in einem sekundären Kalender, der ihm gehört, oder in einem geteilten Teamkalender ändert seinen Status nicht, es sei denn, dieser Kalender wird seiner Nutzerakte hinzugefügt. Der Tab Google Workspace eines Nutzers hat eine Auswahl „Zusätzliche Kalender", bis zu fünf, die bei jedem Durchlauf zusammen mit dem Hauptkalender gelesen werden. Sie erscheint, sobald der Nutzer verbunden ist, weil sie auflistet, was sein eigenes Konto enthält, und die Liste der Kalenderverknüpfungen sagt dann „Liest auch" für ihn.

Voxbi hält seine eigenen Schreibvorgänge nicht für Termine: Termine, die es erstellt hat, werden im Moment der Erstellung vermerkt und aus der Statuslogik ausgenommen.

Was im Kalender landet, und was es sagt. Ein Abwesenheitstermin ist nach der Art der Abwesenheit und den abgedeckten Tagen benannt, zum Beispiel Krankheit (8. Sep. 2026) oder Gesetzlicher Feiertag (8. Sep. 2026 - 12. Sep. 2026). Ein ganzer freier Tag ist ein ganztägiger Termin, ein halber trägt seine Uhrzeiten, und die Notiz der Abwesenheit in Voxbi wird der Terminkörper.

Eine veröffentlichte Tempus-Schicht landet im selben Kalender, benannt „Shift" mit dem Namen des Dienstplans. Sie gehört zu keinem der beiden Dienste auf diesem Formular und hat keinen Schalter pro Nutzer: jeder verbundene Nutzer kann eine erhalten, wenn ein Dienstplan veröffentlicht oder aus Tempus übertragen wird.

Wenn die Karte zum Besprechungsstatus meldet, dass er nicht konfiguriert ist, liegt das fehlende Stück in den Tempus-Einstellungen: welcher Status als Besprechung zählt und welche Status dorthin umgewandelt werden dürfen. Die Karte verlinkt den richtigen Bildschirm. Abwesenheitstermine brauchen nichts weiter als einen verbundenen Nutzer.

Schritt 8: den Kontaktdienst einrichten

Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie keine Kontakte nutzen. Wählen Sie auf dem Tab Kontakte eine oder beide Richtungen.

Von Voxbi zu Google. Cockpit-Kontakte in Google erstellen fügt in Voxbi erstellte Kontakte den Google-Kontakten jedes verbundenen Nutzers hinzu. Er erhält nur Kontakte, die er in Voxbi schon sehen kann. Private Kontakte einbeziehen fügt außerdem Kontakte hinzu, die nur ihr Eigentümer sieht, und zwar in seine eigenen Google-Kontakte und in niemandes sonst. Das Google-Label ist der Ort, unter dem die von Voxbi erstellten Kontakte liegen, damit Nutzer sie von ihren eigenen unterscheiden und ausblenden können. Es umzubenennen benennt es in jedem Konto um und lässt die Kontakte darin unberührt. Es ist erforderlich, solange diese Richtung aktiv ist, und Googles eigenes Limit sind 120 Zeichen.

Von Google zu Voxbi. Google-Kontakte in Cockpit importieren stellt die eigenen Google-Kontakte jedes verbundenen Nutzers in Voxbi als private Kontakte bereit, sichtbar nur für ihn. Voxbi ändert sie nicht. Geteilte Workspace-Kontakte einbeziehen macht aus den Kontakten, die ein Administrator mit dem gesamten Workspace teilt, Kontakte, die alle in Voxbi sehen. Das ist die einzige Option, die die zusätzliche Leseberechtigung für das Verzeichnis braucht.

Wie die Synchronisierung sich verhält:

Dieselben Antworten stehen auf dem Formular, unter „So funktioniert die Kontaktsynchronisierung".

Schritt 9: Nutzer mit ihrem Google-Konto verbinden

Das ist der Schritt, der die Synchronisierung startet. Die Autorisierung deckt den gesamten Workspace ab; Voxbi synchronisiert einen Nutzer erst, wenn sein Voxbi-Nutzer mit seiner Google-Adresse verknüpft ist. Der Tab Allgemein meldet, wie viele Nutzer verbunden sind, und warnt, solange einige es nicht sind.

Gehen Sie zu Tempus, Anwesenheit, Kalenderverknüpfungen, oder wählen Sie „Verbindungen verwalten" auf der Integration. Beide Wege führen zur selben Seite.

Wählen Sie „Kalenderkonten zuordnen", um alle auf einmal zu verbinden. Voxbi ordnet Nutzer ihrer Google-Adresse per E-Mail zu und belegt jede Zuordnung, indem es den Kalender des Kontos liest. Eine Verknüpfung ist also geprüft und nicht angenommen. Sie sehen vorher, was passieren wird.

Wer eine Voxbi-E-Mail hat, die von seiner Workspace-Adresse abweicht, erscheint als nicht verknüpft und lässt sich von Hand verknüpfen. Die Adresse wird vor dem Speichern bei Google geprüft. Dieselben Einstellungen stehen in der Nutzerakte, unter dem Tab Google Workspace.

Die Einrichtung ist fertig, wenn

• Die Statuskarte auf dem Tab Allgemein „Verbunden" liest.

• Die Dienste, die Sie wollen, auf „Ein" stehen und ihre Funktionen auf „Verfügbar".

• Der Verbindungstest bestanden ist.

• Die Nutzer, die synchronisieren sollen, verbunden sind und die Funktionen für sie eingeschaltet sind.

Verbundene Nutzer beginnen beim nächsten Durchlauf zu synchronisieren. Abwesenheitstermine werden bei Genehmigung der Abwesenheit geschrieben. Der Besprechungsstatus wird jede Minute aus Kalenderdaten angewendet, die während des Arbeitstages alle fünf Minuten aktualisiert werden. Kontakte synchronisieren jede Stunde.

Wenn der Verbindungstest scheitert

Der Test meldet jede Stufe einzeln und benennt, was er versucht hat. Ein Fehlschlag zeigt also auf eine Ursache und nicht auf die ganze Einrichtung.

Ein Nutzer scheitert, alle anderen laufen

Die Liste der Kalenderverknüpfungen hat pro Nutzer eine Spalte Status, und eine gescheiterte Zeile benennt ihre eigene Ursache: kein solches Konto nach einem Austritt, Domain nicht mehr erlaubt nachdem sie aus der Liste in Schritt 1 fiel, Kalender wurde gelöscht, Zugriff abgelehnt, Rate begrenzt, oder der Vorgang, der scheiterte. Das sind die Probleme eines Kontos, nicht die der Erteilung: der Rest der Belegschaft synchronisiert weiter, und die Zeile räumt sich beim nächsten Durchlauf selbst auf, sobald die Ursache weg ist.

Die Integration trennen

„Google Workspace-Integration aktivieren" auszuschalten oder die Integration zu löschen stoppt jede Synchronisierung sofort und lässt alles Geschriebene stehen. Danach wird nichts aufgeräumt, also kommt es auf die Reihenfolge an.

1. Um die Kontaktkopien wieder herauszuholen, entkoppeln Sie die Nutzer oder schalten Sie ihre Kontakte aus, solange die Integration noch aktiv ist.

2. Termine in einem Kalender bleiben immer. Ein Nutzer kann sie löschen oder den Kalender ausblenden.

3. Lassen Sie den Super-Administrator die Client-ID von Voxbi unter Sicherheit, Zugriffs- und Datenkontrolle, API-Steuerung, Domänenweite Delegierung entfernen. Die Integration in Voxbi auszuschalten zieht die Google-Erteilung nicht zurück.

Was Voxbi liest und was nicht

Lesen Sie das, bevor Sie die Integration Ihrem Team vorstellen, denn es beantwortet die Fragen, die dann kommen.

Wie oft was läuft

Häufig gestellte Fragen

Müssen Nutzer irgendetwas genehmigen?

Nein. Die domänenweite Delegierung wird einmal von einem Super-Administrator für den gesamten Workspace erteilt. Nutzer sehen keinen Zustimmungsdialog, werden nicht gefragt und melden sich genau wie vorher an.

Die Integration lief und hat aufgehört. Warum?

Ein Super-Administrator kann die Delegierung jederzeit widerrufen, und Google informiert Voxbi nicht darüber. Voxbi prüft jede Autorisierung wöchentlich erneut und deaktiviert eine Integration, deren Erteilung verschwunden ist, anstatt sie gesund aussehen zu lassen, während sie nichts synchronisiert. Autorisieren Sie in der Admin-Konsole erneut und starten Sie den Test.

Ein Dienst verlangt jetzt eine neue Autorisierung.

Einen Dienst einzuschalten, der nicht Teil der ursprünglichen Erteilung war, fügt der Liste Berechtigungen hinzu. Lassen Sie den Super-Administrator einen der Konsolen-Links erneut öffnen und autorisieren. Der Link trägt immer die vollständige Liste, und Autorisieren ersetzt die alte Erteilung, statt eine zweite hinzuzufügen.

Alles ist autorisiert, aber niemand synchronisiert.

Prüfen Sie Schritt 9. Die Autorisierung deckt den Workspace ab, die Verbindung deckt die Person ab. Der Tab Allgemein zeigt die Zahl der verbundenen Nutzer.

Geht das ohne das Modul Tempus?

Kontakte funktionieren allein. Besprechungsstatus und Abwesenheitstermine sind Tempus-Funktionen und brauchen es aktiv.