Tijdgestuurde routering
Stuur gesprekken naar de juiste bestemming op basis van tijdstip, weekdag of jouw openingstijden.
Een telefoontje om 23:00 op een feestdag vraagt om een andere aanpak dan een gesprek op dinsdagochtend. Tijdgestuurde routering regelt dat automatisch: het systeem controleert een planning, bepaalt welk pad van toepassing is en verbindt het gesprek dienovereenkomstig door. Niemand in jouw team hoeft er iets voor te doen.
In Voxbi werkt dit via een combinatie van planningen en stappen in een gespreksflow. Je stelt een planning in (kantoortijden, een lijst met feestdagen, een seizoenssluiting) en voegt daarna een stap "Planning controleren" toe aan jouw gespreksflow. Tijdens het overeenkomende tijdvenster gaat het gesprek de ene kant op; daarbuiten gaat het de andere kant op. Beide paden zijn volledig onafhankelijk: bellers tijdens kantooruren kun je naar een wachtrij sturen, terwijl bellers buiten kantooruren een bericht horen, naar voicemail worden verwezen of naar een ander nummer worden doorverbonden.
Wanneer je tijdgestuurde routering gebruikt
Een bedrijf dat op weekdagen sluit om 18:00 en wil dat bellers buiten die tijden een duidelijke melding horen en een voicemail kunnen inspreken in plaats van een leeg kantoor te laten overgaan.
Een organisatie met regionale feestdagen die per land verschillen: aparte vakantielijsten zorgen ervoor dat elk teamnummer correct reageert op de eigen kalender.
Een team met beperkte openingstijden in het weekend, waarbij gesprekken op zaterdag en zondag anders worden afgehandeld zonder dat je voor elke dag een aparte gespreksflow hoeft te bouwen.
Hoe tijdgestuurde routering werkt in Voxbi
Maak een planning aan. Ga in de Cockpit naar Planningen en stel een benoemde planning in. Voeg regels toe via een van de vier regeltypen: weekdagen met begin- en eindtijden, eenmalige vaste datums, jaarlijks terugkerende datums (voor vaste feestdagen) en specifieke meerdaagse periodes voor sluitingen of bedrijfsvakantie.
Voeg een stap "Planning controleren" toe aan jouw gespreksflow. Open de gespreksflow die jouw nummer beheert, voeg de stap "Planning controleren" in en koppel die aan de zojuist aangemaakte planning. De stap vertakt zich in twee paden: Overeenkomst en Geen overeenkomst.
Configureer elk pad. Verbind in het pad Overeenkomst de stappen voor gesprekken tijdens kantooruren: stuur door naar een wachtrij, een groep of een IVR. Voeg in het pad Geen overeenkomst een Afspelen-stap toe met een bericht voor buiten kantooruren, gevolgd door een doorverwijzing naar voicemail of een beëindiging van het gesprek.
Test op verschillende tijdstippen. Sla de flow op en controleer de werking door het nummer te bellen of via het wijzigingslogboek in de Cockpit te bevestigen dat de configuratie klopt voordat die live gaat.
Veelgestelde vragen
Kan ik meer dan één planning in dezelfde gespreksflow gebruiken?
Ja. Je kunt meerdere stappen "Planning controleren" achter elkaar plaatsen binnen één gespreksflow. Een gangbaar patroon is om eerst op feestdagen te controleren en daarna op de reguliere openingstijden, zodat feestdagenroutering altijd voorrang krijgt, ook als die dag binnen de normale werkdagen valt.
Wat is het verschil tussen vaste datums en terugkerende datums in een planning?
Vaste datums gelden eenmalig, voor een specifieke dag in een specifiek jaar. Terugkerende datums gelden elk jaar op dezelfde dag en maand, wat ze de juiste keuze maakt voor nationale feestdagen die jaarlijks op dezelfde kalenderdatum vallen. Incidentele sluitingen horen bij vaste datums; vaste feestdagen horen bij terugkerende datums.
Wat gebeurt er met bellers precies op de overgang tussen overeenkomst en geen overeenkomst?
De controle vindt plaats op het moment dat het gesprek de stap "Planning controleren" bereikt. Komt een gesprek precies binnen op 18:00 en eindigt de planning op 18:00, dan hangt de uitkomst ervan af of de eindtijd inclusief is. De veiligste aanpak: stel de eindtijd van jouw planning één minuut na jouw beoogde sluitingstijd in en test de grens voordat het er toe doet.
Kan één planning door meerdere gespreksflows worden gebruikt?
Ja. Een enkele planning kan worden gekoppeld aan zoveel gespreksflows als je nodig hebt. Het tabblad Gebruik op elke planning toont alle gespreksflows die ernaar verwijzen. Wil je de openingstijden aanpassen, dan verander je de planning eenmalig en worden alle flows die ernaar verwijzen automatisch bijgewerkt.