Voicemail
Begrüßen Sie Anrufer mit einer aufgezeichneten, hochgeladenen oder per Text-to-Speech erstellten Ansage, wenn Sie nicht erreichbar sind.
Wer nicht abnehmen kann, sollte Anrufern trotzdem eine sinnvolle Möglichkeit bieten. Statt eines Besetztzeichens oder dem blanken Freizeichen hört der Anrufer eine persönliche Begrüßung und kann eine Nachricht hinterlassen. Sie rufen die Nachricht später ab, wann es Ihnen passt, ohne den Lead oder das Gespräch zu verlieren.
Die Voicemail ist ein fester Bestandteil des Anruffluss-Systems in Voxbi. Ihr Administrator fügt einen Voicemail-Schritt an jeder beliebigen Stelle in einem Anruffluss ein: nach Ablauf einer Rufgruppe, als direktes Ziel einer Rufnummer oder als Überlauf, wenn eine Warteschlange voll ist. Jede Voicemail-Box kann eine eigene Ansage haben. Dafür gibt es drei Wege: Sie nehmen eine Audiodatei auf und laden sie hoch, Sie tippen einen Text und lassen ihn von der integrierten Text-to-Speech-Engine vorlesen, oder Sie sprechen die Ansage direkt ein. Eingehende Nachrichten lassen sich zusätzlich per E-Mail zustellen, sodass kein separates Postfach im Blick behalten werden muss.
Wann Voicemail sinnvoll ist
Eine Benutzer- oder Teamleitung soll außerhalb der Geschäftszeiten Nachrichten entgegennehmen, wenn niemand verfügbar ist.
Eine Warteschlange läuft nach dem Zeitlimit über, und Anrufern soll die Möglichkeit gegeben werden, eine Nachricht zu hinterlassen, anstatt getrennt zu werden.
Eine bestimmte Rufnummer soll immer direkt auf die Voicemail geleitet werden, zum Beispiel eine Feedback-Hotline oder eine Nummer auf einem gedruckten Formular.
So funktioniert Voicemail in Voxbi
Voicemail-Schritt zum Anruffluss hinzufügen. Öffnen oder erstellen Sie im Voxbi Cockpit einen Anruffluss und platzieren Sie den Voicemail-Schritt dort, wo unbeantwortete Anrufe landen sollen. Der Schritt kann auf einen Rufschritt, eine Warteschlange oder eine Zeitplan-Prüfung folgen.
Ansage erstellen oder hochladen. Gehen Sie in der Cockpit-Navigation zu „Sounddateien" und legen Sie eine Ansage an: entweder durch Hochladen einer Audiodatei oder durch Eingabe eines Textes, der per Text-to-Speech-Engine verarbeitet wird. Sprache und Stimme können frei gewählt werden.
Ansage der Voicemail-Box zuweisen. Verknüpfen Sie die Ansage mit dem Voicemail-Schritt im Anruffluss. Der Anrufer hört diese Nachricht, bevor der Aufzeichnungston erklingt.
Nachrichten per E-Mail oder in der App abrufen. Aktivieren Sie in den Voxbi-Einstellungen die Voicemail-to-E-Mail-Option, um Aufzeichnungen als E-Mail-Anhang zu erhalten, oder hören Sie sie direkt in der Voxbi-App ab.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer selbst aufgenommenen Ansage, einer hochgeladenen Datei und Text-to-Speech?
Eine selbst aufgenommene Ansage sprechen Sie direkt in das System. Eine hochgeladene Datei ist eine extern produzierte Audiodatei, die Sie importieren. Text-to-Speech wandelt einen eingegebenen Text in gesprochene Sprache um, in verschiedenen Stimmen und Sprachen. Besonders praktisch: Änderungen lassen sich so blitzschnell umsetzen, ohne neu aufnehmen zu müssen.
Kann jede Person ihre eigene Voicemail-Ansage haben?
Ja. Voicemail-Schritte werden pro Anruffluss konfiguriert, sodass verschiedene Benutzer, Rufnummern oder Warteschlangen jeweils eine eigene Ansage erhalten können.
Bekomme ich eine E-Mail, wenn jemand eine Nachricht hinterlässt?
Voicemail-to-E-Mail ist als Option in der Voxbi-App verfügbar (Einstellungen, Tab „Telefon"). Ist die Funktion aktiviert, werden Aufzeichnungen als Audiodatei an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.