Fax per E-Mail
Faxe senden und empfangen direkt über Ihr E-Mail-Postfach.
Voxbi enthält eine papierlose Faxlösung, die vollständig über Ihren E-Mail-Client funktioniert. Eingehende Faxe werden als PDF-Anhang an eine festgelegte E-Mail-Adresse zugestellt; ausgehende Faxe versenden Sie wie eine gewöhnliche E-Mail. Kein Faxgerät, keine eigene Faxleitung am Schreibtisch, keine separate Anwendung.
Für Branchen, in denen das Fax eine rechtliche oder betriebliche Anforderung bleibt, etwa im Gesundheitswesen, in Kanzleien oder in der öffentlichen Verwaltung, bleibt der gewohnte Ablauf erhalten, ohne die Hardware. Das Fax steht weiterhin allen zur Verfügung, die es brauchen, und zwar über das Werkzeug, das sie täglich nutzen.
Wann Sie Fax per E-Mail einsetzen
Eine Arztpraxis oder Klinik, die Überweisungen und Patientenunterlagen per Fax austauscht und diese direkt in einem gemeinsamen Postfach als durchsuchbare PDFs erhalten möchte, statt auf Papier.
Ein Rechts- oder Verwaltungsteam, das unterzeichnete Dokumente aus regulatorischen Gründen per Fax versenden muss, ohne ein eigenes Faxgerät oder eine eigene Leitung zu betreiben.
Ein verteiltes oder remote arbeitendes Team, dessen Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus tätig sind und Faxzugang ohne ein physisches Gerät benötigen.
So funktioniert Fax per E-Mail in Voxbi
Faxnummer erhalten. Voxbi stellt eine dedizierte Faxnummer für Ihr Konto bereit und verknüpft sie mit der E-Mail-Adresse, an die eingehende Faxe zugestellt werden sollen.
Eingehende Faxe als PDF empfangen. Sobald jemand ein Fax an Ihre Nummer sendet, landet es automatisch als PDF-Anhang in Ihrem Posteingang, ohne dass Sie etwas unternehmen müssen.
Faxe aus Ihrem E-Mail-Client senden. Zum Senden verfassen Sie eine E-Mail an die Faxnummer des Empfängers in einem bestimmten Adressformat, hängen das Dokument als PDF an (bis zu fünf DIN-A4-Seiten) und tragen Ihren persönlichen Fax-Schlüssel in den Nachrichtentext ein. Das System überträgt das Fax und sendet Ihnen anschließend einen Sendebericht.
Häufige Fragen
Brauche ich ein Faxgerät oder spezielle Hardware?
Nein. Der gesamte Prozess läuft über Ihren vorhandenen E-Mail-Client. In Ausnahmefällen kann auf Anfrage ein Analogwandler eingerichtet werden, um ein physisches Faxgerät anzubinden.
In welchem Format muss das Dokument vorliegen?
Das Dokument muss als einzelner PDF-Anhang im DIN-A4-Format beigefügt sein und darf maximal fünf Seiten umfassen. Pro E-Mail ist nur ein Anhang zulässig.
Woran erkenne ich, ob das Fax erfolgreich übermittelt wurde?
Nach dem Absenden der E-Mail erhalten Sie automatisch einen Sendebericht, der bestätigt, ob die Übertragung erfolgreich war.
Was ist der Fax-Schlüssel und wie erhalte ich ihn?
Der Fax-Schlüssel ist eine persönliche Kennung, die Sie im Text Ihrer ausgehenden Fax-E-Mail angeben, um die Sendeanfrage zu authentifizieren. Er wird Ihnen beim Aktivieren der Faxfunktion für Ihr Konto ausgestellt.