Messagerie vocale
Accueillez vos appelants avec un message enregistré, importé ou généré par synthèse vocale lorsque vous n'êtes pas disponible.
Quand vous ne pouvez pas décrocher, une boîte vocale évite que l'appelant se retrouve face à un silence ou à une tonalité générique. À la place, il entend un message d'accueil que vous avez configuré, laisse sa demande, et vous la traitez à votre rythme, sans perdre le contact ni la conversation.
La messagerie vocale de Voxbi s'intègre directement au système de flux d'appels. Votre administrateur insère une étape de messagerie vocale à n'importe quel point du flux : après l'expiration d'un groupe de sonnerie, comme destination directe d'un numéro, ou en débordement quand une file d'attente est saturée. Chaque boîte vocale dispose de son propre message d'accueil, créé de trois façons : en enregistrant et important un fichier audio, en saisissant un texte que le moteur de synthèse vocale intégré lit à voix haute, ou en dictant un message directement. Les messages peuvent également être transférés par e-mail, sans passer par une boîte de réception séparée.
Quand utiliser la messagerie vocale
Un utilisateur ou une ligne d'équipe doit accepter des messages en dehors des heures de bureau, lorsque personne n'est disponible.
Une file d'attente déborde après le délai d'attente maximum et les appelants doivent pouvoir laisser un message plutôt que d'être raccrochés.
Un numéro spécifique doit systématiquement aller en messagerie : par exemple, une ligne dédiée aux retours clients ou un numéro figurant sur un formulaire imprimé.
Comment fonctionne la messagerie vocale dans Voxbi
Ajoutez une étape de messagerie vocale à un flux d'appels. Dans le Voxbi Cockpit, ouvrez ou créez un flux d'appels et insérez l'étape de messagerie à l'endroit où les appels sans réponse doivent aboutir. Elle peut suivre une étape de sonnerie, une file d'attente ou une vérification de planning.
Créez ou importez votre message d'accueil. Rendez-vous dans la section Fichiers audio du Cockpit et créez une annonce en important un fichier audio ou en saisissant un texte à générer avec le moteur de synthèse vocale. Plusieurs langues et voix sont disponibles.
Associez le message d'accueil à la boîte vocale. Liez l'annonce à l'étape de messagerie dans votre flux d'appels. L'appelant entend ce message avant le signal sonore.
Consultez les messages par e-mail ou dans l'application. Activez l'option de transfert vers e-mail dans vos paramètres Voxbi pour recevoir les enregistrements en pièce jointe, ou écoutez-les directement dans l'application Voxbi.
Questions fréquentes
Quelle différence entre un message enregistré, un fichier importé et la synthèse vocale ?
Un message enregistré, c'est votre propre voix sauvegardée directement. Un fichier importé est un enregistrement audio produit en dehors de Voxbi, par exemple par un studio. La synthèse vocale vous permet de saisir un texte et de le faire lire par le système dans la voix et la langue de votre choix, ce qui est idéal pour des modifications rapides sans nouvelle session d'enregistrement.
Chaque personne peut-elle avoir son propre message d'accueil ?
Oui. Les étapes de messagerie vocale sont configurées par flux d'appels, ce qui permet à différents utilisateurs, numéros ou files d'attente d'avoir chacun un message distinct.
Est-ce que je reçois un e-mail à chaque nouveau message ?
Le transfert vers e-mail est disponible dans l'application Voxbi (Paramètres, onglet Téléphone). Une fois activé, les enregistrements sont envoyés à votre adresse e-mail sous forme de pièces jointes audio.