Doorverbinden met aankondiging
Eerst even afstemmen met een collega, dan het gesprek overdragen zonder dat er iets verloren gaat.
Bij warm doorverbinden spreek je kort met een collega voordat je het gesprek aan hen overdraagt. Je zet de beller in de wacht, neemt contact op met de collega, legt de situatie uit en rondt de overdracht pas af als alles helder is. De beller komt volledig geïntroduceerd aan, de collega is voorbereid en er valt niets tussen de wal en het schip.
Dit is de doorverbindmethode die je kiest wanneer context ertoe doet. Een beller die al moeite heeft gedaan om een ingewikkeld probleem toe te lichten, zou dat verhaal niet opnieuw moeten moeten doen. Warm doorverbinden draagt die context mee.
Wanneer gebruik je doorverbinden met aankondiging?
Een receptionist heeft de reden van het gesprek opgenomen en wil de juiste persoon even briefen voordat de beller wordt doorverbonden.
Een supportmedewerker escaleert naar een specialist en wil eerst kort samenvatten wat al is geprobeerd, voordat de specialist het gesprek overneemt.
Een accountmanager is in gesprek en stuit op een technische vraag. Die wil eerst bevestigen dat de technisch medewerker beschikbaar en ingelezen is, voordat de verbinding tot stand komt.
Zo werkt doorverbinden met aankondiging in Voxbi
Zet de beller in de wacht. Terwijl je een actief gesprek hebt in de Voxbi-app, start je een doorverbinding. De beller wordt in de wacht geplaatst en hoort je wachtmuziek terwijl jij doorgaat.
Neem contact op met de collega. Kies het toestel van de collega via intern nummer of zoek op naam. De collega neemt op en jij legt uit wie er wacht en waarom.
Rond de overdracht af. Bevestig dat de collega klaar is en voltooi de doorverbinding. Het gesprek wordt verbonden en jij stapt eruit.
Wat als de collega niet opneemt? Neemt de collega niet op of weigert die het gesprek, dan keer je terug naar de wachtende beller om een andere persoon te proberen of een bericht op te nemen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen warm doorverbinden en blind doorverbinden?
Bij warm doorverbinden voer je eerst een kort gesprek met de ontvangende collega voordat de beller wordt verbonden. Je blijft op de lijn als tussenpersoon tot de overdracht is afgerond. Bij blind doorverbinden gaat de beller rechtstreeks naar het toestel van de collega, zonder voorafgaande aankondiging. Gebruik warm doorverbinden wanneer de ontvanger context nodig heeft; kies blind doorverbinden voor eenvoudige doorschakelingen waarbij dat niet het geval is.
Hoort de beller mee terwijl ik met mijn collega spreek?
Nee. De beller is in de wacht geplaatst en hoort de wachtmuziek die je in Voxbi hebt ingesteld. Het gesprek tussen jou en je collega is niet hoorbaar voor de beller.
Kan ik de doorverbinding annuleren en terugkeren naar de beller?
Ja. Als je collega bezet of niet beschikbaar is, kun je de lopende doorverbinding annuleren en terugkeren naar de oorspronkelijke beller voordat de overdracht wordt voltooid.
Werkt dit ook op een desktoestel, niet alleen in de Voxbi-app?
Ja. Doorverbinden werkt op alle SIP-compatibele desktoestellen die via Voxbi zijn ingesteld, en ook in de Voxbi softphone-app op desktop en mobiel.