Begleitete Weiterleitung
Erst kurz mit dem Kollegen absprechen, dann das Gespräch vorbereitet übergeben.
Bei der begleiteten Weiterleitung sprechen Sie kurz mit einem Kollegen, bevor Sie ein Gespräch an ihn übergeben. Sie setzen den Anrufer auf Halten, erreichen den Kollegen, erklären die Situation und schließen die Übergabe dann ab. Der Anrufer wird ordentlich eingeführt, der Kollege ist vorbereitet, und nichts geht verloren.
Diese Weiterleitungsart ist die richtige Wahl, wenn Kontext zählt. Ein Anrufer, der ein komplexes Anliegen bereits geschildert hat, sollte es nicht von vorn erklären müssen. Die begleitete Weiterleitung trägt diesen Kontext mit.
Wann Sie die begleitete Weiterleitung nutzen
Eine Empfangsmitarbeiterin hat den Grund eines Anrufs aufgenommen und möchte die richtige Ansprechperson kurz einweisen, bevor sie verbindet.
Ein Support-Agent muss an eine Fachkraft eskalieren und will in zwei Sätzen zusammenfassen, was bereits versucht wurde.
Ein Account Manager bekommt während eines Gesprächs eine technische Frage gestellt und möchte sicherstellen, dass das Technik-Team frei und informiert ist, bevor er verbindet.
So funktioniert die begleitete Weiterleitung in Voxbi
Anrufer auf Halten legen. Während eines aktiven Gesprächs in der Voxbi-App starten Sie eine Weiterleitung. Der Anrufer wird auf Halten gelegt und hört Ihre Wartemusik.
Kollegen erreichen. Wählen Sie die Durchwahl des Kollegen oder suchen Sie nach dem Namen. Sobald der Kollege abnimmt, erklären Sie, wer wartet und worum es geht.
Übergabe abschließen. Bestätigen Sie, dass der Kollege bereit ist, und schließen Sie die Weiterleitung ab. Das Gespräch wird verbunden, Sie verlassen die Leitung.
Was tun, wenn der Kollege nicht erreichbar ist? Nimmt der Kollege nicht ab oder lehnt ab, kehren Sie zum wartenden Anrufer zurück und können eine andere Person versuchen oder eine Nachricht entgegennehmen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen begleiteter und blinder Weiterleitung?
Bei der begleiteten Weiterleitung sprechen Sie kurz mit dem Kollegen, bevor der Anrufer verbunden wird. Sie bleiben als Vermittler in der Leitung, bis die Übergabe abgeschlossen ist. Die blinde Weiterleitung schickt den Anrufer hingegen direkt auf die Durchwahl des Kollegen, ohne vorherige Ankündigung. Nutzen Sie die begleitete Variante, wenn der Empfänger Kontext braucht; die blinde Weiterleitung eignet sich für unkomplizierte Umleitungen.
Hört der Anrufer mein Gespräch mit dem Kollegen?
Nein. Der Anrufer wird auf Halten gelegt und hört die Wartemusik, die Sie in Voxbi konfiguriert haben. Das Gespräch zwischen Ihnen und dem Kollegen bleibt privat.
Kann ich die Weiterleitung abbrechen und zum Anrufer zurückkehren?
Ja. Wenn der Kollege beschäftigt oder nicht erreichbar ist, können Sie die ausstehende Weiterleitung abbrechen und zum ursprünglichen Anrufer zurückwechseln.
Funktioniert das auch mit einem Tischtelefon?
Ja. Die Weiterleitungsfunktion steht auf allen SIP-kompatiblen Tischtelefonen zur Verfügung, die über Voxbi provisioniert sind, sowie in der Voxbi-Softphone-App auf Desktop und Mobilgerät.