Gespreksnotities
Voeg opmerkingen toe aan gesprekken en wijs ze toe aan collega's voor opvolging.
Niet elk gesprek is klaar als je ophangt. Een klant noemt een openstaande bestelling. Een prospect vraagt om een offerte. Een klacht heeft een eigenaar nodig. Met gespreksnotities geef je je team de mogelijkheid om die context vast te leggen op het gespreksrecord zelf en de bal door te geven aan de juiste persoon, zonder te vertrouwen op geheugen, plakbriefjes of een aparte taakapp.
Zodra een gesprek is gelogd in Voxbi, kan iedereen met toegang een schriftelijke notitie toevoegen aan dat record. Vervolgens kun je het geannoteerde gesprek toewijzen aan een specifieke collega, zodat die precies weet wat er is besproken en welke actie wordt verwacht. Het gesprek, de notitie en de verantwoordelijke staan op één plek.
Wanneer je gespreksnotities gebruikt
Een supportmedewerker neemt een gesprek aan waarvoor akkoord van een manager nodig is voordat de klant teruggebeld kan worden, en laat een notitie achter met een toewijzing aan die manager.
Een salesmedewerker ontvangt een inkomende aanvraag maar moet zo een vergadering in, voegt de kernpunten toe als notitie en geeft het gesprek door aan een collega.
Een teamleider bekijkt het dagelijkse gesprekslogboek en markeert specifieke gesprekken met instructies voor medewerkers om voor het einde van de dag op te volgen.
Zo werken gespreksnotities in Voxbi
Zoek het gesprek in het logboek. Open de gespreksgeschiedenis in de Voxbi Cockpit of de Voxbi-app. Elk gesprek dat je telefoonsysteem verwerkt, staat daar met het nummer, de richting, de datum en de duur.
Voeg je notitie toe. Schrijf een opmerking bij het gespreksrecord: context uit het gesprek, wat de klant nodig heeft of wat de volgende stap is.
Wijs het toe aan een collega. Ken het gesprek toe aan de collega die actie moet ondernemen. Die ziet de toewijzing en de bijgevoegde notitie.
Volg het tot afronding. De toewijzing houdt het gesprek zichtbaar totdat de opvolging is afgerond, zodat je team een gedeeld overzicht heeft van wat nog aandacht vereist.
Veelgestelde vragen
Staat de notitie naast het gespreksrecord of ergens apart?
Notities zijn direct gekoppeld aan het gespreksrecord. Wie dat gesprek opent, ziet zowel de gespreksdetails als de opmerkingen van het team op dezelfde plek.
Kan ik een gesprek toewijzen aan iemand die er niet bij was?
Ja. De toewijzing staat los van wie het gesprek heeft aangenomen, zodat je de opvolgverantwoordelijkheid kunt doorsturen naar elke collega: een manager, een specialist of een andere afdeling.
Kan ik zien welke gesprekken aan mij zijn toegewezen?
Het inzicht in toegewezen gesprekken hangt af van hoe je team het gesprekslogboek gebruikt. De toewijzing wordt vastgelegd op het gespreksrecord, dat je kunt filteren en doorzoeken in de gespreksgeschiedenisweergave van de Voxbi Cockpit.