Faxen via e-mail

Voxbi heeft een papierloze faxoplossing die volledig rond je e-mailclient is gebouwd. Inkomende faxen worden als pdf-bijlage bezorgd op een aangewezen e-mailadres, en uitgaande faxen stuur je door gewoon een e-mail op te stellen. Geen faxapparaat, geen aparte faxlijn naar een bureau, geen extra applicatie om te openen.

Voor sectoren waar fax nog steeds een wettelijke of operationele vereiste is, zoals de gezondheidszorg, juridische dienstverlening en overheidsinstellingen, blijft de werkwijze intact terwijl de hardware verdwijnt. Fax blijft beschikbaar voor iedereen die het nodig heeft, via het gereedschap dat ze toch al elke dag gebruiken.

Wanneer je e-mailfax gebruikt

• Een huisartsenpraktijk of kliniek die patiëntreferrals en documenten per fax uitwisselt en die liever direct als doorzoekbare pdf ontvangt in een gedeelde inbox, in plaats van op papier.

• Een juridisch of administratief team dat ondertekende documenten om wettelijke redenen per fax moet versturen, zonder een eigen faxapparaat of faxlijn te onderhouden.

• Een gedistribueerd of remote team waarbij medewerkers op verschillende locaties werken en toegang tot fax nodig hebben zonder een fysiek apparaat op elk bureau.

Hoe e-mailfax werkt in Voxbi

1. Een faxnummer aanvragen. Voxbi koppelt een toegewijd faxnummer aan je account en verbindt dat met het e-mailadres waarop inkomende faxen moeten worden bezorgd.

2. Inkomende faxen ontvangen als pdf. Zodra iemand een fax naar jouw nummer stuurt, komt die automatisch als pdf-bijlage in je inbox aan. Je hoeft daar niets voor te doen.

3. Faxen versturen vanuit je e-mailclient. Stel een e-mail op naar het faxnummer van de ontvanger in een specifiek adresformaat, voeg het document als pdf bij (maximaal vijf A4-pagina's) en vermeld je persoonlijke faxsleutel in de berichttekst. Het systeem verstuurt de fax en stuurt je een bezorgingsbevestiging terug.

Veelgestelde vragen

Heb ik een faxapparaat of speciale hardware nodig?

Nee. Het hele proces verloopt via je bestaande e-mailclient. In uitzonderlijke gevallen kan op verzoek een analoge converter worden geregeld om een fysiek faxapparaat aan te sluiten.

In welk formaat moet het bijgevoegde document zijn?

Het document moet een enkelvoudige pdf-bijlage zijn in A4-formaat, met maximaal vijf pagina's. Per e-mail is slechts één bijlage mogelijk.

Hoe weet ik of de fax goed is aangekomen?

Na het versturen ontvang je automatisch een bezorgingsbevestiging met de melding of de fax succesvol is overgebracht.

Wat is de faxsleutel en waar vind ik die?

De faxsleutel is een persoonlijk identificatiegegeven dat je in de berichttekst van je uitgaande fax-e-mail opneemt om de verzendaanvraag te verifiëren. Je ontvangt hem wanneer de faxoptie voor je account wordt geactiveerd.