Agenda en bellen
Deel een boekingslink met je beschikbaarheid en laat bezoekers je rechtstreeks vanuit de browser bellen.
De agenda- en belfunctie in Voxbi verbindt twee dingen die de meeste telefoonsystemen los van elkaar houden: je agenda en je telefonische beschikbaarheid. Zodra een agenda-afspraak begint, leest Voxbi die uit en stelt automatisch je status in, zodat collega's en gespreksstromen je zien als "In vergadering" of "Afwezig", zonder dat jij er iets voor hoeft te doen. En als je vrij bent, kun je een gepersonaliseerde boekingslink delen zodat contacten zelf een tijdstip kiezen dat hen uitkomt, of je laat bezoekers een gesprek starten rechtstreeks via de browser.
Het resultaat is een telefoonsysteem dat je schema kent, in plaats van een systeem dat erop vertrouwt dat jij telkens handmatig je status aanpast als er iets verandert.
Wanneer gebruik je agenda en bellen?
Teams met klantcontact waar gemiste gesprekken en statusverwarring regelmatig voorkomen: door de agenda te koppelen, routeert het systeem gesprekken correct, zonder dat iemand zijn beschikbaarheid handmatig hoeft bij te houden.
Een accountmanager of consultant die zijn beschikbaarheidslink deelt met klanten, zodat ze gesprekken kunnen inplannen zonder heen-en-weer mailen. Die afspraken komen als inkomend gesprek binnen in Voxbi op het afgesproken tijdstip.
Een bedrijf dat wil dat de status de werkelijkheid weerspiegelt: medewerkers die verlof hebben, in dagvullende sessies zitten of focustijd plannen, zijn onbereikbaar zonder dat iemand er iets voor hoeft te doen.
Zo werkt agenda en bellen in Voxbi
Verbind Microsoft 365 in Cockpit. Een beheerder gaat naar PBX, vervolgens naar Integraties, selecteert Microsoft 365 als agendaprovider en geeft toestemming voor de verbinding. Daarna koppelt elke gebruiker zijn eigen agenda via de instellingen in de Voxbi-client.
Stel in welke afspraken welke status activeren. Ga in Cockpit naar Statussen, schakel Agenda-synchronisatie in voor de relevante statussen en definieer welke afspraaktypen elke status triggeren. Een vergadering zet "In vergadering", een afwezigheidsmelding zet "Afwezig", een focustijdblok kan Niet Storen activeren.
Bepaal het telefoongedrag per status. Elke status bepaalt wat er met inkomende gesprekken gebeurt: laten overgaan, doorsturen naar voicemail, doorverbinden naar een collega of doorsturen naar mobiel. De status regelt de gespreksroutering automatisch.
Deel je boekingslink of schakel direct bellen via de browser in. Wanneer je status op beschikbaar staat, kan Voxbi een link beschikbaar maken waarmee contacten een tijdslot kiezen uit je agenda of een gesprek starten via de browser. Zonder extra tool.
Veelgestelde vragen
Met welke agendasystemen werkt dit?
Voxbi koppelt aan Microsoft 365-agenda's. De integratie omvat zowel persoonlijke agenda's als gedeelde agenda's, en synchronisatie kan worden ingesteld op realtime of op een instelbaar interval.
Kan een medewerker de automatisch ingestelde status overschrijven?
Ja. Gebruikers kunnen de agendagestuurde status op elk moment handmatig aanpassen vanuit de Voxbi-client. De wijziging gaat direct in, en de agenda werkt de status weer bij bij de volgende agendagrens.
Blokkeert een agenda-afspraak automatisch gesprekken, of stel ik dat apart in?
De agenda bepaalt de status, en elke status regelt het telefoongedrag onafhankelijk. Een beheerder stelt per status in Cockpit in of de telefoon stilvalt, gesprekken worden doorgestuurd of gewoon blijft overgaan.
Wat gebeurt er met afspraken die ik als privé heb gemarkeerd in mijn agenda?
Privé-afspraken kunnen worden uitgesloten van synchronisatie. Via een geavanceerde instelling kunnen beheerders Voxbi zo configureren dat afspraken met de markering "privé" worden genegeerd, zodat die blokken geen invloed hebben op je status of gespreksroutering.