Contacten synchroniseren
Houd contacten gesynchroniseerd tussen de PBX, je telefoons, Microsoft 365, Odoo en meer.
Contactsynchronisatie zorgt ervoor dat het zakelijke adresboek op elke plek hetzelfde is, ongeacht waar je team belt of gebeld wordt. Staat een contact in Voxbi, dan is het meteen beschikbaar op bureautelefoons, in de Voxbi-app op mobiel en desktop, en via gekoppelde zakelijke tools. Komt er een inkomend gesprek binnen, dan verschijnt de naam automatisch in beeld in plaats van een onbekend nummer. De contactenlijst uit je CRM of adresboekdienst blijft zo altijd in lijn met wat het telefoonsysteem ziet.
Voxbi beheert een centrale gedeelde contactendirectory in de Voxbi Cockpit. Van daaruit kun je contacten handmatig aanmaken, ze in bulk importeren via een spreadsheet, of ze ophalen uit gekoppelde systemen zoals Odoo of Microsoft 365. In de Voxbi-app op desktop en mobiel kunnen gebruikers door die gedeelde directory bladeren, filteren op bron (bijvoorbeeld contacten in de PBX versus contacten uit Odoo) en elk contact met één tik bellen.
Wanneer je contactsynchronisatie gebruikt
Een team dat Odoo als CRM gebruikt: klantcontacten die in Odoo staan, verschijnen automatisch in de Voxbi-app. Medewerkers zien bij elk inkomend gesprek meteen de juiste naam en kunnen uitgaand bellen zonder van applicatie te wisselen.
Een organisatie die de gebruikersdirectory beheert in Microsoft 365: de Microsoft 365-contactsync inschakelen in de Voxbi Cockpit houdt de PBX-contactenlijst in lijn met de directory, waardoor dubbel beheer overbodig wordt.
Een groeiend bedrijf dat regelmatig nieuwe medewerkers toevoegt: door een spreadsheet met contacten in bulk te importeren in de gedeelde Voxbi-directory, zijn alle nummers direct voor het hele team beschikbaar, zonder dat iedereen zijn eigen adresboek hoeft bij te houden.
Hoe contactsynchronisatie werkt in Voxbi
Beheer de gedeelde directory in de Voxbi Cockpit. Het onderdeel Contacten in de Cockpit bevat het PBX-brede adresboek. Je kunt contacten handmatig aanmaken, een spreadsheet uploaden voor bulk-import, de lijst doorzoeken en filteren, en contacten indien nodig globaal blokkeren.
Koppel een externe bron. Via het onderdeel Integraties kun je een Odoo- of Microsoft 365-account verbinden om automatische synchronisatie in te schakelen. Odoo-contacten en Microsoft-directorycontacten stromen dan in de gedeelde directory en worden bijgewerkt zodra er iets wijzigt in het bronsysteem.
Benader contacten in de Voxbi-app. Gebruikers zien de gedeelde directory op het tabblad Contacten in de Voxbi-app. Ze kunnen filteren op bron (bijvoorbeeld PBX of Odoo), veelbelde contacten als favoriet markeren en met één tik bellen.
Laat beller-identificatie de rest doen. Komt er een gesprek binnen van een nummer dat overeenkomt met een contactrecord, dan lost Voxbi de naam automatisch op. De naam van de beller verschijnt op het scherm van de bureautelefoon en in de Voxbi-app, nog voordat het gesprek wordt beantwoord.
Veelgestelde vragen
Welke externe systemen kunnen contacten synchroniseren met Voxbi?
De Voxbi Cockpit ondersteunt momenteel contactsynchronisatie vanuit Odoo CRM en Microsoft 365. Andere contacten kunnen worden geïmporteerd via een spreadsheet. Voor systemen zonder native integratie biedt de Voxbi API de mogelijkheid om contacten programmatisch aan te leveren.
Kunnen contacten worden beperkt zodat alleen bepaalde teams ze zien?
Ja. Bij het aanmaken of bewerken van een contact in de Voxbi Cockpit kun je een beperking instellen zodat het contact alleen zichtbaar is voor specifieke groepen. Contacten zonder groepsbeperking zijn zichtbaar voor alle gebruikers; beperkte contacten verschijnen alleen voor leden van de opgegeven groepen.
Wat gebeurt er met een contact als ik het verwijder in het bronsysteem?
Wanneer een contact wordt verwijderd uit Odoo of Microsoft 365, verwerkt de synchronisatie die verwijdering bij de volgende updatecyclus ook in Voxbi. Contacten die handmatig zijn aangemaakt in de Voxbi Cockpit worden niet beïnvloed door wijzigingen in externe systemen.
Kan ik gesprekken van een specifiek contact blokkeren?
Ja. Elk contactrecord heeft een schakelaar om de beller te blokkeren. Zodra je die inschakelt, worden alle gesprekken van en naar dat nummer geblokkeerd in het hele systeem. Geblokkeerde contacten zijn terug te vinden via het filter in de contactenlijst, mocht je de instelling willen controleren of terugdraaien.