Fax par e-mail
Envoyez et recevez des fax directement depuis votre boîte mail.
Voxbi intègre une solution de fax dématérialisé, articulée autour de votre messagerie. Les fax entrants sont livrés à l'adresse e-mail de votre choix sous forme de pièce jointe PDF, et les fax sortants s'envoient en composant un e-mail ordinaire. Aucun appareil physique, aucune ligne dédiée courant jusqu'à un bureau, aucune application supplémentaire à ouvrir.
Dans les secteurs où le fax reste une exigence légale ou opérationnelle (santé, droit, administration publique), cette approche préserve les processus existants tout en éliminant le matériel. Le fax reste accessible à ceux qui en ont besoin, via l'outil qu'ils utilisent déjà au quotidien.
Quand utiliser le fax par e-mail
Un cabinet médical ou une clinique qui échange des ordonnances et documents patients par fax, et souhaite les recevoir directement dans une boîte partagée sous forme de PDF consultables plutôt qu'en version papier.
Une équipe juridique ou administrative qui doit transmettre des documents signés par fax pour des raisons réglementaires, sans maintenir un appareil ou une ligne dédiés.
Une équipe distribuée ou en télétravail dont les membres travaillent depuis des sites différents et ont besoin d'accéder au fax sans dispositif physique sur chaque poste.
Comment fonctionne le fax par e-mail dans Voxbi
Obtenir un numéro de fax. Voxbi attribue à votre compte un numéro de fax dédié, associé à l'adresse e-mail sur laquelle vous souhaitez recevoir les fax entrants.
Recevoir les fax entrants en PDF. Lorsqu'un fax est envoyé à votre numéro, il arrive automatiquement dans votre boîte mail en pièce jointe PDF, sans aucune action de votre part.
Envoyer des fax depuis votre messagerie. Pour envoyer, rédigez un e-mail au numéro de fax du destinataire selon un format d'adresse spécifique, joignez le document en PDF (jusqu'à cinq pages A4) et incluez votre clé de fax personnelle dans le corps du message. Le système transmet le fax et vous renvoie un accusé de transmission.
Questions fréquentes
Faut-il un appareil fax ou un équipement particulier ?
Non. L'ensemble du processus fonctionne via votre messagerie existante. Dans des cas exceptionnels, un convertisseur analogique peut être installé sur demande pour connecter un appareil fax physique si nécessaire.
Quel format doit avoir le document joint ?
Le document doit être une pièce jointe PDF unique au format A4, avec un maximum de cinq pages. Une seule pièce jointe par e-mail est acceptée.
Comment savoir si le fax a bien été envoyé ?
Après l'envoi, vous recevez automatiquement un accusé de transmission confirmant si le fax a été acheminé avec succès.
Qu'est-ce que la clé de fax et comment l'obtenir ?
La clé de fax est un identifiant personnel à inclure dans le corps de votre e-mail sortant pour authentifier la demande d'envoi. Elle est fournie lors de l'activation de l'option fax sur votre compte.