Gebruikersrechten instellen in Voxbi

Niet iedereen die toegang nodig heeft tot je telefooncentrale, heeft ook alles nodig. Een teamleider moet misschien zijn wachtrij kunnen beheren, maar hoort de factuurinstellingen niet te kunnen wijzigen. Een boekhouder wil wellicht gespreksregistraties inzien, maar moet geen gebruikersaccounts kunnen bewerken. Een compliance officer moet logboeken kunnen exporteren zonder dat hij aan de gespreksstromen zit. Met gebruikersrechten in Voxbi kun je deze grenzen nauwkeurig trekken, op het niveau van individuele gebruikers. Zo ziet en wijzigt elke beheerder alleen wat zijn rol vereist.

Bevoegdheden stel je per gebruiker in via de Voxbi Cockpit. Het tabblad Machtigingen in elk gebruikersrecord bepaalt wat iemand mag doen op het vlak van telefonie, uitgaande gesprekken, beschikbaarheidsstatus, gespreksopname en beheerfuncties. Toegang is daarmee een bewuste keuze in plaats van een alles-of-niets-instelling, en je past het op elk moment aan zonder een apart account te hoeven aanmaken.

Wanneer je gebruikersrechten instelt

• Een IT-manager heeft volledige beheerderstoegang nodig, terwijl de afdelingsmanager alleen zijn wachtrij wil beheren, er in- en uitloggen, en de prestaties ervan volgen. Geef iedereen wat hij nodig heeft en niets meer.

• Een medewerker compliance of financiën wil gespreksgeschiedenis inzien en logboeken exporteren voor wettelijke rapportage. Verleen leestoegang tot rapporten zonder configuratie-instellingen of gebruikersgegevens bloot te leggen.

• Bij een bedrijf met meerdere vestigingen kunnen regiomanagers gebruikers en toestelnummers van hun eigen locatie beheren, zonder toegang tot systeembrede instellingen of de configuratie van andere locaties.

Zo werkt het instellen van gebruikersrechten in Voxbi

1. Open het tabblad Machtigingen van de gebruiker. Ga in de Voxbi Cockpit naar Gebruikers, open de betreffende gebruiker en kies het tabblad Machtigingen. Hier beheer je alles wat bepaalt wat iemand in het systeem mag.

2. Stel telefonie- en gespreksbevoegdheden in. Kies of de gebruiker alleen interne gesprekken mag voeren, nationale gesprekken, of ook internationale. Stel de zichtbaarheid van de beschikbaarheidsstatus in zodat collega's die kunnen zien, of beperk deze als de rol dat vereist.

3. Beheer toegang tot gespreksopnames. Het tabblad Machtigingen heeft een aparte instelling voor gespreksopnames. Je kunt een gebruiker toestaan gesprekken op te nemen, opnames te bekijken, of geen van beide, onafhankelijk van zijn overige bevoegdheden.

4. Verleen beheerderstoegang waar dat past. Toegang tot de Voxbi Cockpit als beheerder wordt per gebruiker expliciet toegekend. Daarmee zien medewerkers op de werkvloer de beheerinterface helemaal niet, en kun je beheerderstoegang direct intrekken zodra iemand van functie wisselt.

Veelgestelde vragen

Kan ik iemand beheerderstoegang geven tot slechts een deel van het systeem, zoals wachtrijen maar niet gebruikers?

Het machtigingenmodel van Voxbi geeft je controle over telefoniebevoegdheden en beheerderstoegang op gebruikersniveau. Voor een gedetailleerde afbakening van beheerdersrechten is de aanbevolen aanpak het documenteren van de toegang per rol, gecombineerd met het auditlogboek. Dat logboek registreert elke wijziging inclusief wie die heeft doorgevoerd, zodat je altijd verantwoording kunt afleggen, ook waar beheerderstoegang overlapt.

Wat is het verschil tussen een gebruiker en een beheerder in Voxbi?

Een standaardgebruiker heeft een toestelnummer en kan de Voxbi-app gebruiken voor bellen en gebeld worden. Een beheerder heeft toegang tot de Voxbi Cockpit via de browser om de configuratie te beheren. Iemand kan beide zijn: een teamleider kan de Voxbi-app dagelijks gebruiken en tegelijk Cockpit-toegang hebben om zijn wachtrij te beheren.

Zijn bevoegdheden snel aan te passen als iemand van functie wisselt?

Ja. Een wijziging opslaan via het tabblad Machtigingen in de Voxbi Cockpit werkt direct. Er is geen wachttijd en geen herstart van het systeem nodig. De wijziging wordt bovendien vastgelegd in het auditlogboek, met tijdstempel en de naam van de beheerder die de aanpassing heeft gedaan.

Hoe ondersteunen gebruikersrechten de compliancevereisten?

Beheerderstoegang beperken tot mensen die dat werkelijk nodig hebben, is een basisvereiste in de meeste beveiligings- en complianceframeworks. Gecombineerd met het wijzigingenlogboek van Voxbi, dat elke configuratieaanpassing vastlegt, kun je aan auditors aantonen wie toegang had, wat er gewijzigd is en wanneer.