Accès par rôles
Donnez à votre équipe IT, à la comptabilité et à la conformité exactement les accès que leur rôle requiert.
Tout le monde n'a pas besoin de tout voir dans votre système téléphonique. Un chef d'équipe peut gérer sa file d'attente sans pour autant accéder aux paramètres de facturation. Un comptable peut consulter les historiques d'appels sans avoir la main sur les comptes utilisateurs. Un responsable conformité doit pouvoir exporter des journaux sans toucher aux flux d'appels. Avec l'accès par rôles dans Voxbi, vous tracez ces frontières avec précision, à l'échelle de chaque utilisateur : chaque administrateur voit et modifie uniquement ce que son rôle exige.
Les permissions se configurent par utilisateur directement depuis le Voxbi Cockpit. L'onglet Permissions de chaque fiche utilisateur détermine ce que la personne peut faire en matière de téléphonie, d'appels sortants, de présence, d'enregistrement et de fonctions administratives. L'accès est donc défini de manière intentionnelle, sans logique tout-ou-rien, et vous pouvez l'ajuster à tout moment sans créer de compte supplémentaire.
Dans quels cas utiliser l'accès par rôles
Un responsable IT a besoin d'un accès administrateur complet, tandis que le chef de département n'a besoin que de gérer la file d'attente de son équipe, de s'y connecter ou déconnecter, et d'en consulter les performances. Chacun reçoit ce qu'il lui faut, rien de plus.
Un membre de l'équipe conformité ou finance doit consulter l'historique des appels et exporter des journaux à des fins réglementaires. Accordez-lui un accès en lecture aux rapports sans exposer la configuration des flux d'appels ou des utilisateurs.
Dans une entreprise multi-sites, les responsables régionaux peuvent gérer les utilisateurs et les extensions de leur propre site, sans avoir accès aux paramètres globaux ni aux configurations des autres sites.
Comment fonctionne l'accès par rôles dans Voxbi
Ouvrez l'onglet Permissions de l'utilisateur. Dans le Voxbi Cockpit, accédez à Utilisateurs, ouvrez le profil à configurer, puis sélectionnez l'onglet Permissions. C'est là que se définit tout ce que la personne peut faire dans le système.
Définissez les permissions téléphonie et appels. Choisissez si l'utilisateur peut passer des appels internes uniquement, des appels nationaux ou des appels internationaux. Configurez la visibilité de présence pour que ses collègues voient son statut, ou restreignez-la si le rôle l'exige.
Accordez ou refusez l'accès aux enregistrements. L'onglet Permissions dispose d'un réglage dédié à l'enregistrement des appels. Vous pouvez autoriser un utilisateur à enregistrer des appels, à écouter des enregistrements, ou aucun des deux, indépendamment de ses autres permissions.
Activez l'accès administrateur selon les besoins. L'accès au Voxbi Cockpit est accordé explicitement par utilisateur. Les agents et collaborateurs de terrain ne voient jamais l'interface d'administration, et cet accès peut être retiré immédiatement en cas de changement de poste.
Questions fréquentes
Peut-on donner à quelqu'un un accès administrateur limité à une partie du système, par exemple les files d'attente mais pas les utilisateurs ?
Le modèle de permissions Voxbi vous donne le contrôle sur les capacités téléphoniques et l'accès administrateur au niveau de chaque utilisateur. Pour une granularité plus fine des périmètres administratifs, l'approche recommandée consiste à documenter les accès accordés à chaque rôle et à les croiser avec le journal d'audit, qui consigne chaque modification et son auteur. Vous gardez ainsi une traçabilité complète, même lorsque des accès administratifs se recoupent.
Quelle est la différence entre un utilisateur et un administrateur dans Voxbi ?
Un utilisateur standard dispose d'un poste téléphonique et peut utiliser l'application Voxbi pour passer et recevoir des appels. Un administrateur a accès à l'interface web Voxbi Cockpit pour gérer la configuration. Les deux rôles peuvent coexister : un chef d'équipe peut utiliser l'application Voxbi au quotidien tout en ayant accès au Cockpit pour gérer sa file d'attente.
Les permissions peuvent-elles être modifiées rapidement en cas de changement de poste ?
Oui. Il suffit d'ouvrir l'onglet Permissions de l'utilisateur dans le Voxbi Cockpit et d'enregistrer la modification ; elle prend effet immédiatement, sans délai ni redémarrage du système. Le changement est également consigné dans le journal d'audit avec un horodatage et le nom de l'administrateur qui l'a effectué.
En quoi l'accès par rôles répond-il aux exigences de conformité ?
Restreindre l'accès administrateur aux personnes qui en ont réellement besoin est un contrôle fondamental dans la plupart des référentiels de sécurité et de conformité. Combiné au journal des modifications de Voxbi, qui enregistre chaque action de configuration, vous pouvez démontrer à vos auditeurs qui avait accès, ce qui a été modifié et à quel moment.