IVR-menu's
Stuur bellers via een kort menu meteen naar de juiste afdeling, zonder tussenkomst van een receptionist.
Een IVR-menu neemt de oproep aan, speelt een welkomstbericht af en laat de beller met een toets de gewenste afdeling kiezen. De beller hoort "Druk op 1 voor verkoop, druk op 2 voor support", maakt zijn keuze en wordt rechtstreeks doorverbonden met de juiste wachtrij of toestel. Geen tussenpersoon nodig.
Goed ingericht vermindert een IVR-menu foutief gerouteerde gesprekken, verkort wachttijden en haalt onnodige doorverbindingen van de schouders van je receptie. In Voxbi bouw je IVR-menu's in de Cockpit en voeg je ze als stap in een gespreksflow in. Zo werken ze naadloos samen met tijdsgebonden routering, wachtrijbeheer en alle andere bellogica die je al hebt staan.
Wanneer je IVR-menu's gebruikt
Een bedrijf met meerdere afdelingen (verkoop, support, boekhouding) op één inkomend nummer, waarbij bellers zelf hun bestemming kiezen in plaats van te vragen om een doorverbinding.
Een meertalig bedrijf dat in een eerste IVR laat kiezen welke taal de beller wil, waarna een tweede IVR de beller naar de juiste afdeling in die taal stuurt.
Een dienstverlener die VIP-klanten via een aparte toetsoptie rechtstreeks verbindt met een prioriteitslijn, zodat zij de algemene wachtrij omzeilen.
Hoe IVR-menu's werken in Voxbi
Uploadeer je aankondiging. Ga in de Cockpit naar Geluidsbestanden en upload het audiobestand dat bellers te horen krijgen. Vermeld hierin elke optie duidelijk: welke toets bij welke afdeling of actie hoort.
Maak het IVR-menu aan. Ga naar IVR's en maak een nieuw menu. Koppel de aankondiging en wijs vervolgens elke DTMF-toets (0 t/m 9, plus * en #) toe aan een bestemming: een bestaande gespreksflow, een ander IVR of een nieuw IVR dat je ter plekke aanmaakt. Stel ook een standaardactie in voor bellers die niets indrukken: herhaal de aankondiging, voer de standaardtoetskoppeling uit of beëindig het gesprek.
Voeg de IVR-stap toe aan je gespreksflow. Open de gespreksflow van je telefoonnummer en voeg een IVR-stap in die verwijst naar het menu dat je zojuist hebt geconfigureerd. De IVR staat naast alle andere stappen in de flow, zoals een roosterschema dat vóór de IVR controleert of het kantooruren zijn.
Test elk toetspad. Bel het nummer en loop alle opties door om te bevestigen dat elke toets correct routeert. Op het tabblad Gebruik van elk IVR zie je welke gespreksflows ernaar verwijzen, zodat je altijd weet waar een menu actief is vóór je wijzigingen doorvoert.
Veelgestelde vragen
Hoeveel opties kan een IVR-menu bevatten?
Een IVR in Voxbi ondersteunt alle standaard DTMF-toetsen: 0 t/m 9, de asterisk (*) en het hekje (#). Dat geeft je tot twaalf opties op één menu. In de praktijk zorgt een kortere lijst met heldere opties voor een betere bellervaring.
Kan ik IVR-menu's in elkaar nesten?
Ja. Een toets in een IVR kan verwijzen naar een ander IVR in plaats van rechtstreeks naar een gespreksflow of wachtrij. Zo bouw je een menu met twee niveaus: het eerste IVR regelt de taal- of categoriekeuze, het tweede stuurt de beller naar de specifieke afdeling binnen die categorie.
Wat gebeurt er als een beller niets indrukt?
Het IVR wacht op een DTMF-invoer. Wordt er binnen het ingestelde tijdvenster niets ontvangen, dan wordt de standaardactie uitgevoerd: het menu herhaalt zich, de standaardtoetskoppeling treedt in werking of het gesprek wordt beëindigd. De optie Herhalen is doorgaans het meest klantvriendelijk.
Kan ik een aankondiging vervangen zonder het hele menu opnieuw op te bouwen?
Ja. De aankondiging en de toetskoppelingen zijn aparte velden. Upload een nieuw geluidsbestand, werk het veld Aankondiging bij in het IVR-menu en sla op. De toetsbestemmingen blijven ongewijzigd, en de gespreksflow die het IVR gebruikt hoef je niet aan te passen.