Recht op onbereikbaarheid
Stel je status eenmalig in en je telefoon rinkelt niet meer als je klaar bent voor de dag.
Het recht op onbereikbaarheid houdt in dat medewerkers na werktijd geen zakelijke gesprekken hoeven aan te nemen, en dat het telefoonsysteem dit actief ondersteunt in plaats van het aan het toeval over te laten. Voxbi maakt dit praktisch uitvoerbaar via twee samenhangende functionaliteiten: aanwezigheidsstatussen en tijdschema's. Samen zorgen ze ervoor dat een gesprek iemand alleen bereikt wanneer die persoon ook echt bereikbaar is, en op de juiste plek terechtkomt als dat niet zo is.
Dit speelt het sterkst bij bedrijven waar medewerkers hetzelfde Voxbi-nummer gebruiken tijdens én buiten hun werkdag. Zonder duidelijke beschikbaarheidsinstellingen rinkelt elk gesprek na sluitingstijd bij iemand die al klaar is voor de dag, of verdwijnt het in de voicemail zonder enige logica over wie wat ontvangt. Met de juiste instellingen bewaakt het systeem de grenzen van elke medewerker, zonder dat daar wilskracht voor nodig is.
Wanneer je dit gebruikt
Een bedrijf wil dat inkomende gesprekken na een bepaald tijdstip doorgeschakeld worden naar een voicemail of een persoon van wacht, zodat niemand gebeld wordt tenzij ze ingepland staan.
Een remote team werkt in verschillende tijdzones en elke medewerker heeft eigen werktijden die per persoon instelbaar zijn, los van een algemeen bedrijfsschema.
Een werkgever wil medewerkers een eenvoudige manier geven om aan te geven dat ze niet beschikbaar zijn (tijdens een vergadering, op een vrije dag, aan het einde van hun dienst), waarna het telefoonsysteem dat automatisch respecteert zonder dat iemand handmatig hoeft door te schakelen.
Hoe het recht op onbereikbaarheid werkt in Voxbi
Stel werktijden in via tijdschema's. Ga in Voxbi Cockpit naar Tijdschema's en maak een schema aan dat aansluit op de werktijden van je team. Je kunt vaste weekpatronen, feestdagen en eenmalige sluitingsdagen instellen. Een schemastap in je gespreksflow controleert de huidige tijd en routeert het gesprek navenant: tijdens werktijd naar je team, daarbuiten naar een voicemail of een alternatieve bestemming.
Stel aanwezigheidsstatussen in per persoon. Statussen in Voxbi (beschikbaar, bezet, afwezig, niet storen, in vergadering en andere) bepalen of een wachtrij- of belstap een toestelnummer probeert te bereiken. Als iemand zichzelf instelt op niet storen of afwezig, behandelt het systeem die persoon als onbeschikbaar en slaat het ze over, waarna het gesprek naar de volgende medewerker of de fallback-bestemming gaat.
Geef elke medewerker zelf de controle via de Voxbi-app. Elke gebruiker kan zijn of haar status wijzigen vanuit de Voxbi-app op desktop of mobiel, zonder beheerdersrechten. Ze kiezen zelf wanneer ze beschikbaar zijn en wanneer niet. Het systeem respecteert die keuze direct.
Automatiseer statuswijzigingen via agenda-integratie. Voxbi kan aanwezigheidsstatussen synchroniseren met een agenda. Wanneer er een vergadering in iemands agenda staat, wordt de status automatisch bijgewerkt voor de duur van de vergadering en daarna teruggezet op beschikbaar. Zo vervalt de handmatige stap volledig.
Veelgestelde vragen
Blokkeert "niet storen" alle gesprekken, of alleen gesprekken via wachtrijen?
Wanneer een gebruiker de status "niet storen" heeft ingesteld, behandelt Voxbi diegene als onbeschikbaar voor routeringsdoeleinden. Gesprekken die via een wachtrij of een belstap met beschikbaarheidscontrole binnenkomen, slaan deze persoon over. De gespreksflow gaat vervolgens verder naar de volgende stap of de fallback-bestemming die je hebt geconfigureerd.
Wat als iemand vergeet zijn status aan het einde van de dag te wijzigen?
Schemagestuurde routering handelt de tijdsgrens af op het niveau van de gespreksflow, ongeacht individuele statussen. Zelfs als iemands status nog op beschikbaar staat, kan een schemastap in de gespreksflow voorkomen dat er na sluitingstijd nog toestellen overgaan en gesprekken doorsturen naar voicemail of een wachtdienstnummer.
Kan elke medewerker zijn eigen beschikbaarheidsuren instellen, of geldt er één instelling voor het hele bedrijf?
Beide zijn mogelijk en kunnen naast elkaar bestaan. Een bedrijfsbreed schema regelt de algemene openings- en sluitingstijden. De individuele status geeft elke medewerker controle binnen die uren. Iemand kan zichzelf midden op de middag op afwezig zetten waarna de wachtrij hen niet meer belt, terwijl het schema nog steeds bepaalt wat er voor en na de werkdag gebeurt.
Werkt dit ook voor mobiele gebruikers die gesprekken ontvangen via de Voxbi-app?
Ja. De status- en schema-logica geldt voor de Voxbi-app op dezelfde manier als voor desktelefoons. Een mobiele gebruiker die "niet storen" instelt in de app, ontvangt geen wachtrij-gesprekken meer op zijn toestel totdat de status weer op beschikbaar staat.