Recht auf Abschalten
Status einmal setzen, und nach Feierabend klingelt kein Anruf mehr auf dem Handy.
Das Recht auf Abschalten bedeutet, dass Mitarbeitende nach der Arbeit nicht mehr erreichbar sein müssen, und dass das Telefonsystem das aktiv durchsetzen soll, statt es dem Zufall zu überlassen. Voxbi setzt das mit zwei ineinandergreifenden Funktionen um: Präsenzstatus und Zeitpläne. Gemeinsam stellen sie sicher, dass ein Anruf eine Person nur dann erreicht, wenn sie tatsächlich erreichbar ist, und an die richtige Stelle weitergeleitet wird, wenn sie es nicht ist.
Das ist besonders wichtig für Unternehmen, bei denen Mitarbeitende dieselbe Voxbi-Nummer den ganzen Arbeitstag über und auch außerhalb nutzen. Ohne klare Verfügbarkeitsregeln klingelt jeder Anruf nach Feierabend entweder bei jemandem, der längst Schluss gemacht hat, oder landet in der Voicemail, ohne dass dahinter eine Logik steckt. Mit entsprechenden Regeln setzt das System die Grenzen durch, nicht die Disziplin jedes Einzelnen.
Wann Sie diese Funktion brauchen
Ein Unternehmen möchte, dass eingehende Anrufe auf der Hauptnummer nach einer festgelegten Schließzeit an eine Außerhalb-der-Geschäftszeiten-Voicemail oder eine Rufbereitschaft gehen, ohne dass einzelne Mobiltelefone klingeln, sofern die Person keine geplante Schicht hat.
Ein remote arbeitendes Team erstreckt sich über mehrere Zeitzonen, und jede Person braucht Anrufe, die ihre lokalen Arbeitszeiten respektieren. Das wird über individuelle Statuseinstellungen gelöst, nicht über einen einzigen unternehmensweiten Zeitplan.
Ein Arbeitgeber möchte Mitarbeitenden eine einfache Möglichkeit geben, ihre Nichtverfügbarkeit zu signalisieren (für eine Besprechung, einen freien Tag, das Ende ihrer Schicht), und das Telefonsystem soll das automatisch berücksichtigen, ohne dass jemand Anrufe manuell weiterleiten muss.
So funktioniert das Recht auf Abschalten in Voxbi
Geschäftszeiten per Zeitplan festlegen. Gehen Sie im Voxbi Cockpit zu „Zeitpläne" und legen Sie einen Zeitplan an, der den Arbeitszeiten Ihres Teams entspricht. Reguläre Wochenmuster, Feiertage und einmalige Schließzeiten lassen sich eintragen. Ein Zeitplanschritt im Anruffluss prüft die aktuelle Uhrzeit und leitet entsprechend weiter: während der Zeiten an Ihr Team, außerhalb an eine Voicemail oder ein Überlaufziel.
Präsenzstatus für jede Person einrichten. Status in Voxbi (verfügbar, beschäftigt, abwesend, bitte nicht stören, in einer Besprechung und weitere) steuern, ob eine Warteschlange oder ein Klingelschritt die Durchwahl einer Person anruft. Wenn jemand seinen Status auf „bitte nicht stören" oder „abwesend" setzt, behandelt das System diese Person als nicht verfügbar, überspringt sie und leitet den Anruf an den nächsten Agenten oder das konfigurierte Fallback-Ziel weiter.
Die Voxbi-App gibt jedem den Status in die Hand. Jede Person kann ihren eigenen Status direkt in der Voxbi-App auf dem Computer oder Mobilgerät ändern, ohne Administratorzugang zu benötigen. Sie entscheiden selbst, wann sie verfügbar sind und wann nicht, und das System respektiert diese Entscheidung in Echtzeit.
Statusänderungen per Kalenderintegration automatisieren. Voxbi kann den Präsenzstatus mit einem Kalender synchronisieren. Sobald ein Termin im Kalender einer Person erscheint, wird ihr Status automatisch auf „nicht verfügbar" gesetzt und kehrt nach Ende des Termins wieder auf „verfügbar" zurück. Damit entfällt der manuelle Schritt vollständig.
Häufige Fragen
Blockiert „bitte nicht stören" alle Anrufe oder nur Warteschlangen-Anrufe?
Wenn der Status einer Person auf „bitte nicht stören" gesetzt ist, behandelt Voxbi sie für Routing-Zwecke als nicht verfügbar. Anrufe, die über eine Warteschlange oder einen Klingelschritt laufen, der die Verfügbarkeit prüft, überspringen diese Person. Der Anruffluss geht dann zum nächsten Schritt oder zum konfigurierten Überlaufziel weiter.
Was passiert, wenn jemand vergisst, seinen Status nach Feierabend zu ändern?
Die zeitplanbasierte Weiterleitung setzt die zeitliche Grenze auf Ebene des Anrufflusses durch, unabhängig vom individuellen Status. Selbst wenn der Status einer Person noch auf „verfügbar" steht, kann ein Zeitplanschritt im Anruffluss verhindern, dass nach der Schließzeit noch Anrufe eine Durchwahl erreichen, und sie stattdessen an die Voicemail oder eine Rufbereitschaftsnummer umleiten.
Kann jede Person ihre eigenen Verfügbarkeitszeiten festlegen, oder gilt eine Einstellung für das gesamte Unternehmen?
Beides ist möglich und kann nebeneinander bestehen. Ein unternehmensweiter Zeitplan regelt die generellen Öffnungs- und Schließzeiten. Der individuelle Status gibt jeder Person innerhalb dieser Zeiten weitere Kontrolle. Wer sich am Nachmittag auf „abwesend" setzt, wird von der Warteschlange nicht mehr angerufen, während der Zeitplan weiterhin bestimmt, was vor und nach dem Arbeitstag passiert.
Funktioniert das auch für Mobilnutzer, die Anrufe über die Voxbi-App erhalten?
Ja. Status- und Zeitplanlogik greift in der Voxbi-App genauso wie bei Tischtelefonen. Eine Person, die in der App „bitte nicht stören" aktiviert, erhält keine Warteschlangen-Anrufe auf ihre Durchwahl mehr, bis sie ihren Status wieder auf „verfügbar" ändert.