Wachtmuziek voor je zakelijke telefooncentrale

Wanneer een beller in de wacht wordt gezet of in een wachtrij terechtkomt, bepaalt wat hij of zij dan hoort hoe lang de wachttijd aanvoelt. Stilte of een generieke pieptoon werkt averechts: de beller twijfelt of de verbinding nog staat en haakt eerder af. Wachtmuziek vervangt die stilte door audio die jij kiest: een track die past bij je merk, een ingesproken bericht over je diensten, of een combinatie van beide. De wachttijd wordt er niet korter van, maar een beller die iets herkenbaars hoort, blijft langer aan de lijn.

Met Voxbi Cockpit upload je eigen audiobestanden of gebruik je de ingebouwde standaardtracks. Aangepaste wachtmuziek stel je in op het niveau van de wachtrij of IVR, zodat verschillende teams of diensten elk hun eigen wachtervaring kunnen krijgen. De standaardbibliotheek geldt voor het gehele systeem en springt automatisch in waar geen eigen bestand is toegewezen.

Wanneer je wachtmuziek gebruikt

• Een receptielijn bij een drukke praktijk of kantoor waar bellers wachten tot iemand vrij is: wachtmuziek geeft ze zekerheid dat de verbinding nog actief is en dat ze worden geholpen.

• Een bedrijf met meerdere afdelingen dat wil dat bellers voor sales iets anders horen dan bellers voor support, zodat elke lijn een eigen karakter krijgt.

• Een merk dat een kort audiobericht over zijn diensten heeft laten opnemen en dat bij elk wachtmoment als zachte merkuiting wil inzetten.

Hoe wachtmuziek werkt in Voxbi

1. Open de wachtmuziekbibliotheek. Ga in Voxbi Cockpit naar Geluidsbestanden en schakel over naar de wachtmuziekweergave. Je ziet hier alle aangepaste tracks en de systeembrede standaardtracks naast elkaar.

2. Maak een nieuw item aan en upload je bestand. Klik op "Nieuwe wachtmuziek", geef het item een naam en upload je audiobestand. De indelingen WAV, MP3 en OGG worden alle drie ondersteund. Via de ingebouwde speler kun je het bestand al beluisteren voordat je opslaat.

3. Wijs het toe aan een wachtrij of gespreksflow. Zodra het item is opgeslagen, is het beschikbaar bij het instellen van een wachtrij of een wachtstap in een gespreksflow. Elke wachtrij kan verwijzen naar een ander bestand, zodat elke lijn precies de audio krijgt die jij bedoelt.

4. Laat de standaard staan waar je geen eigen audio nodig hebt. Als een wachtrij geen aangepaste wachtmuziek heeft, valt het systeem automatisch terug op de systeembrede standaardtracks. Je hoeft alleen daar aangepaste audio in te stellen waar het echt toe doet.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen aangepaste wachtmuziek en de standaardwachtmuziek?

Aangepaste wachtmuziek zijn audiobestanden die jij uploadt en toewijst aan specifieke wachtrijen of stappen in een gespreksflow. De standaardwachtmuziek is een systeembrede track die overal afspeelt waar geen eigen bestand is ingesteld. Je kunt de standaardtracks eerst beluisteren in Voxbi Cockpit voordat je besluit ze te vervangen door eigen opnames.

Kan ik ook een ingesproken bericht gebruiken in plaats van muziek?

Ja. Elk audiobestand dat je uploadt wordt een wachtmuziekitem, dus je kunt een gesproken bericht, een merkjingle of een combinatie van muziek en voice-over gebruiken. Het systeem maakt geen onderscheid naar bestandstype: wat je uploadt, speelt af zodra dat item is toegewezen.

Hoe weet ik welke wachtrijen een wachtmuziekitem gebruiken?

Elk item in de wachtmuzieklijst toont een gebruiksteller. Via de detailweergave van het item zie je precies welke gespreksflows of wachtrijen ernaar verwijzen, zodat je kunt nagaan waar een track in gebruik is voordat je die bewerkt of verwijdert.

Kun je het volume of het herhaaldelijk afspelen aanpassen?

Het audiobestand speelt af zoals het is geüpload: volume en lengte worden bepaald door het bestand zelf. Om te voorkomen dat bellers schrikken, neem je je audio op of exporteer je die op een consistent, gematigd volume voordat je uploadt.