Musik in der Warteschleife für Ihr Telefonsystem

Wenn ein Anruf in die Warteschleife geht, entscheidet das, was der Anrufer dabei hört, darüber, wie lang die Wartezeit gefühlt dauert. Stille oder ein generischer Piepton lassen die Sekunden zäher werden. Musik in der Warteschleife ersetzt das durch Audio, das Sie selbst wählen: ein Track, der zu Ihrer Marke passt, eine Ansage über Ihre Leistungen oder eine Kombination aus beidem. Die eigentliche Wartezeit wird dadurch nicht kürzer. Ein Anrufer, der etwas Sinnvolles hört, legt aber seltener auf.

In Voxbi laden Sie eigene Audiodateien hoch oder greifen auf die integrierten Standard-Tracks zurück. Individuelle Wartemusik lässt sich auf der Ebene einzelner Queues oder Anrufflüsse festlegen, sodass verschiedene Teams oder Servicebereiche je eine eigene Klangerfahrung erhalten. Wo keine eigene Datei hinterlegt ist, spielt das System automatisch die Standard-Tracks ab.

Wann Wartemusik sinnvoll ist

• Eine Rezeption in einer viel beschäftigten Praxis oder Kanzlei, bei der Anrufer warten, bis jemand frei ist: Wartemusik signalisiert, dass die Leitung noch steht und die Anfrage bearbeitet wird.

• Ein Unternehmen mit mehreren Abteilungen, bei dem Anrufer in der Vertriebsqueue etwas anderes hören sollen als in der Support-Queue, damit jede Linie ihre eigene Wirkung entfaltet.

• Eine Marke, die eine kurze Audioansage über ihr Angebot produziert hat und jeden Wartemoment als sanften Markenkontaktpunkt nutzen möchte.

So funktioniert Wartemusik in Voxbi

1. Zur Wartemusik-Bibliothek navigieren. Öffnen Sie im Voxbi Cockpit den Bereich Sounddateien und wechseln Sie zur Ansicht für Wartemusik. Dort sehen Sie alle eigenen Tracks und die systemweiten Standard-Tracks in einer Übersicht.

2. Neuen Eintrag anlegen und Datei hochladen. Klicken Sie auf „Neue Wartemusik", vergeben Sie einen Namen und laden Sie Ihre Audiodatei hoch. WAV, MP3 und OGG werden unterstützt. Mit dem integrierten Browser-Player können Sie die Datei vor dem Speichern direkt anhören.

3. Queue oder Anruffluss zuweisen. Nach dem Speichern steht der Eintrag bei der Konfiguration einer Queue oder eines Warteschritts im Anruffluss zur Auswahl. Da jede Queue eine eigene Datei referenzieren kann, erhält jede Linie genau die Wartemusik, die Sie vorgesehen haben.

4. Standard-Track dort belassen, wo kein eigenes Audio nötig ist. Queues ohne hinterlegte Wartemusik greifen automatisch auf die systemweiten Standard-Tracks zurück. Individuelle Konfigurationen sind nur dort erforderlich, wo es wirklich einen Unterschied macht.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen eigener Wartemusik und der Standard-Wartemusik?

Eigene Wartemusik-Einträge sind Audiodateien, die Sie hochladen und bestimmten Queues oder Schritten in einem Anruffluss zuweisen. Die Standard-Wartemusik ist ein systemweiter Track, der überall dort abgespielt wird, wo keine eigene Datei hinterlegt ist. Die Standard-Tracks können Sie im Voxbi Cockpit vorab anhören, bevor Sie entscheiden, ob Sie sie durch eigene Aufnahmen ersetzen möchten.

Kann ich statt Musik auch eine gesprochene Ansage verwenden?

Ja. Jede hochgeladene Audiodatei wird zu einem Wartemusik-Eintrag. Sie können also eine Sprachansage, einen Markenjingle oder eine Mischung aus Musik und Voiceover verwenden. Das System unterscheidet nicht nach Dateityp: Was Sie hochladen, spielt ab, sobald der Eintrag einer Queue zugewiesen ist.

Wie erkenne ich, welche Queues einen bestimmten Eintrag nutzen?

Jeder Eintrag in der Wartemusik-Liste zeigt einen Nutzungszähler. Wer in die Detailansicht wechselt, sieht genau, welche Anrufflüsse oder Queues auf diesen Eintrag verweisen. So lässt sich vor einer Änderung oder Löschung prüfen, wo ein Track gerade im Einsatz ist.

Lassen sich Lautstärke oder Wiederholungsverhalten anpassen?

Die Audiodatei wird so abgespielt, wie Sie sie hochgeladen haben. Lautstärke und Länge richten sich nach der Datei selbst. Um Anrufer nicht zu erschrecken, empfiehlt es sich, das Audio vor dem Hochladen auf eine gleichmäßige, moderate Lautstärke abzumischen.