Die Anrufaufzeichnung erfasst das Audio Ihrer geschäftlichen Anrufe und speichert es als sichere, durchsuchbare Dateien für Schulung, Qualitätssicherung, Streitbeilegung und Compliance. Mit Voxbi wählen Sie genau, welche Nebenstellen, Warteschlangen und Anrufrichtungen aufgezeichnet werden, spielen Anrufern automatisch eine Einwilligungsansage vor und halten jede Aufzeichnung verschlüsselt auf Infrastruktur in der Europäischen Union, mit Aufbewahrungsregeln, die Dateien planmäßig löschen.
Viele Systeme zeichnen alles oder nichts auf. Interne Gespräche und jeden kurzen Anruf aufzuzeichnen häuft personenbezogene Daten an, die Sie nie brauchten, und unter der DSGVO ist das mehr Haftung als Wert.
Wenn Sie nicht wissen, wo die Dateien physisch liegen, wer beim Anbieter sie erreichen kann oder ob es einen unterzeichneten Verarbeitungsvertrag gibt, können Sie ein Audit oder eine Betroffenenanfrage nicht mit Sicherheit beantworten.
Aufzeichnungen häufen sich unbegrenzt an, weil das Löschen manuell ist und vergessen wird. Die DSGVO sagt, sie nicht länger als für den genannten Zweck aufzubewahren, und „wir löschen nie“ ist gegenüber einer Aufsichtsbehörde die falsche Antwort.
Dasselbe Webportal, das Ihr Team täglich nutzt: Finden Sie eine Aufzeichnung nach Anrufer, Warteschlange, Datum oder Mitarbeiter, spielen Sie sie ab und laden Sie sie herunter, wenn Sie dazu berechtigt sind. Keine Konsole, kein Anbieter-Ticket, keine Support-Anfrage, um einen Anruf abzurufen. Derselbe Bildschirm zeigt die Zusammenfassung und die KI-Transkription des Anrufs.
Eine automatische Ansage wird abgespielt („dieser Anruf kann aufgezeichnet werden“) und nennt den Zweck. Die Aufzeichnung beginnt erst, nachdem der Anrufer informiert wurde, was das luxemburgische und das Recht der Europäischen Union verlangen.
Voxbi zeichnet beide Gesprächsseiten als MP3- oder WAV-Datei auf, auf den von Ihnen gewählten Nebenstellen, Warteschlangen oder Anrufrichtungen. Mitarbeiter können pausieren, wenn ein Anrufer Kartendaten oder andere sensible Daten vorliest.
Jede Aufzeichnung wird im Ruhezustand verschlüsselt, mit ihren Anrufmetadaten verknüpft und auf Infrastruktur in der Europäischen Union gehalten. Ihre Aufbewahrungsregel entscheidet, wie lange sie lebt, und Voxbi löscht sie automatisch, wenn die Zeit abgelaufen ist.
Vorgesetzte und Compliance-Mitarbeiter suchen, filtern und hören aus dem Webportal. Rollenbasierter Zugriff steuert, wer eine Aufzeichnung hören oder herunterladen darf, und jeder Zugriff wird protokolliert.
Zeichnen Sie jeden Anruf auf einer gewählten Nebenstelle oder Warteschlange auf, ohne Zutun des Mitarbeiters. Ideal für kundennahe Warteschlangen, wo Gleichmäßigkeit zählt.
Lassen Sie einen Mitarbeiter die Aufzeichnung mitten im Gespräch starten und stoppen, wenn nur ein Teil des Gesprächs aufbewahrt werden soll. Die Aktion wird in den Anrufdatensatz geschrieben.
Lösen Sie die Aufzeichnung nach Bedingung aus: erfassen Sie Anrufe der Vertriebs-Warteschlange, überspringen Sie interne oder kurze Anrufe automatisch, sodass Sie aufzeichnen, was Sie brauchen, und nicht mehr.
Mitarbeiter pausieren die Aufzeichnung in dem Moment, in dem ein Anrufer Kartendaten oder andere regulierte personenbezogene Daten nennt, und setzen dann fort. Die Pause wird für Ihren Audit-Verlauf protokolliert.
Halten Sie Aufzeichnungen bei Voxbi oder übergeben Sie sie an Ihren eigenen Cloud-Speicher zur langfristigen Aufbewahrung und einfachen Wiederbeschaffung, sodass die Archivierung zu Ihrer bestehenden Datenrichtlinie passt.
Legen Sie fest, wie lange Aufzeichnungen leben und wer sie erreichen kann. Dateien werden beim Limit automatisch gelöscht, und nur benannte Rollen können hören oder herunterladen.
Eine Aufzeichnung ist die objektive Dokumentation dessen, was tatsächlich gesagt wurde, und das klärt mehr als nur Streitigkeiten.
Prüfen Sie echte Anrufe, um Mitarbeiter zu coachen, teilen Sie Beispiele guter Praxis mit neuen Kräften und erkennen Sie Reibungspunkte in der Anrufabwicklung schnell, statt zu raten.
Eine objektive Dokumentation dessen, was vereinbart wurde, schützt sowohl Ihre Mitarbeiter als auch den Kunden und spart Stunden an Wort-gegen-Wort, wenn Berichte auseinandergehen.
Halten Sie einen Nachweisverlauf für Audits, erfüllen Sie branchenspezifische Pflichten wie MiFID II für kundennahe Anlagegespräche und wenden Sie die Aufbewahrung einheitlich an.
Die meisten Cloud-PBX können einen Anruf aufzeichnen. Der Unterschied liegt darin, wo er liegt, wer ihn erreichen kann und wie viel der Richtlinie Sie selbst steuern.
Voxbi ist für die Endnutzer sehr einfach zu bedienen und erlaubt uns trotzdem, anspruchsvollere Konfigurationen zentral umzusetzen.
Wir konnten in der gesamten Europäischen Union und sogar international expandieren, ohne uns je um Kommunikationskosten oder technische Einschränkungen sorgen zu müssen.
Das System sollte zu Beginn jedes Anrufs eine automatische Nachricht abspielen, die besagt, dass aufgezeichnet wird und warum, mit der Möglichkeit, abzulehnen. In Luxemburg ist Aufzeichnen ohne Information der Beteiligten eine Straftat, nicht nur ein DSGVO-Verstoß.
Sie sollten genau wählen können, welche Nebenstellen, Warteschlangen oder Anrufrichtungen aufgezeichnet werden. Pauschale Aufzeichnung schafft weit mehr DSGVO-Risiko als Wert, daher ist Alles-oder-nichts ein Warnsignal.
Aufzeichnungen enthalten personenbezogene Daten. Achten Sie auf Verschlüsselung im Ruhezustand, rollenbasierten Zugriff und Aufbewahrungsregeln, die Dateien automatisch zum richtigen Zeitpunkt löschen, statt alles für immer zu behalten.
Fragen Sie, wo die Dateien physisch liegen, ob der Anbieter selbst zur Abrechnung oder Sicherheit aufzeichnet und ob er einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO unterzeichnet. Bei Voxbi bleiben Aufzeichnungen in der Europäischen Union.
Ja. In Luxemburg und in der gesamten Europäischen Union müssen Sie alle Beteiligten darüber informieren, dass ein Gespräch aufgezeichnet wird, und den Zweck nennen. Voxbi spielt eine automatische Ansage ab, wenn der Anruf zustande kommt. Aufzeichnen ohne Information der Beteiligten ist nach luxemburgischem Recht eine Straftat, zusätzlich zum DSGVO-Verstoß.
Ja. Ein Mitarbeiter kann die Aufzeichnung während eines Gesprächs pausieren oder stoppen, was nützlich ist, wenn ein Kunde eine Kartennummer oder andere sensible Daten vorliest. Die Pause wird in den Anrufdatensatz geschrieben. Manche Compliance-Rahmenwerke beschränken das Pausieren auf bestimmte Szenarien, prüfen Sie daher zuerst Ihre Branchenregeln.
Auf Infrastruktur in der Europäischen Union, im Ruhezustand verschlüsselt, mit den Anrufmetadaten verknüpft. Sie können Aufzeichnungen auch an Ihren eigenen Cloud-Speicher zur langfristigen Aufbewahrung übergeben. Voxbi unterzeichnet einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, sodass Sie genau wissen, wer die Daten verarbeitet und wo sie liegen.
Es gibt keine einheitliche Regel. Dreißig bis neunzig Tage sind für allgemeine Qualitätssicherung typisch, während MiFID II für kundennahe Anlagegespräche mindestens fünf Jahre verlangt. Unter der DSGVO sollten Sie Aufzeichnungen nicht länger aufbewahren, als der genannte Zweck es erfordert. Legen Sie eine Aufbewahrungsregel fest, und Voxbi löscht die Dateien automatisch, wenn die Zeit abgelaufen ist.
Nur die Rollen, die Sie zulassen. Voxbi unterstützt rollenbasierten Zugriff, sodass Anhören und Herunterladen auf Vorgesetzte, Compliance-Mitarbeiter und benannte Administratoren beschränkt sind statt auf jeden Nutzer. Jeder Zugriff wird protokolliert, und Sie können Berechtigungen überprüfen oder entziehen, wann immer jemand die Rolle wechselt oder ausscheidet.
Ja. Sie wählen genau, welche Nebenstellen, Warteschlangen und Anrufrichtungen aufgezeichnet werden, und Sie können die Aufzeichnung nach Regel auslösen (zum Beispiel die Vertriebs-Warteschlange aufzeichnen, aber interne und kurze Anrufe überspringen). Nur das aufzuzeichnen, was Sie brauchen, hält Sie innerhalb der DSGVO und spart Speicher, den Sie nie nutzen würden.
MP3 oder WAV. MP3 ist kleiner und für die Qualitätssicherung völlig ausreichend, während WAV unkomprimiert ist und manchmal für rechtliche oder regulatorische Zwecke verlangt wird. Sie können wählen, was zu jedem Anwendungsfall passt.
Starten Sie eine kostenlose Testphase und aktivieren Sie die Aufzeichnung für eine Warteschlange in Minuten. Keine Kreditkarte erforderlich.
