Voxbi ist eine Cloud-Telefonanlage für Gemeinden, Ministerien und öffentliche Stellen in Luxemburg. Sie leitet Bürgeranrufe per mehrsprachigem Sprachmenü an die richtige Abteilung, verbindet alle Standorte und Bauhöfe in einem Rufnummernplan und hält Aufzeichnungen DSGVO-konform in der EU, ohne Server vor Ort und unter Beibehaltung Ihrer bestehenden SIP-Tischtelefone.
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Alle Anrufe erreichen eine einzige Empfangsnummer, und die Empfangskraft vermittelt jeden einzeln von Hand weiter. In Stoßzeiten wächst die Warteschlange, Bürger warten, und ein einziger Ausfall am Empfang legt die gesamte Vermittlung lahm.
Recyclinghöfe, Servicezentren und Kulturstätten stehen ganz außerhalb der Telefonanlage. Die Mitarbeitenden dort nutzen private Mobiltelefone für berufliche Anrufe, ohne Nebenstellen, ohne Weiterleitungen und ohne Nachweis, wer erreicht wurde.
Eine alternde ISDN-Plattform nähert sich dem vom Hersteller gesetzten Lebensende, jede Änderung erfordert einen kostenpflichtigen Technikereinsatz, und es gibt keine Möglichkeit, Anrufvolumen oder verpasste Anrufe auszuwerten, um die Servicequalität für Bürger zu belegen.
Gleiche Hauptnummer, bestehende SIP-Telefone bleiben, kein Server vor Ort.
Menügeführte Weiterleitung von der zentralen Vermittlungsnummer an das Einwohnermeldeamt, die technischen Dienste, das Sozialamt oder das Sekretariat, in der Sprache des Anrufers.
Öffnungszeiten, Mittagspausen und der offizielle Feiertagskalender werden automatisch angewendet, ganz ohne manuelles Umschalten.
Rathaus, Bauhöfe, Servicezentren und Außenstandorte in einem internen Rufnummernplan mit kostenlosen Gesprächen zwischen den Standorten und einem einzigen Dashboard.
Anrufe mit Bürgerkontakt werden mit EU-Datenhaltung aufgezeichnet, abrufbar nach Datum, Anrufer oder Nebenstelle für Ihre Aufbewahrungsrichtlinie.
Mitarbeitende an Bauhöfen, Nebenstandorten oder im Homeoffice erreichen ihre Nebenstelle vom Laptop oder Telefon aus, ganz ohne Tischtelefon.
Anrufvolumen, Wartezeiten und verpasste Anrufe pro Abteilung, damit die Verwaltung die Servicequalität für Bürger belegen kann.
Voxbi wird von einem luxemburgischen Telekommunikationsbetreiber entwickelt und gehostet, sodass jeder Anruf und jede Aufzeichnung dem EU-Datenschutzrecht unterliegt und nicht den Bedingungen eines US-Anbieters. Für eine öffentliche Stelle ist das der Unterschied zwischen einem sauberen DSGVO-Verzeichnis und einer Compliance-Lücke.
Ja. Tischtelefone, die im letzten Jahrzehnt angeschafft wurden, sind fast immer SIP-kompatibel, und Voxbi richtet sie in den meisten Fällen ohne Austausch neu ein. Eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Hardware ist der erste Schritt des Migrationsplans, und sie ist kostenlos. Das Behalten der Endgeräte hält die Investitionskosten des Wechsels niedrig.
Ja. Voxbi speichert standardmäßig alle Anrufdaten und Aufzeichnungen in EU-Rechenzentren, betrieben von einem luxemburgischen Telekommunikationsbetreiber. Aufbewahrungsfristen, Einwilligung der Anrufer und Zugriffskontrollen passen zu Ihrem DSGVO-Verzeichnis und Ihrer internen Aktenrichtlinie, mit rollenbeschränktem Zugriff.
Ja. Eine Sprachauswahl im Hauptmenü (zum Beispiel die 1 für Französisch, 2 für Deutsch, 3 für Luxemburgisch, 4 für Englisch) leitet jeden Anrufer zum richtigen Untermenü und zu den richtigen Mitarbeitenden. Sie nehmen die Menüansagen auf und aktualisieren sie über das Dashboard, ganz ohne Techniker.
Ja. Standortübergreifende Nebenstellen bringen jeden Standort in einen internen Rufnummernplan mit kostenlosen Gesprächen zwischen den Standorten. Jeder Standort behält sein eigenes Sprachmenü, seine Öffnungszeiten und seine Durchwahlen, während die gesamte Organisation ein einziges Dashboard teilt. Einen neuen Standort hinzuzufügen dauert in der Regel wenige Tage.
Migrationen erfolgen in der Regel in Phasen über zwei bis vier Wochen. Zuerst werden interne Nebenstellen getestet und die Mitarbeitenden geschult, die Hauptnummer wird zuletzt portiert. In einer Parallelphase laufen beide Systeme gleichzeitig, sodass die Dienste mit Bürgerkontakt während des gesamten Wechsels verfügbar bleiben.
Buchen Sie ein kurzes Gespräch, um Ihre ISDN-Migration, Ihre Anforderungen an die Datenhaltung und Ihre Mehrstandort-Einrichtung auf einen funktionierenden Anrufablauf abzubilden. Ihre Standorte, Ihre Compliance-Anforderungen, Ihr Zeitplan.
