Kontaktsynchronisierung
Kontakte immer aktuell: in der Telefonanlage, auf allen Geräten, in Microsoft 365, Odoo und mehr.
Die Kontaktsynchronisierung sorgt dafür, dass das Adressbuch Ihres Unternehmens an jedem Ort auf dem neuesten Stand ist, wo Ihr Team Anrufe entgegennimmt oder tätigt. Existiert ein Kontakt in Voxbi, steht er auf Tischtelefonen, in der Voxbi-App auf Mobilgeräten und am Desktop sowie in verbundenen Geschäftsanwendungen zur Verfügung. Kommt ein eingehender Anruf herein, wird der Name automatisch aufgelöst, anstatt eine unbekannte Nummer anzuzeigen. Dasselbe Kontaktverzeichnis, das in Ihrem CRM oder Verzeichnisdienst gepflegt wird, bleibt mit dem synchronisiert, was Ihre Telefonanlage sieht.
Voxbi führt ein zentrales, gemeinsames Kontaktverzeichnis im Voxbi Cockpit. Von dort aus lassen sich Kontakte manuell anlegen, per Tabellenkalkulation in grossen Mengen importieren oder aus verbundenen Systemen wie Odoo oder Microsoft 365 einspielen. In der Voxbi-App auf Desktop und Mobilgerät können Benutzer dieses gemeinsame Verzeichnis durchsuchen, nach Quelle filtern (zum Beispiel Kontakte aus der Telefonanlage versus Kontakte aus Odoo) und jeden Kontakt mit einem einzigen Tipp anrufen.
Wann die Kontaktsynchronisierung sinnvoll ist
Ein Team, das Odoo als CRM nutzt: Kundenkontakte aus Odoo erscheinen automatisch in der Voxbi-App, sodass Mitarbeitende bei jedem eingehenden Anruf den richtigen Namen sehen und ausgehend wählen können, ohne die Anwendung zu wechseln.
Ein Unternehmen, das sein Benutzerverzeichnis in Microsoft 365 verwaltet: Die Microsoft-365-Kontaktsynchronisation im Voxbi Cockpit hält die Telefonanlage mit dem Verzeichnis abgeglichen und vermeidet doppelte Pflege.
Ein wachsendes Unternehmen, das regelmässig neue Mitarbeitende einstellt: Per Tabellen-Import lässt sich eine Liste neuer Kontakte in das gemeinsame Voxbi-Verzeichnis übertragen, sodass alle Nummern sofort für das gesamte Team verfügbar sind, ohne dass jede Person ihr eigenes Adressbuch führen muss.
So funktioniert die Kontaktsynchronisierung in Voxbi
Gemeinsames Verzeichnis im Voxbi Cockpit verwalten. Der Bereich "Kontakte" im Cockpit enthält das anlagenweite Adressbuch. Kontakte können manuell angelegt, per Tabellen-Upload in grossen Mengen importiert, in der Liste gesucht und gefiltert sowie bei Bedarf global gesperrt werden.
Eine externe Quelle verbinden. Im Bereich "Integrationen" ermöglicht das Verbinden eines Odoo- oder Microsoft-365-Kontos die automatische Synchronisation. Odoo-Kontakte und Microsoft-Verzeichniseinträge fliessen in das gemeinsame Verzeichnis ein und bleiben aktuell, sobald sich etwas im Quellsystem ändert.
Kontakte in der Voxbi-App aufrufen. Benutzer sehen das gemeinsame Verzeichnis im Tab "Kontakte" der Voxbi-App. Sie können nach Quelle filtern (zum Beispiel Telefonanlage oder Odoo), häufig genutzte Kontakte als Favoriten markieren und mit einem einzigen Tipp anrufen.
Die Anruferkennung übernimmt den Rest. Kommt ein Anruf von einer Nummer, die einem Kontakteintrag entspricht, löst Voxbi den Namen automatisch auf. Der Name des Anrufers erscheint auf dem Display des Tischtelefons und in der Voxbi-App, noch bevor der Anruf angenommen wird.
Häufig gestellte Fragen
Welche externen Systeme können Kontakte mit Voxbi synchronisieren?
Das Voxbi Cockpit unterstützt derzeit die Kontaktsynchronisation aus Odoo CRM und Microsoft 365. Weitere Kontakte lassen sich per Tabellen-Upload importieren. Für Systeme, die noch keine native Integration haben, bietet die Voxbi API die Möglichkeit, Kontakte programmatisch zu übertragen.
Können Kontakte so eingeschränkt werden, dass nur bestimmte Teams sie sehen?
Ja. Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Kontakts im Voxbi Cockpit lässt sich eine Einschränkung setzen, die den Kontakt nur für bestimmte Gruppen sichtbar macht. Kontakte ohne Gruppeneinschränkung sind für alle Benutzer sichtbar; eingeschränkte Kontakte erscheinen nur bei den Mitgliedern der angegebenen Gruppen.
Was passiert mit einem Kontakt, wenn er im Quell-CRM gelöscht wird?
Wird ein Kontakt in Odoo oder Microsoft 365 entfernt, spiegelt die Synchronisation diese Änderung beim nächsten Abgleichzyklus auch in Voxbi wider. Kontakte, die manuell im Voxbi Cockpit angelegt wurden, sind von Änderungen in externen Systemen nicht betroffen.
Kann ich Anrufe von einem bestimmten Kontakt sperren?
Ja. Jeder Kontakteintrag verfügt über einen Schalter zum Sperren des Anrufers. Wird er aktiviert, werden alle Anrufe zu und von dieser Nummer systemweit blockiert. Gesperrte Kontakte lassen sich über den Filter in der Kontaktliste jederzeit wiederfinden, falls die Einstellung überprüft oder aufgehoben werden soll.