Synchronisation des contacts
Gardez vos contacts à jour sur le PBX, vos téléphones, Microsoft 365, Odoo et bien d'autres.
La synchronisation des contacts garantit que le carnet d'adresses de votre entreprise reste cohérent partout où votre équipe passe et reçoit des appels. Dès qu'un contact existe dans Voxbi, il est disponible sur les téléphones de bureau, dans l'application Voxbi sur mobile et sur ordinateur, et depuis les outils métier connectés. Quand un appel arrive, le nom s'affiche automatiquement au lieu d'un numéro inconnu. La liste de contacts qui vit dans votre CRM ou votre annuaire d'entreprise reste alignée avec ce que voit votre système téléphonique.
Voxbi centralise les contacts dans un répertoire partagé accessible depuis le Voxbi Cockpit. Vous pouvez y créer des contacts manuellement, en importer en masse depuis un tableur, ou les rapatrier depuis des systèmes connectés comme Odoo ou Microsoft 365. L'application Voxbi sur ordinateur et mobile permet à chaque utilisateur de parcourir ce répertoire partagé, de filtrer par source (par exemple, les contacts du PBX par opposition à ceux importés depuis Odoo) et d'appeler n'importe quel contact en un seul appui.
Dans quels cas utiliser la synchronisation des contacts
Une équipe qui utilise Odoo comme CRM : les contacts clients présents dans Odoo apparaissent automatiquement dans l'application Voxbi, ce qui permet aux agents de voir le bon nom sur chaque appel entrant et de composer vers l'extérieur sans changer d'application.
Une organisation qui gère son annuaire dans Microsoft 365 : en activant la synchronisation Microsoft 365 dans le Voxbi Cockpit, la liste de contacts du PBX reste alignée avec l'annuaire de l'entreprise, évitant une double saisie fastidieuse.
Une entreprise en croissance qui intègre régulièrement de nouveaux collaborateurs : l'import en masse d'un tableur de contacts dans le répertoire partagé Voxbi rend chaque numéro disponible pour toute l'équipe immédiatement, sans que chacun gère son propre carnet d'adresses.
Comment fonctionne la synchronisation des contacts dans Voxbi
Gérez le répertoire partagé depuis le Voxbi Cockpit. La section Contacts du Cockpit contient l'annuaire accessible à l'ensemble du PBX. Vous pouvez créer des contacts manuellement, importer un tableur en masse, rechercher et filtrer la liste, et signaler des contacts comme bloqués globalement si nécessaire.
Connectez une source externe. Dans la section Intégrations, la connexion d'un compte Odoo ou Microsoft 365 active la synchronisation automatique. Les contacts Odoo et les contacts de l'annuaire Microsoft arrivent dans le répertoire partagé et restent à jour au fil des modifications effectuées dans le système source.
Accédez aux contacts dans l'application Voxbi. Les utilisateurs retrouvent le répertoire partagé dans l'onglet Contacts de l'application. Ils peuvent filtrer par source (PBX ou Odoo, par exemple), marquer les contacts fréquents en favoris et appeler en un seul appui.
Laissez l'identification de l'appelant faire le reste. Lorsqu'un appel provient d'un numéro associé à une fiche contact, Voxbi résout le nom automatiquement. Le nom de l'appelant s'affiche sur l'écran du téléphone de bureau et dans l'application Voxbi avant même que l'appel soit décroché.
Questions fréquentes
Quels systèmes externes peuvent synchroniser leurs contacts avec Voxbi ?
Le Voxbi Cockpit prend actuellement en charge la synchronisation des contacts depuis Odoo CRM et Microsoft 365. Les autres contacts peuvent être importés en téléchargeant un tableur. Pour les systèmes non encore couverts par une intégration native, l'API Voxbi permet d'envoyer des contacts de façon programmatique.
Peut-on restreindre la visibilité d'un contact à certaines équipes ?
Oui. Lors de la création ou de la modification d'un contact dans le Voxbi Cockpit, vous pouvez définir une restriction afin que le contact ne soit visible que par des groupes spécifiques. Les contacts sans restriction de groupe sont visibles par tous les utilisateurs, tandis que les contacts restreints n'apparaissent que pour les membres des groupes concernés.
Que se passe-t-il si je supprime un contact dans le CRM source ?
Lorsqu'un contact est supprimé dans Odoo ou Microsoft 365, la synchronisation répercute cette suppression dans Voxbi au prochain cycle de mise à jour. Les contacts créés manuellement dans le Voxbi Cockpit ne sont pas affectés par les modifications effectuées dans les systèmes externes.
Peut-on bloquer les appels d'un contact spécifique ?
Oui. Chaque fiche contact dispose d'un bouton de blocage. Son activation bloque tous les appels vers et depuis ce numéro sur l'ensemble du système. Les contacts bloqués restent accessibles via le filtre de la liste Contacts si vous souhaitez consulter ou annuler ce paramètre.