Annotation d'appel
Ajoutez des commentaires à vos appels et assignez-les à un collègue pour assurer le suivi.
Un appel ne se termine pas toujours quand on raccroche. Un client mentionne une commande en attente. Un prospect demande un devis. Une réclamation doit être prise en charge par quelqu'un d'autre. L'annotation d'appel permet à votre équipe de consigner ce contexte directement sur la fiche de l'appel, et de passer le relais à la bonne personne. Plus besoin de compter sur la mémoire, les post-its ou une application de tâches séparée.
Dès qu'un appel est enregistré dans Voxbi, toute personne ayant accès peut y ajouter un commentaire écrit. Vous pouvez ensuite assigner cet appel annoté à un collègue précis : il sait exactement ce qui s'est passé et quelle action est attendue. L'appel, la note et le responsable sont réunis au même endroit.
Dans quels cas utiliser l'annotation d'appel
Un agent support prend un appel qui nécessite la validation d'un responsable avant de rappeler le client : il laisse une note et assigne l'appel au responsable concerné.
Un commercial reçoit une demande entrante mais doit rejoindre une réunion : il commente l'appel avec les informations clés et le confie à un collègue pour la relance.
Un chef d'équipe passe en revue le journal des appels de la journée et signale certains appels avec des instructions à traiter avant la fin de journée.
Comment fonctionne l'annotation d'appel dans Voxbi
Retrouvez l'appel dans le journal. Ouvrez l'historique des appels dans le Voxbi Cockpit ou l'application Voxbi. Chaque appel traité par votre système téléphonique y figure, avec le numéro, le sens, la date et la durée.
Ajoutez votre commentaire. Rédigez une note sur la fiche de l'appel : le contexte de l'échange, ce dont le client a besoin, ou quelle est la prochaine étape.
Assignez l'appel à un collègue. Désignez la personne qui doit agir. Elle voit l'assignation et le commentaire qui l'accompagne.
Suivez jusqu'à la clôture. L'assignation maintient l'appel visible tant que le suivi n'est pas finalisé, offrant à toute l'équipe une vue partagée de ce qui reste à traiter.
Questions fréquentes
Le commentaire s'affiche-t-il avec la fiche de l'appel ou à part ?
Les commentaires sont attachés directement à la fiche de l'appel. Toute personne qui consulte cet appel voit à la fois les détails de la conversation et les notes laissées par l'équipe, au même endroit.
Peut-on assigner un appel à quelqu'un qui n'y a pas participé ?
Oui. L'assignation est indépendante de qui a pris l'appel : vous pouvez confier le suivi à n'importe quel collègue, qu'il s'agisse d'un responsable, d'un spécialiste ou d'un autre service.
Comment voir tous les appels qui me sont assignés ?
La visibilité sur les appels assignés dépend de la façon dont votre équipe utilise le journal. L'assignation est enregistrée sur la fiche de l'appel, que vous pouvez filtrer et rechercher dans la vue historique du Voxbi Cockpit.