Anrufnotizen
Kommentare zu Anrufen hinterlassen und gezielt an Teammitglieder zur Nachverfolgung übergeben.
Ein Gespräch endet nicht immer mit dem Auflegen. Eine Kundin erwähnt eine offene Bestellung. Ein Interessent fragt nach einem Angebot. Eine Beschwerde braucht jemanden, der sie verbindlich übernimmt. Mit Anrufnotizen kann Ihr Team den Kontext direkt am Anrufdatensatz festhalten und den Fall an die richtige Person übergeben, ganz ohne Gedächtnisprotokoll, Haftnotizen oder eine separate Aufgaben-App.
Sobald ein Anruf in Voxbi erfasst ist, kann jede Person mit Zugriff einen schriftlichen Kommentar direkt an diesen Datensatz anhängen. Anschließend lässt sich der kommentierte Anruf einem bestimmten Teammitglied zuweisen, das dann genau weiß, was besprochen wurde und welche Aktion erwartet wird. Der Anruf, die Notiz und die verantwortliche Person befinden sich an einem Ort.
Typische Einsatzszenarien
Ein Supportmitarbeiter erhält einen Anruf, der die Freigabe einer Führungskraft erfordert, bevor der Kunde zurückgerufen werden kann. Er hinterlässt eine Notiz und weist den Fall der Führungskraft zu.
Eine Vertriebsmitarbeiterin nimmt eine eingehende Anfrage entgegen, muss aber gleich in ein Meeting. Sie kommentiert den Anruf mit den wichtigsten Details und übergibt ihn an eine Kollegin zur Nachverfolgung.
Eine Teamleitung sichtet das Tagesprotokoll und versieht einzelne Anrufe mit Hinweisen, die Agenten noch vor Feierabend abarbeiten sollen.
So funktionieren Anrufnotizen in Voxbi
Anruf im Protokoll aufrufen. Öffnen Sie den Anrufverlauf im Voxbi Cockpit oder in der Voxbi-App. Alle Anrufe Ihres Telefonsystems sind dort mit Nummer, Richtung, Datum und Gesprächsdauer aufgeführt.
Kommentar hinzufügen. Schreiben Sie eine Notiz direkt am Anrufdatensatz: Gesprächskontext, was der Kunde benötigt oder welcher nächste Schritt folgt.
Einem Teammitglied zuweisen. Weisen Sie den Anruf der Kollegin oder dem Kollegen zu, die oder der handeln soll. Die Zuweisung mit dem zugehörigen Kommentar ist für diese Person sofort sichtbar.
Nachverfolgung bis zum Abschluss. Die Zuweisung hält den Anruf im Blick, bis die Nachverfolgung erledigt ist, und verschafft dem gesamten Team einen gemeinsamen Überblick über offene Punkte.
Häufige Fragen
Erscheint der Kommentar direkt beim Anrufdatensatz oder separat?
Kommentare sind unmittelbar an den Anrufdatensatz gebunden. Wer diesen Anruf aufruft, sieht die Gesprächsdetails und die Notizen des Teams auf einen Blick an derselben Stelle.
Kann ich einen Anruf jemandem zuweisen, der nicht am ursprünglichen Gespräch beteiligt war?
Ja. Die Zuweisung ist unabhängig davon, wer den Anruf entgegengenommen hat. Sie können die Zuständigkeit für die Nachverfolgung an jedes Teammitglied übertragen, etwa an eine Führungskraft, eine Fachabteilung oder ein anderes Team.
Kann ich sehen, welche Anrufe mir zugewiesen wurden?
Zugewiesene Anrufe sind am jeweiligen Datensatz vermerkt. Im Anrufverlauf des Voxbi Cockpit lassen sich die Einträge filtern und durchsuchen, sodass Sie Ihre offenen Zuweisungen jederzeit im Blick haben.