Externe opslag voor gespreksopnames
Sla gespreksopnames op in je eigen cloudopslag, zodat je zelf bepaalt hoe lang je ze bewaart en wie er toegang toe heeft.
Gespreksopnames zijn alleen nuttig als je ze ook kunt terugvinden, raadplegen en bewaren zolang als nodig is. Als opnames uitsluitend op de standaardopslag van een telefoonsysteem staan, ben je afhankelijk van de bewaartermijnen, toegangsregels en beschikbaarheid van dat systeem. Met externe opslag werkt het anders: in plaats van dat opnames in Voxbi's eigen opslagruimte blijven, worden ze doorgestuurd naar een cloudlocatie die jouw organisatie zelf beheert, waar jouw eigen beleid geldt.
Dit is vooral relevant wanneer er complianceverplichtingen spelen. Gereguleerde sectoren moeten opnames vaak een bepaalde periode bewaren, in aantoonbaar veilige omgevingen opslaan en op verzoek toegankelijk maken voor compliance-officers. Met externe opslag komen die opnames terecht in een omgeving die je al kent en beheert, geïntegreerd met je bestaande opslaginfrastructuur, opzoekprocessen en toegangscontroles. Dat maakt grootschalig terughalen ook een stuk praktischer: zoeken en downloaden vanuit een cloudopslagruimte die je zelf beheert, gaat gewoon.
Wanneer je dit gebruikt
Een financiële dienstverlener moet gespreksopnames een bepaalde periode bewaren onder MiFID II of vergelijkbare regelgeving, en heeft daarvoor een aantoonbaar veilige opslagomgeving nodig die hij zelf beheert.
Een klantenserviceteam wil opnames archiveren in de bestaande cloudopslagaccount, zodat kwaliteitsbeoordelaars erbij kunnen zonder in te hoeven loggen op het telefoonsysteem.
Een IT-team wil zelf de bewaar-, verwijder- en back-upregels bepalen voor gespreksopnames, in plaats van te vertrouwen op de standaardinstellingen van het telefoonplatform.
Hoe het werkt in Voxbi
Zet gespreksopname aan. Gespreksopname moet actief zijn voor de betreffende gebruikers, wachtrijen of gespreksstromen in de Voxbi Cockpit. Opnames worden daar eerst aangemaakt.
Stel je externe opslagbestemming in. Koppel je gewenste cloudopslaglocatie aan Voxbi, zodat het systeem weet waar voltooide opnames naartoe moeten.
Opnames worden automatisch doorgestuurd. Zodra een opgenomen gesprek eindigt, stuurt Voxbi de opname door naar de ingestelde opslagbestemming, zonder dat je er iets voor hoeft te doen.
Beheer opnames op jouw manier. Vanuit je eigen cloudopslag pas je bewaarschema's, toegangsrechten en opzoekprocessen toe, volledig los van het Voxbi-platform.
Veelgestelde vragen
Welke cloudopslagproviders worden ondersteund?
Welke koppelingen er beschikbaar zijn, staat hier niet gedetailleerd. Neem contact op met het Voxbi-team voor de actuele lijst met ondersteunde providers.
Vervangt externe opslag de gespreksopname, of werkt het er naast?
Externe opslag is de bestemming van je opnames, geen vervanging van de opnamefunctie zelf. Bekijk eerst de pagina over gespreksopname voor informatie over hoe je dat instelt, en configureer daarna externe opslag als bestemming voor voltooide opnames.
Gelden er limieten voor hoe lang opnames in externe opslag bewaard kunnen worden?
Bewaartermijnen in je externe opslag worden bepaald door je eigen opslagbeleid en eventuele wettelijke verplichtingen, niet door Voxbi. Dat is ook precies waarom teams kiezen voor externe opslag: om langere of specifiekere bewaarschema's te hanteren dan het telefoonplatform standaard biedt.