Oproep overnemen

Met oproep overnemen kun je een inkomend gesprek beantwoorden dat op het toestel van een collega rinkelt, gewoon vanachter je eigen bureau. Of een teamgenoot even weg is, al in gesprek is, of gewoon aan de andere kant van de ruimte zit: elk lid van dezelfde overneemgroep kan de oproep oppakken voordat die doorvalt naar voicemail.

De functie werkt via overneemgroepen, doorgaans ingericht per afdeling of team. Elke groep kan afzonderlijk worden in- of uitgeschakeld, en iemand kan lid zijn van meer dan één groep. Zo ontstaat er een vangnet dat ervoor zorgt dat oproepen altijd worden beantwoord, zonder dat bellers iets merken van de drukte erachter.

Wanneer je dit gebruikt

• Een receptieteam waarbij bellers altijd iemand te spreken moeten krijgen: elke beschikbare receptionist kan een rinkelende lijn overnemen als een collega al in gesprek is.

• Een supportteam dat in een gezamenlijke ruimte werkt: als het toestel van een medewerker rinkelt terwijl die weg is van zijn bureau, kan de buurman of buurvrouw het gesprek overnemen.

• Een klein bedrijf waar iedereen soms telefoontjes afhandelt, en de juiste reactie simpelweg is: opnemen in plaats van laten doorrinken.

Zo werkt oproep overnemen in Voxbi

1. Maak overneemgroepen aan in de Voxbi Cockpit. Een beheerder stelt een of meer overneemgroepen in (bijvoorbeeld: Support, Financiën, Dev) en voegt de toestelnummers toe die bij elke groep horen. Groepen kunnen afzonderlijk worden in- en uitgeschakeld zonder dat de configuratie verloren gaat.

2. Gebruik een snelkeuze om een rinkelend gesprek over te nemen. Rinkelt het toestel van een collega in jouw groep en wil jij opnemen? Toets *8 op je eigen toestel of gebruik de overnameknop in de Voxbi-app. Het gesprek wordt direct naar jou doorgeschakeld.

3. Houd het groepslidmaatschap actueel naarmate het team verandert. Gebruikers kunnen tegelijk lid zijn van meerdere overneemgroepen, zodat een beheerder de werkelijke teamstructuur kan weerspiegelen. Iemand uit een groep verwijderen of een groep uitschakelen heeft geen invloed op de andere groepen.

Veelgestelde vragen

Moet ik weten welk toestel rinkelt om een oproep over te nemen?

Nee. Met de *8-snelkeuze neem je elke rinkelende oproep binnen jouw overneemgroep over, ongeacht op wiens toestel die binnenkomt. Je hoeft geen specifieke collega op te geven.

Wat als er meerdere toestellen tegelijk rinkelen in mijn groep?

Je neemt één gesprek over. Als er gelijktijdig meerdere oproepen binnenkomen, pakt het systeem de vroegste op. De overige oproepen blijven rinkelen totdat iemand anders in de groep ze overneemt, of totdat de ingestelde time-out verstrijkt.

Kan iemand lid zijn van meer dan één overneemgroep?

Ja. Een toestelnummer kan tegelijk tot meerdere overneemgroepen behoren. Handig voor medewerkers die meer dan één afdeling of dienst dekken.

Hoe neemt een deskphone-gebruiker een gesprek over?

Door *8 te toetsen op een SIP-deskphone die via Voxbi is geconfigureerd. Op sommige toestellen kun je ook een knop instellen die oplicht zodra een groepslid wordt gebeld, zodat je al een visueel signaal hebt voordat je besluit het gesprek over te nemen.