Anrufübernahme
Jeden klingelnden Anruf in Ihrer Gruppe vom eigenen Gerät annehmen.
Mit der Anrufübernahme können Sie einen Anruf entgegennehmen, der gerade auf dem Telefon einer Kollegin oder eines Kollegen klingelt, ohne Ihren Platz zu verlassen. Ist ein Teammitglied kurz weg, bereits in einem Gespräch oder einfach nicht in Reichweite, kann jede Person derselben Übernahmegruppe den Anruf abfangen, bevor er abbricht oder in die Mailbox geht.
Die Funktion ist nach Übernahmegruppen organisiert, die sich üblicherweise an Abteilungen oder Teams orientieren. Jede Gruppe lässt sich unabhängig aktivieren oder deaktivieren, und eine Person kann gleichzeitig in mehreren Gruppen Mitglied sein. Das Ergebnis: ein Sicherheitsnetz, das Anrufe zuverlässig beantwortet, ohne dass Anrufende etwas von der internen Koordination mitbekommen.
Wann die Anrufübernahme sinnvoll ist
Ein Empfangsteam, bei dem Anrufende immer eine Person erreichen sollen: Jede verfügbare Kollegin kann eine klingelnde Leitung übernehmen, wenn die zuständige Person bereits spricht.
Ein Support-Team im Großraumbüro: Klingelt das Telefon eines Agenten, während er kurz weg ist, kann die Person am Nachbarplatz den Anruf direkt annehmen.
Ein kleines Unternehmen, in dem grundsätzlich alle Anrufe annehmen: Statt eine Leitung leer klingeln zu lassen, greift einfach die nächste freie Person ein.
So funktioniert die Anrufübernahme in Voxbi
Übernahmegruppen im Voxbi Cockpit anlegen. Eine administratorberechtigte Person richtet eine oder mehrere Gruppen ein (zum Beispiel: Support, Buchhaltung, Entwicklung) und weist ihnen die zugehörigen Nebenstellen zu. Gruppen können einzeln aktiviert und deaktiviert werden, ohne die Konfiguration zu verlieren.
Klingelnden Anruf per Kurzwahl übernehmen. Klingelt ein Telefon in Ihrer Gruppe und Sie möchten den Anruf annehmen, wählen Sie *8 auf Ihrem eigenen Telefon oder lösen Sie die Übernahme über die Voxbi-App aus. Der Anruf landet sofort bei Ihnen.
Mitgliedschaft bei Teamveränderungen anpassen. Nebenstellen können in mehreren Gruppen gleichzeitig aktiv sein, damit die Gruppenstruktur die reale Teamzusammensetzung widerspiegelt. Das Entfernen einer Person aus einer Gruppe oder das Deaktivieren einer Gruppe hat keinen Einfluss auf die übrigen Gruppen.
Häufige Fragen
Muss ich wissen, welches Telefon gerade klingelt, um die Übernahme auszulösen?
Nein. Der Kurzwahlcode *8 nimmt jeden klingelnden Anruf innerhalb Ihrer Übernahmegruppe entgegen, unabhängig davon, auf welcher Nebenstelle er klingelt. Sie müssen keine bestimmte Kollegin oder keinen bestimmten Kollegen angeben.
Was passiert, wenn in meiner Gruppe gerade mehrere Telefone gleichzeitig klingeln?
Die Übernahme greift sich einen klingelnden Anruf. Bei mehreren gleichzeitig eingehenden Anrufen übernimmt das System den ältesten. Die anderen klingeln weiter, bis sie jemand anderes in der Gruppe annimmt oder das konfigurierte Zeitlimit erreicht ist.
Kann eine Nebenstelle in mehreren Übernahmegruppen gleichzeitig Mitglied sein?
Ja. Das ist besonders praktisch für Teammitglieder, die mehrere Abteilungen oder Schichten abdecken. Die Mitgliedschaften in den einzelnen Gruppen sind voneinander unabhängig.
Wie löse ich die Übernahme an einem Tischtelefon aus?
Das Wählen von *8 auf einem über Voxbi bereitgestellten SIP-Tischtelefon reicht aus. Viele Tischtelefone lassen sich zusätzlich so konfigurieren, dass eine Taste aufleuchtet, sobald ein Gruppentelefon klingelt, und geben so ein optisches Signal, bevor Sie die Übernahme auslösen.