Active Directory Integration

Benutzerkonten in zwei getrennten Systemen zu pflegen kostet Zeit, die sich kaum bemerkbar macht: Ein neuer Mitarbeiter fängt an, und jemand muss daran denken, ihn auch in der Telefonanlage anzulegen. Jemand verlässt das Unternehmen, und die Nebenstelle bleibt länger aktiv als sie sollte. Die Verzeichnisintegration von Voxbi verbindet Ihren Microsoft-365-Mandanten mit Ihrer Telefonanlage, sodass Personen, Gruppen und Anmelderegeln, die Sie bereits an einem Ort verwalten, automatisch auch im anderen ankommen.

Die Integration umfasst die Synchronisierung von Benutzern und Kontakten sowie Single-Sign-on. Nach der Einrichtung erteilt Ihr Microsoft-365-Administrator einmalig die erforderlichen Berechtigungen, danach hält Voxbi alles aktuell. Mitarbeitende melden sich im Voxbi Cockpit und in der Voxbi-App mit denselben Zugangsdaten an, die sie überall sonst nutzen. Einen neuen Benutzer bereitzustellen bedeutet keinen zweiten Umweg mehr über das Telefonadmin-Panel.

Wann Sie Active Directory einsetzen würden

• Ein Unternehmen, das Microsoft 365 betreibt und Nebenstellen aus demselben Verzeichnis bereitstellen möchte, das es für E-Mail und Teams nutzt, ohne eine separate Benutzerliste in der Telefonverwaltung zu pflegen.

• Ein IT-Team, das Single-Sign-on über alle Geschäftsanwendungen hinweg benötigt, damit Mitarbeitende kein eigenes Voxbi-Passwort verwalten müssen und ausscheidende Personen sofort keinen Telefonzugang mehr haben, sobald ihr Microsoft-Konto deaktiviert wird.

• Eine Organisation, in der Kontakte und Präsenzinformationen aus dem Microsoft-Verzeichnis in der Telefonanlage sichtbar sein sollen, damit Agenten die Angaben eines Anrufers sehen, ohne die App zu wechseln.

So funktioniert Active Directory in Voxbi

1. Microsoft-365-Integration anlegen. Fügen Sie im Voxbi Cockpit eine neue Integration vom Typ Microsoft 365 hinzu. Ein Administrator Ihres Microsoft-365-Mandanten erteilt anschließend die erforderliche Administratorzustimmung, die Voxbi berechtigt, die benötigten Verzeichnisdaten zu lesen.

2. Synchronisierungsumfang festlegen. Aktivieren Sie die Benutzersynchronisierung, um Microsoft-365-Konten in die Telefonanlage zu übernehmen, die Kontaktsynchronisierung, um Verzeichniskontakte für die Anrufzuordnung einzubinden, und die Benutzerkontaktsynchronisierung, um für jeden bereitgestellten Nutzer einen Telefonanlage-Kontakt zu erstellen.

3. Single-Sign-on einschalten. Aktivieren Sie in den PBX-Einstellungen unter dem Tab „Authentifizierung" das Single-Sign-on und verweisen Sie auf Ihren Identity Provider. Mitarbeitende melden sich dann mit ihren bestehenden Microsoft-Zugangsdaten an.

4. Verbindungsstatus im Blick behalten. Der Integrationsbereich im Voxbi Cockpit zeigt, ob die Verbindung aktiv, ausstehend oder fehlerhaft ist, damit Ihr IT-Team einen unterbrochenen Sync erkennt, bevor daraus ein Support-Anruf wird.

Häufige Fragen

Welche Berechtigungen benötigt die Microsoft-365-Integration?

Die Integration setzt eine Administratorzustimmung eines Microsoft-365-Administrators in Ihrem Mandanten voraus. Dieser einmalige Schritt berechtigt Voxbi, Benutzer- und Kontaktdaten aus Ihrem Verzeichnis zu lesen. Danach läuft die Synchronisierung automatisch.

Gilt Single-Sign-on sowohl für das Voxbi Cockpit als auch für die Voxbi-App?

Single-Sign-on wird auf PBX-Ebene im Voxbi Cockpit konfiguriert und gilt für Administrator- und Benutzeranmeldungen. Über den Authentifizierungs-Tab in den PBX-Einstellungen lassen sich Identity-Provider-Attribute auf Voxbi-Benutzerfelder abbilden, sodass beim ersten Login das richtige Konto zugeordnet wird.

Was passiert mit einer Nebenstelle, wenn das Microsoft-Konto eines Nutzers deaktiviert wird?

Da Voxbi Ihr Microsoft-365-Verzeichnis als Quelle nutzt, wird ein deaktivierter oder entfernter Benutzer in Microsoft 365 nicht länger als aktiver Nutzer in Voxbi synchronisiert. Administratoren behalten über das Voxbi Cockpit jederzeit die volle Kontrolle über den aktivierten oder deaktivierten Status jedes Benutzers.

Lässt sich die Verzeichnisintegration ohne Single-Sign-on nutzen?

Ja. Benutzersynchronisierung und Kontaktsynchronisierung funktionieren unabhängig vom Single-Sign-on. Sie können Verzeichnisdaten synchronisieren, um die Benutzerliste Ihrer Telefonanlage aktuell zu halten, während Mitarbeitende sich weiterhin mit separaten Voxbi-Zugangsdaten anmelden. Oder Sie aktivieren beides gemeinsam.