Anrufverlauf: jeder Anruf lückenlos dokumentiert

Voxbi erfasst jeden Anruf, den das Telefonsystem verarbeitet: eingehend, ausgehend, angenommen, verpasst. Der Anrufverlauf ist an zwei Stellen abrufbar. Das Voxbi Cockpit bietet Administratoren eine systemweite Übersicht für die Überprüfung von Weiterleitungsregeln, die Auswertung und die Fehlersuche. Die Voxbi App zeigt jedem Nutzer seine persönliche Chronologie mit KI-generierten Zusammenfassungen für geeignete Gespräche.

Beide Ansichten zusammen geben Teams eine verlässliche Aufzeichnung darüber, was wann mit wem besprochen wurde, ganz ohne manuelle Notizen oder separate Systeme.

Wann der Anrufverlauf nützlich ist

• Eine Teamleitung überprüft das Anrufaufkommen der vergangenen Woche nach Nutzer oder Durchwahl, um zu verstehen, wie die Last verteilt war und ob Anrufe abgebrochen wurden oder unbeantwortet blieben.

• Ein Vertriebs- oder Supportmitarbeiter kehrt zu einem gestrigen Gespräch zurück: Er öffnet den Verlauf, findet den Anruf und liest die KI-Zusammenfassung, um vor dem Follow-up die wichtigsten Punkte noch einmal parat zu haben.

• Ein Administrator prüft, ob ein neuer Anrufablauf korrekt weiterleitet, indem er Quelle, Ziel und Zeitstempel der letzten Anrufe im Systemprotokoll nachvollzieht.

So funktioniert der Anrufverlauf in Voxbi

1. Anrufe im Cockpit oder in der Voxbi App einsehen. Das Cockpit zeigt alle Systemanrufe mit Typ (eingehend, ausgehend, intern), Quelle, Ziel, Datum und Dauer. Die Voxbi App zeigt den persönlichen Verlauf des angemeldeten Nutzers, filterbar nach Richtung und Anruftyp.

2. Filtern und suchen. Beide Ansichten lassen sich nach Zeitraum, Anruftyp und Durchwahl einschränken. Das Cockpit bietet zusätzlich eine Freitextsuche über alle Anrufeinträge, praktisch zum Auffinden einer bestimmten Nummer oder zum Nachverfolgen eines Weiterleitungswegs.

3. KI-Zusammenfassung öffnen, wo verfügbar. In der Voxbi App sind Anrufe, die von der KI verarbeitet wurden, entsprechend gekennzeichnet. Ein Klick zeigt das automatisch erkannte Thema, eine Gesprächszusammenfassung, erkannte Schlüsselwörter (basierend auf den im Voxbi Cockpit definierten Begriffen) sowie KI-generierte Labels zur Einordnung des Gesprächsinhalts.

4. Direkt zurückrufen oder Kontakt anlegen. Aus dem Verlauf in der Voxbi App heraus lässt sich ein Anruf mit einem Klick erwidern oder eine unbekannte Nummer direkt als Kontakt speichern, ohne die Ansicht zu verlassen.

Häufige Fragen

Wie lange wird der Anrufverlauf aufbewahrt?

Der Anrufverlauf im Voxbi Cockpit wird für einen festgelegten Zeitraum vorgehalten. Danach können Einträge für die Offline-Archivierung oder für Compliance-Zwecke exportiert werden. Den aktuellen Aufbewahrungszeitraum erfährt man beim zuständigen Administrator, da er von der jeweiligen Konfiguration abhängt.

Welche Informationen werden je Anruf gespeichert?

Jeder Eintrag enthält den Anruftyp (eingehend, ausgehend oder intern), die Quellnummer oder -durchwahl, die Zielnummer oder -durchwahl, Datum und Uhrzeit des Gesprächsbeginns sowie die Gesprächsdauer. Interne Anrufe werden gemeinsam mit externen Gesprächen protokolliert.

Was enthält eine KI-Zusammenfassung?

Steht eine KI-Zusammenfassung für einen Anruf bereit, werden das automatisch erkannte Hauptthema, eine schriftliche Zusammenfassung der wichtigsten Gesprächspunkte, Schlüsselwörter, die den konfigurierten Begriffen entsprechen, sowie KI-generierte Labels zur inhaltlichen Einordnung angezeigt. Die Schlüsselwörter werden im Voxbi Cockpit unter "KI-Schlüsselwörter" gepflegt, sodass die Erkennung auf die relevanten Themen des eigenen Unternehmens zugeschnitten werden kann.

Kann ein Nutzer Anrufe anderer Personen einsehen?

In der Voxbi App sieht jeder Nutzer ausschließlich seinen eigenen Anrufverlauf. Der systemweite Verlauf über alle Durchwahlen hinweg ist im Voxbi Cockpit abrufbar und erfordert Administratorzugang.