Warteschleifen
Stoßzeiten entspannt meistern: Eingehende Anrufe werden der Reihe nach gesammelt und an die nächste freie Person weitergeleitet.
Warteschleifen fangen eingehende Anrufe auf und verbinden jeden Anrufer in der Reihenfolge seines Eingangs mit der nächsten freien Person. Statt eines Besetztzeichens oder einer Voicebox hört der Anrufer eine Begrüßung und Warteschleifenmusik, während Ihr Team die Anrufe in einer fairen, vorhersehbaren Reihenfolge annimmt.
Für jedes Team, das mehr Anrufe bekommt, als es gleichzeitig beantworten kann (Support, Empfang, Vertriebsleitungen), ist eine Warteschleife der Unterschied zwischen einem Anrufer, der kurz wartet, und einem, der auflegt.
Wann eine Warteschleife sinnvoll ist
Eine Support- oder Servicenummer, bei der mehrere Personen die Last teilen und zu Stoßzeiten kein Anruf verloren gehen soll.
Eine zentrale Empfangsnummer, die eine Gruppe klingelt, sodass die erste freie Person abnimmt.
Eine Verkaufs- oder Buchungsleitung, bei der Anrufer der Reihe nach bedient werden und wer am längsten wartet, als Erster drankommt.
So funktionieren Warteschleifen in Voxbi
Warteschleife anlegen und Team zuweisen. Im Voxbi Cockpit erstellen Sie eine Warteschleife und fügen die Personen oder Gruppen hinzu, die Anrufe annehmen sollen. Agenten können sich je nach Schicht ein- und ausloggen, sodass die Warteschleife nur Personen klingelt, die tatsächlich verfügbar sind.
Klingelstrategie wählen. Legen Sie fest, wie ein wartender Anruf angeboten wird: alle gleichzeitig, reihum (Round Robin), die Person mit den wenigsten angenommenen Anrufen oder diejenige, die am längsten inaktiv war. So verteilen Sie die Last gleichmäßig im Team.
Was der Anrufer hört. Fügen Sie eine Begrüßung, Warteschleifenmusik und optional Ansagen zur Position oder Wartezeit hinzu, damit das Warten strukturiert und nicht still wirkt.
Überlauf regeln. Bestimmen Sie, was passiert, wenn die Wartezeit zu lang wird oder niemand verfügbar ist: auf Voicemail weiterleiten, an eine andere Nummer übergeben oder in eine zweite Warteschleife fallen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Warteschleife und einer Rufgruppe?
Eine Rufgruppe klingelt eine Reihe von Telefonen gleichzeitig und bricht ab, sobald jemand abnimmt oder die Zeit abläuft. Eine Warteschleife hält mehrere Anrufer gleichzeitig in der Leitung, spielt ihnen Musik ab und verbindet jeden in der Reihenfolge seines Eingangs mit der nächsten freien Person. Rufgruppen eignen sich für kleine Teams, die meist erreichbar sind; Warteschleifen für Leitungen, die mehr Anrufe erhalten als gleichzeitig beantwortet werden können.
Können Teammitglieder sich tagsüber in die Warteschleife ein- und ausloggen?
Ja. Jedes Teammitglied kann sich selbst ein- und ausloggen, sodass die Warteschleife nur Personen klingelt, die gerade im Dienst und verfügbar sind. Vorgesetzte sehen außerdem im Live-Dashboard, wer aktuell eingeloggt ist.
Was passiert, wenn alle besetzt sind?
Der Anrufer bleibt in der Leitung und hört Ihre Warteschleifenmusik sowie etwaige Ansagen. Überschreitet die Wartezeit einen von Ihnen festgelegten Grenzwert, wird der Anruf weitergeleitet: auf Voicemail, eine andere Nummer oder eine zweite Warteschleife.
Können wichtige Anrufer vorgezogen werden?
Ja. Markieren Sie einen Anrufer oder eine Nummer als Priorität, und Voxbi reiht den Anruf weiter vorne in der Warteschleife ein, sodass Ihre wichtigsten Kunden bevorzugt bedient werden.