Terminplanung und Anrufe
Teilen Sie einen Buchungslink mit Ihrer aktuellen Verfügbarkeit und lassen Sie Kontakte direkt aus dem Browser anrufen.
Die Funktion „Terminplanung und Anrufe" in Voxbi verbindet zwei Dinge, die die meisten Telefonanlagen voneinander trennen: Ihren Kalender und Ihre Erreichbarkeit am Telefon. Beginnt ein Kalendereintrag, liest Voxbi ihn aus und setzt Ihren Status automatisch. Kollegen und Anrufweiterleitungen sehen Sie dann als „In einem Meeting" oder „Abwesend", ohne dass Sie selbst etwas anpassen müssen. Und wenn Sie frei sind, können Sie einen personalisierten Buchungslink teilen, über den Kontakte einen passenden Termin wählen oder sogar direkt aus dem Browser heraus ein Gespräch starten.
Das Ergebnis: ein Telefonsystem, das Ihren Terminkalender kennt, anstatt darauf zu warten, dass Sie Ihren Status bei jeder Statusänderung manuell aktualisieren.
Wann Sie diese Funktion einsetzen
Kundennahe Teams, in denen verpasste Anrufe und Statusverwirrung zum Alltag gehören: Durch die Kalenderverknüpfung leitet das System Anrufe korrekt weiter, ohne dass jemand seine Verfügbarkeit von Hand pflegt.
Account-Manager oder Berater, die Kunden einen Buchungslink schicken, damit diese selbst einen Gesprächstermin wählen können, ohne lange E-Mail-Abstimmungen. Der Anruf kommt zum vereinbarten Zeitpunkt als eingehender Anruf in Voxbi an.
Unternehmen, bei denen der Status die Realität abbilden soll: Mitarbeitende im Urlaub, in ganztägigen Sitzungen oder in Fokuszeiten sind automatisch nicht erreichbar, ganz ohne manuelle Eingriffe.
So funktioniert es in Voxbi
Microsoft 365 im Cockpit verbinden. Ein Administrator öffnet unter „PBX" den Bereich „Integrationen", wählt Microsoft 365 als Kalenderanbieter und erteilt die Berechtigung. Anschließend verknüpft jede Person ihren eigenen Kalender in den Voxbi-Client-Einstellungen.
Einträge den passenden Status zuordnen. Unter „Status" im Cockpit aktivieren Sie die Kalendersynchronisierung für die gewünschten Status und legen fest, welche Eintragstypen welchen Status auslösen. Ein Meeting setzt „In einem Meeting", ein Abwesenheitseintrag setzt „Abwesend", ein Fokuszeit-Block kann „Nicht stören" aktivieren.
Telefonverhalten je Status festlegen. Jeder Status bestimmt, was mit eingehenden Anrufen passiert: klingeln lassen, an die Voicemail weiterleiten, an eine Kollegin weitergeben oder auf das Mobiltelefon umleiten. Der Status steuert das alles automatisch.
Buchungslink teilen oder direktes Anrufen aus dem Browser aktivieren. Ist Ihr Status auf „Verfügbar", kann Voxbi einen Link bereitstellen, über den Kontakte einen Slot aus Ihrem Kalender buchen oder sofort ein Gespräch im Browser starten, ohne ein zusätzliches Tool zu benötigen.
Häufig gestellte Fragen
Mit welchen Kalendersystemen funktioniert das?
Voxbi verbindet sich mit Microsoft 365-Kalendern. Die Integration umfasst persönliche Kalender und freigegebene Kalender; die Synchronisierung kann in Echtzeit oder in einem konfigurierbaren Intervall erfolgen.
Können Mitarbeitende den automatisch gesetzten Status überschreiben?
Ja. Über den Voxbi-Client lässt sich der kalendergesteuerte Status jederzeit manuell überschreiben. Die Änderung gilt sofort; beim nächsten Terminereignis aktualisiert der Kalender den Status wieder automatisch.
Sperrt ein Kalendereintrag Anrufe automatisch, oder muss ich das separat konfigurieren?
Der Kalender setzt den Status, und jeder Status steuert das Telefonverhalten unabhängig davon. Ein Administrator legt im Cockpit pro Status fest, ob das Telefon stumm geschaltet wird, Anrufe weitergeleitet werden oder es weiterhin klingelt.
Was passiert bei Einträgen, die ich im Kalender als privat markiert habe?
Private Einträge lassen sich von der Synchronisierung ausschließen. Eine erweiterte Einstellung erlaubt es Administratoren, Voxbi so zu konfigurieren, dass als privat markierte Einträge ignoriert werden, sodass diese Blöcke weder Ihren Status noch die Anrufweiterleitung beeinflussen.