Planification et appels
Partagez un lien de réservation avec vos disponibilités et laissez vos contacts vous appeler directement depuis le navigateur.
La fonctionnalité de planification et d'appels de Voxbi connecte deux éléments que la plupart des systèmes téléphoniques traitent séparément : votre agenda et votre disponibilité sur le téléphone. Dès qu'un événement débute, Voxbi le lit et met à jour votre statut automatiquement. Vos collègues et les flux d'appels vous voient comme "En réunion" ou "Absent" sans que vous n'ayez rien à faire. Et quand vous êtes libre, vous pouvez partager un lien de réservation personnalisé pour que vos contacts choisissent un créneau adapté, ou permettre aux visiteurs de démarrer un appel directement depuis le navigateur.
Le résultat : un système téléphonique qui connaît votre planning, plutôt qu'un système qui compte sur vous pour penser à changer de statut à chaque changement de situation.
Quand utiliser la planification et les appels
Une équipe en contact avec les clients, où les appels manqués et la confusion de statut sont fréquents : connecter l'agenda permet au système de router les appels correctement, sans que personne n'ait à mettre à jour sa disponibilité manuellement.
Un responsable de compte ou un consultant qui partage son lien de disponibilité avec ses clients afin qu'ils puissent réserver des appels sans échanges d'e-mails, ces appels arrivant dans Voxbi comme des appels entrants à l'heure convenue.
Une entreprise qui souhaite que le statut reflète la réalité : les collaborateurs en congé, en journée de séminaire ou en mode concentration sont injoignables, sans intervention de qui que ce soit.
Comment fonctionne la planification et les appels dans Voxbi
Connecter Microsoft 365 dans Cockpit. Un administrateur accède à PBX, puis à Intégrations, sélectionne Microsoft 365 comme fournisseur de calendrier et autorise la connexion. Chaque utilisateur relie ensuite son propre agenda dans les paramètres du client Voxbi.
Configurer la correspondance entre événements et statuts. Dans Cockpit, sous Statuts, activez la synchronisation de l'agenda pour les statuts concernés et définissez les types d'événements qui déclenchent chacun d'eux. Une entrée "réunion" active "En réunion", une entrée "absent du bureau" active "Absent", un bloc de concentration peut activer le mode Ne pas déranger.
Définir le comportement téléphonique pour chaque statut. Chaque statut contrôle ce qui arrive aux appels entrants : laisser sonner, rediriger vers la messagerie vocale, transférer à un collègue ou renvoyer sur le mobile. Le statut pilote automatiquement le routage des appels.
Partager votre lien de réservation ou activer l'appel depuis le navigateur. Lorsque votre statut passe à disponible, Voxbi peut exposer un lien permettant à vos contacts de réserver un créneau dans votre agenda ou de démarrer un appel depuis le navigateur directement, sans outil supplémentaire.
Questions fréquentes
Avec quels systèmes de calendrier cela fonctionne-t-il ?
Voxbi se connecte aux agendas Microsoft 365. L'intégration couvre les calendriers personnels et les calendriers partagés, et la synchronisation peut être configurée en temps réel ou à un intervalle paramétrable.
Un collaborateur peut-il annuler le statut défini automatiquement ?
Oui. Les utilisateurs peuvent remplacer manuellement le statut issu de l'agenda à tout moment depuis le client Voxbi. Le remplacement prend effet immédiatement, et l'agenda reprendra la mise à jour du statut au prochain événement.
Un événement du calendrier bloque-t-il les appels automatiquement, ou faut-il le configurer séparément ?
L'agenda définit le statut, et chaque statut contrôle indépendamment le comportement téléphonique. Un administrateur définit dans Cockpit si un statut donné coupe le téléphone, redirige les appels ou laisse sonner, statut par statut.
Que se passe-t-il si un rendez-vous est marqué comme privé dans mon agenda ?
Les rendez-vous privés peuvent être exclus de la synchronisation. Un paramètre avancé permet aux administrateurs de configurer Voxbi pour ignorer les événements marqués comme privés, afin que ces plages n'affectent ni votre statut ni le routage de vos appels.