Doorschakelen
Stuur inkomende gesprekken door naar een ander nummer of apparaat, zodat er niets gemist wordt.
Doorschakelen stuurt een inkomend gesprek naar een ander nummer of apparaat, in plaats van de oorspronkelijke bestemming of er naast. Het effect is eenvoudig: stap je even weg van je bureau, dan kan een oproep naar je toestel tegelijkertijd ook op je mobiel overgaan. De beller wordt altijd verbonden, ongeacht waar jij op dat moment bent.
Voor bedrijven waar bereikbaarheid telt (buitendienstteams, managers onderweg, thuiswerkers, gedeelde receptielijnen) dicht doorschakelen het gat tussen een gemiste oproep en een gemiste kans. Het gesprek volgt de persoon, niet het bureau.
Wanneer je doorschakelen gebruikt
Een medewerker werkt afwisselend op kantoor en bij klanten, en wil dat zijn toestelextensie en mobiel gelijktijdig overgaan zodat geen enkel gesprek verloren gaat.
Een klein team deelt één receptienummer en wil dat oproepen naar iemands persoonlijke mobiel doorlopen als er binnen een ingestelde tijd niet opgenomen wordt op de hoofdextensie.
Een bereikbaarheidsdienst-medewerker wil buiten kantooruren alle zakelijke gesprekken doorgestuurd krijgen naar zijn persoonlijke apparaat, zonder dat bellers dat nummer te zien krijgen.
Hoe doorschakelen werkt in Voxbi
Open de gespreksvoorkeuren van de gebruiker in de Voxbi Cockpit. Ga naar Gebruikers, selecteer de betreffende persoon en open het tabblad Gespreksvoorkeuren. Voer het mobiele nummer in het veld voor mobiele koppeling in.
Schakel gelijktijdig overgaan in de gespreksflow in. Open de gespreksflow die gesprekken naar deze gebruiker routeert. Zet in de belstap de optie "Bel mobiele koppelingen" aan. Vanaf dat moment gaan zowel de toestelextensie als de mobiel gelijktijdig over bij elke inkomende oproep.
Laat elk apparaat opnemen. De beller hoort een normale beltoon. Welk apparaat ook als eerste opneemt (bureautelefoon of mobiel), dat verbindt het gesprek. Het andere apparaat stopt automatisch met overgaan.
Stel de terugvaloptie in. Neemt geen enkel apparaat op binnen de door jou ingestelde tijd, dan gaat de gespreksflow verder naar de volgende stap: voicemail, een andere wachtrij of een ander nummer. Geen enkel gesprek valt in het niets.
Gebruikers kunnen mobiel overgaan ook zelf in- of uitschakelen via de Voxbi-app, zodat ze hun eigen bereikbaarheid kunnen regelen zonder de beheerder te hoeven inschakelen.
Veelgestelde vragen
Merkt de beller iets van het doorschakelen?
Nee. De beller hoort een gewone beltoon en wordt normaal verbonden zodra iemand opneemt. De doorschakellogica is voor hen volledig onzichtbaar.
Kan ik gesprekken alleen op bepaalde tijden doorschakelen?
Ja. Voeg een tijdschema-stap toe aan de gespreksflow en combineer die met je doorschakelinstelling. Tijdens kantooruren gaat het gesprek naar de toestelextensie; buiten die uren wordt het doorgestuurd naar een mobiel of gaat het direct naar voicemail, zonder dat je iets handmatig hoeft te wijzigen.
Wat als ik wil dat de mobiel alleen als back-up overgaat, niet tegelijkertijd?
Stel de belstap zo in dat de extensie eerst een bepaald aantal seconden overgaat, en laat de gespreksflow daarna doorgaan naar een tweede belstap gericht op de mobiel. Zo krijg je een opeenvolgend doorschakelen in plaats van gelijktijdig overgaan.
Kan een gebruiker zelf doorschakelen zonder beheerdersrechten?
Ja. Elke gebruiker kan mobiele koppeling in- of uitschakelen vanuit de instellingen van de Voxbi-app. Ze kunnen de onderliggende gespreksflow niet aanpassen, maar ze bepalen zelf of de mobiel ook moet overgaan naast de bureautelefoon.