0800-Nummer: Kosten, Vorwahlen und Auswahl fürs Unternehmen

Mit einer 0800-Nummer ruft Ihre Kundschaft kostenlos an. Heißt das, dass das Unternehmen nichts bezahlt? Genau dieses Missverständnis sollten Sie vor der Wahl ausräumen. Die Verbindung zahlt das Unternehmen, das die Nummer betreibt. Dazu kommen das Personal am Telefon, das Routing und die Öffnungszeiten. Planen Sie bei einer kostenlosen Servicenummer deshalb Budget und Anrufweg zugleich.

Dieser Leitfaden richtet sich an Mittelständler, Kliniken und Filialnetze in Deutschland, die eine bundesweite Hotline aufbauen wollen. Die Vorwahl allein entscheidet wenig. Klären Sie auch, wie die Nummer aus dem Ausland erreichbar ist, und legen Sie fest, was mit einem Anruf passiert, den gerade niemand annehmen kann.

0800-Nummer: Definition und wer die Anrufe bezahlt

Eine 0800-Nummer ist eine Rufnummer für entgeltfreie Telefondienste. Laut Nummernplan der Bundesnetzagentur zahlt der Anrufer dafür kein Entgelt, weder für den Anruf noch für den Dienst dahinter. Die Verbindungskosten trägt das angerufene Unternehmen. Die Nummer besteht aus der Kennzahl 0800 und einer siebenstelligen Teilnehmerrufnummer und hat keinen Ortsbezug.

Ein Beispiel ist ein Unternehmen, das seinen technischen Support bündelt. Der Kunde meldet eine Störung, eine Mitarbeiterin nimmt das Gespräch an. Kostenlos ist nur der Anruf des Kunden. Die Arbeitszeit am Telefon und den Betrieb der Telefonanlage bezahlt weiterhin das Unternehmen.

Wofür Unternehmen die 0800 nutzen

Die 0800 legt vor allem fest, wer das Gespräch bezahlt: Das Unternehmen übernimmt die Kosten für alle, die anrufen. Die Nummer ist damit die zentrale Anlaufstelle für den Service. Wer dahinter antwortet und wie viele Leute dafür bereitstehen, entscheidet das Unternehmen selbst.

Typische Anwendungen sind:

• der Kundenservice nach dem Kauf

• der technische Support bei Störungen

• Informationshotlines von Behörden und Verbänden

• Beratungs- und Hilfetelefone, bei denen der Preis keine Hürde sein darf

So bekommen Sie eine 0800-Nummer

Die Bundesnetzagentur teilt 0800-Nummern auf Antrag zu, auch online. Wer eine Nummer beantragt, lässt sie anschließend von einem Netzbetreiber schalten, direkt oder über einen Diensteanbieter. Ein Unternehmen mit Sitz im Ausland muss dafür einen Empfangsbevollmächtigten mit Adresse in Deutschland benennen. Nach der Zuteilung muss die Nummer innerhalb von 180 Kalendertagen in Betrieb gehen.

Sie müssen die Nummer nicht selbst beantragen. Ein Anbieter, dem eine 0800-Nummer zugeteilt ist, darf sie laut Nummernplan auf Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung im Rahmen einer Dienstleistung für Sie nutzen. Hat Ihr Vertrag mit dem Diensteanbieter eine Laufzeit von mehr als 89 Tagen und sind während der Laufzeit nur Sie unter der Nummer erreichbar, können Sie laut Nummernplan die Zuteilung an sich selbst beantragen. Fragen Sie Ihren Anbieter deshalb vorab, wem die Nummer zugeteilt ist und ob Sie sie bei einem Wechsel mitnehmen können.

Vorwahlen im Vergleich: 0800, 0180 und 0900

In Deutschland zeigt die Vorwahl, wer das Gespräch bezahlt und wie viel. Die Preise für 0180 und 0900 legt die Bundesnetzagentur fest. Die 0180-Preise gelten ausdrücklich aus allen Netzen. Stand: November 2026.

Wer den Anruf bezahlt, nach Rufnummernart

Alle Preise im Vergleich verstehen sich inklusive Mehrwertsteuer. Die 0180-Preise stehen in der Preisfestlegung der Bundesnetzagentur (Verfügung 101/2021, gültig seit dem 1. Dezember 2021). Die 0900-Tarifstufen gelten seit dem 1. Dezember 2024 und stehen auf der 0900-Seite der Bundesnetzagentur.

0800-Nummer und 0180-Servicenummer

Bei einer 0800-Nummer zahlt der Anrufer nichts. Eine 0180-Nummer kostet ihn einen festen Betrag. Die Ziffer hinter der 0180 bestimmt, ob pro Minute oder pro Anruf abgerechnet wird und wie hoch der Preis ist. Seit Dezember 2021 gilt dieser Preis aus dem Festnetz und aus dem Mobilfunk gleichermaßen. Die 0180-5 kostet zum Beispiel 14 Cent pro Minute, die 0180-2 kostet 6 Cent pro Anruf.

Wirbt Ihr Kundenservice mit kostenlosem Kontakt, brauchen Sie deshalb die 0800. Mit einer 0180 zahlt der Anrufer mit. Bei einer 0900-Nummer kommt zur Verbindung ein Entgelt für den Dienst hinzu. Sie passt zu keiner Hotline, die als kostenlos gelten soll.

Von den Nummern in dieser Tabelle ist nur bei der 0800 der Anruf schon durch den Rufnummernbereich kostenlos. Bei einer Ortsnetznummer hängt der Preis vom Tarif des Anrufers ab. Ihre Stärke ist der Ortsbezug. Wie Sie eine Ortsnetznummer unabhängig vom Standort betreiben, zeigt der Leitfaden zur virtuellen Festnetznummer.

Anrufe aus dem Ausland

Eine deutsche 0800-Nummer ist für Anrufer im Inland kostenlos. Aus dem Ausland können Kosten entstehen. Die Bundesnetzagentur empfiehlt deshalb, in Werbung und Vertragstexten zur Nummer darauf hinzuweisen. Ob und zu welchen Bedingungen die Nummer aus dem Ausland überhaupt erreichbar ist, klären Sie mit Ihrem Anbieter.

Haben Sie Kundschaft in Österreich, der Schweiz oder den Benelux-Ländern, übertragen Sie die deutschen Regeln nicht einfach auf diese Länder. Lassen Sie sich vom Anbieter schriftlich bestätigen:

• welche Nummerntypen es im jeweiligen Land gibt

• für welche Herkunft der Anrufe die Kostenfreiheit gilt

• ob die Nummer aus dem Ausland erreichbar ist und was der Anruf dann kostet

Mit diesen Angaben schreiben Sie auf die Website genau das, was für jeden Anrufer gilt.

Was eine 0800-Nummer das Unternehmen kostet

Das Prinzip kennen Sie vom Brief mit dem Vermerk „Gebühr bezahlt Empfänger“. Der Absender schickt ihn kostenlos ab, das Porto zahlt der Empfänger. Bei der 0800-Nummer wählt der Anrufer gratis. Das angerufene Unternehmen zahlt die Verbindung und alles, was es zum Antworten braucht.

Hilfreich ist der Vergleich mit anderen Sondernummern. Laut § 164 Telekommunikationsgesetz sind Anrufe bei 110 und 112 für den Anrufer kostenlos, und jeder beteiligte Anbieter trägt seine Kosten selbst. Bei der 0800 bezahlt dagegen der Inhaber der Nummer den Anruf. Bei der 0900 zahlt der Anrufer einen Aufpreis.

Posten fürs Budget

Achten Sie darauf, dass der Vertrag die Telekommunikationskosten getrennt von den Betriebskosten ausweist. Die Verbindungsrechnung zeigt die Gesprächsminuten. Die Zeit, die Ihr Team pro Anliegen braucht, erscheint dort nie.

• Eingehende Gespräche, abgerechnet nach Vertrag und nach Herkunft der Anrufe aus Festnetz oder Mobilfunk

• Mögliche Grundgebühren für die Nummer, das Routing und Zusatzfunktionen

• Erweiterte Öffnungszeiten, abgedeckt durch ein Team oder einen Bereitschaftsdienst

• Die Arbeitszeit fürs Gespräch, für die Recherche und für die Nachbearbeitung

• Weiterleitungen zwischen Standorten, mit ihren Kosten und der tatsächlich freien Kapazität am Ziel

Nehmen Sie als Beispiel eine Klinikgruppe mit zentraler Terminvergabe. Das Gespräch landet im Servicecenter, geht an eines der Häuser und wird dort von einer dritten Person bearbeitet. Das Budget sollte diesen Weg bis zum letzten Gesprächspartner abdecken.

Eine für Ihre Kundschaft kostenlose Leitung budgetieren Sie selbst, mit Verbindungskosten und Personal.

Eine erste Größenordnung der Verbindungskosten liefern die Gesprächstarife von Voxbi. Die Konditionen für eine bestimmte 0800-Nummer, gerade für eingehende Anrufe und Weiterleitungen, stehen erst im Angebot Ihres Anbieters.

Fragen an den Anbieter vor der Unterschrift

Die Regulierung legt die Kategorie der Nummer fest. Der Vertrag regelt, was Ihr Unternehmen im Alltag pro Anruf bezahlt.

• Was kostet Sie ein eingehender Anruf aus dem Mobilfunknetz im Vergleich zum Festnetz?

• Ist die Nummer aus dem Ausland erreichbar, und zu welchen Bedingungen?

• Wer trägt welchen Teil der Verbindung bis zu Ihrer Telefonanlage?

• Was passiert bei einer Weiterleitung an einen anderen Standort oder eine externe Nummer? Läuft die erste Verbindung weiter auf Ihre Rechnung, solange die Anlage das Gespräch hält?

Mit präzisen Antworten stellen Sie ein belastbares Budget auf und formulieren die öffentliche Angabe korrekt, auch für Anrufer aus dem Ausland.

0800-Nummer oder Ortsnetznummer

Eine 0800-Nummer hat keinen Ortsbezug. Ihre Vorwahl verrät weder die Stadt noch den Standort, der antwortet. Eine Ortsnetzvorwahl wie 030 für Berlin oder 089 für München ordnet die Nummer einer Region zu.

0800-Nummer und Ortsnetznummer im Vergleich

Die Nummer muss zum Service passen

Die 0800-Nummer passt zu einem Unternehmen, das eine Nummer für alle Standorte zeigen will, egal wo die Anfrage bearbeitet wird. Eine Ortsnetznummer schafft eher Vertrauen bei Kundinnen und Kunden, die ihre Filiale, ihr Hotel oder ihre Praxis schon kennen.

Entscheidend ist, was Ihre Anrufer erwarten. Ein zentraler Service muss nicht lokal wirken, und ein Geschäft im Viertel braucht selten eine bundesweite Hotline. Häufige Fehler:

• Der Anrufer zahlt eine 0180-Gebühr, obwohl der Kundenservice mit kostenlosem Kontakt wirbt.

• Eine 0800-Nummer ersetzt eine bekannte lokale Nummer, ohne dass die Kundschaft etwas davon hat.

• Das Unternehmen veröffentlicht die Nummer, bevor es die Bedingungen für Anrufe aus dem Mobilfunk und aus dem Ausland kennt.

Einsatzbereiche: Kundenservice, Reservierung und Patientenanmeldung

Empfohlene Nummer nach Anwendung

Kundenservice und Reservierungen

Im Kundenservice lohnt sich die 0800-Nummer, wenn Ihre Kundschaft übers ganze Land verteilt ist. Der Kunde sollte sein Problem melden können, ohne über den Preis des Gesprächs nachzudenken. Im Gegenzug muss das Unternehmen die Bearbeitung organisieren, denn ein kostenloser Anruf ins Leere hilft niemandem.

Richten Sie die erste Option im Sprachmenü an den echten Anrufgründen aus. Eine Frage zum Bearbeitungsstand sollte bei einem Team landen, das sie beantworten kann, und nicht beim technischen Support. Legen Sie als Leitung des Kundenservice die Anrufziele fest, bevor Sie die Nummer breit streuen.

Bei Reservierungen hängt die Wahl von der Größe des Netzes ab. Ein unabhängiges Restaurant bleibt am besten bei seiner Ortsnetznummer, die direkt zum Haus gehört. Eine Hotelgruppe kann eine gemeinsame Nummer für alle Häuser wählen, sofern das Team das gewünschte Haus erkennt, bevor es eine Verfügbarkeit bestätigt.

Achten Sie darauf, dass der Überlauf für den Gast nachvollziehbar bleibt. Antwortet ein anderes Haus, sollte die Person am Telefon den Zusammenhang kennen und die Anfrage abschließen können, statt nur abzuheben.

Patientenanmeldung und zentrale Terminvergabe

In einer Arztpraxis wollen Patienten meist einen Ort und ein Team erreichen, die sie kennen. Eine Ortsnetznummer bewahrt diese Bindung, gerade wenn die Anmeldung auch Fragen zur Anfahrt oder zu den Sprechzeiten beantwortet.

Eine zentrale Terminvergabe leitet Anfragen an das richtige Haus oder die richtige Fachabteilung weiter. Dafür eignet sich die 0800-Nummer. Der Anrufweg sollte dann eine neue Terminanfrage von einem Anliegen für eine bekannte Station trennen. Fragen Sie sensible Angaben nur so weit ab, wie es fürs Weiterleiten nötig ist.

Saisonale Hotlines und Vertrieb vor Ort

Eine saisonale Informationshotline sollte sich öffnen, verstärken und sauber wieder schließen lassen. Planen Sie für die Zeit außerhalb der Saison eine Ansage mit einem sinnvollen Ausweichziel ein, damit kein Telefon in einem leeren Büro klingelt.

Im Vertrieb vor Ort zählt die Nähe. Ein Interessent, der einen Termin in der Filiale sucht, will wissen, welcher Standort antwortet und welches Gebiet er betreut. Die Ortsnetznummer sollte ihn dann auch zu Leuten führen, die die Gegend kennen.

Kapazität, Barrierefreiheit und Anrufspitzen

Eine 0800-Nummer kann kostenlos und trotzdem genau dann besetzt sein, wenn der Anrufer sie braucht. Die Kapazität hinter der Nummer hängt von drei Größen ab: der Zahl gleichzeitiger Gespräche, den verfügbaren Mitarbeitenden und den Regeln für den Fall, dass die Nachfrage die Planung übersteigt.

Als Leitung des Service sollten Sie abgebrochene Anrufe, Wartezeiten und Überlastphasen im Blick behalten. Setzen Sie diese Werte ins Verhältnis zu Öffnungszeiten, Kampagnen und Anrufgründen. Häufen sich die Abbrüche jeden Mittag, fehlt in der Mittagspause Personal. Eine zusätzliche Warteschleife ohne Team dahinter verschiebt die Wartezeit dann nur.

Ausweichwege planen

Legen Sie vor dem Start fest, was mit jedem Anruf passiert, den niemand sofort annimmt. Möglich sind die Warteschleife, die Weiterleitung an ein anderes Team, ein automatischer Rückruf, sofern die Anlage ihn bietet, oder der Verweis auf einen schriftlichen Kanal. Wie Sie Ansagen, Rückruf und Routing aufsetzen, steht im Leitfaden zur Warteschleife in der Telefonanlage. Die Regeln sollten auch Betriebsferien und unerwartete Ausfälle abdecken, damit niemand in einer Schleife hängt, die keiner abarbeitet.

• Lassen Sie jede Warteschleife bei einem Team enden, das das Anliegen lösen kann.

• Leiten Sie den Überlauf nur an ein Ziel mit tatsächlich freier Kapazität weiter.

• Bereiten Sie Ansagen und Kalender für Sonderzeiten vor dem Stichtag vor.

• Legen Sie fest, wie sich der Service verhält, wenn ein Standort nicht erreichbar ist.

Für Randzeiten und Wochenenden hilft eine geplante Rufbereitschaft in der Telefonanlage mit Zeitregeln und Vertretung.

Den Telefonservice für alle nutzbar machen

Seit dem 28. Juni 2025 gilt in Deutschland das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz. Es erfasst unter anderem Telekommunikationsdienste für Verbraucher und richtet sich damit an die Anbieter dieser Dienste. Unabhängig davon, ob das Gesetz Ihren eigenen Dienst erfasst: Ein kostenloser, aber unverständlicher Telefonservice schließt einen Teil der Anrufer aus.

Behörden und Gesundheitseinrichtungen sollten bei ihrem Anrufweg besonders auf vier Dinge achten:

• eine eindeutige Ansage, die den erreichten Service nennt

• ein kurzer, verständlicher Weg zu einem Menschen

• eine barrierefreie schriftliche Alternative für Menschen, die nicht telefonieren können

• Menüpunkte, die die Begriffe der Anrufer verwenden statt interner Bezeichnungen

Checkliste vor dem Start

Testen Sie den Weg der Anrufer so, wie er wirklich abläuft, auch für den Fall, dass niemand frei ist. Prüfen Sie an jedem Ziel, ob das Anliegen tatsächlich bearbeitet wird.

• Simulieren Sie eine Überlast und beobachten Sie, wie Warteschleifen und Überlauf reagieren.

• Hören Sie die Ansagen bei geöffnetem und bei geschlossenem Service ab.

• Prüfen Sie, ob die schriftliche Alternative tatsächlich Anfragen entgegennimmt.

• Benennen Sie eine verantwortliche Person, die Besetzung und Regeln laufend anpasst.

• Legen Sie den Rückweg zum Normalbetrieb nach einer Kampagne oder Krise fest.

0800-Nummer in der Cloud-Telefonanlage routen

Sobald die Nummer geschaltet ist, routet die Cloud-Telefonanlage sie wie jede andere Rufnummer. Der Anruf kann bei einer Person, einer Warteschleife, einem Sprachmenü, einer Klingelgruppe oder einem Standort ankommen.

Prüfschritte vor der Veröffentlichung

1. Klären Sie mit Ihrem Anbieter, welche Nummerntypen es in Deutschland und in den anderen Ländern gibt, in denen Sie tätig sind. Eine Kategorie ist nicht automatisch überall verfügbar.

2. Legen Sie das erste Ziel fest. Je nach Anrufgrund nimmt eine Person, eine Warteschleife, ein Menü oder eine Gruppe das Gespräch an. Die Regeln der intelligenten Anrufweiterleitung decken danach die Ausnahmen ab.

3. Testen Sie Anrufe aus dem Festnetz, aus dem Mobilfunk und, bei Kundschaft jenseits der Grenze, aus dem Ausland. Prüfen Sie dabei Erreichbarkeit und Kosten.

4. Nehmen Sie den Betrieb ab: Öffnungszeiten, Überlauf und Auswertung der Anrufe sollten laufen, bevor die Nummer veröffentlicht wird.

Lassen Sie sich vom Anbieter oder Integrator außerdem schriftlich bestätigen, wo die Verbindungsdaten gehostet werden und wer Administratorzugriff hat. Zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung gehört, dass Sie Verarbeitungsorte, Unterauftragnehmer und Zugriffsregeln kennen, unabhängig vom Firmensitz des Anbieters.

Bei Voxbi kümmern sich zertifizierte IT-Integratoren und Reseller um Einrichtung, Rufnummernportierung und laufenden Support. Einen Partner in Ihrer Nähe finden Sie in der Partnerliste. Ob eine 0800-Nummer für Ihr Land und Ihren Zweck möglich ist, klären wir auf Anfrage: Sprechen Sie mit uns. Für eine 0800-Nummer gibt es bei uns keinen veröffentlichten Preis. Die €2.00 pro Monat gelten für Rufnummern bei Voxbi One in Deutschland, Frankreich und der Schweiz. Mehr zu Rufnummern und Portierung lesen Sie auf der Seite zu virtuellen Rufnummern und im Leitfaden zur virtuellen Telefonnummer.

Die 0800-Nummer passt zu einem bundesweiten Service, bei dem der Anruf für den Anrufer kostenlos sein muss. Zählt die Nähe zu einem Standort mehr, bleiben Sie bei der Ortsnetznummer. Prüfen Sie in beiden Fällen den ganzen Weg vom ersten Klingeln bis zur hilfreichen Antwort.

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Voxbi ist eine Cloud-Telefonanlage, die in der Europäischen Union entwickelt und gehostet wird. Für Warteschleifen, Öffnungszeiten und mehrere Standorte rund um Ihre Servicenummer erreichen Sie uns unter hello@voxbi.com.