Aircall nennt auf seiner deutschen Preisseite einen Einstieg von 30 € pro Lizenz und Monat für Essentials, bei jährlicher Abrechnung und mit mindestens drei Lizenzen. Der kleinste Vertrag kostet damit 90 € im Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer. Alle Aircall-Preise in diesem Artikel stammen von Aircalls deutscher Preisseite und den Vertragsbedingungen, Stand Oktober 2026.
Mit diesem Einstiegspreis ist die Frage nach den Aircall-Preisen aber nicht beantwortet. Zu einer Telefonieentscheidung gehören auch Rufnummern, Gesprächsminuten, Integrationen, Auswertungen, Schulung, der Speicherort der Daten und die Bedingungen für den Ausstieg. IT-Verantwortliche und Vertriebsleitungen im Mittelstand interessiert am Ende zweierlei: was die Anlage über zwölf Monate kostet und ob sie ihre Datenschutzanforderungen erfüllt.
Vorweg, damit Sie den Text einordnen können: Voxbi verkauft selbst eine Cloud-Telefonanlage. Die Aircall-Zahlen unten stammen trotzdem ausschließlich von Aircall. Der Text richtet sich an Mittelständler, Systemhäuser und Telefonie-Reseller, die zwischen einfachem Einkauf, Funktionsumfang und Kontrolle über ihre Daten abwägen.
Aircall-Preise 2026: warum ein zweiter Blick lohnt
Einkäufer schauen heute nicht mehr nur auf den Lizenzpreis. Sie prüfen auch Datenflüsse, Unterauftragnehmer, CRM-Anbindungen, die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und die Frage, ob der Anbieter seine Zusagen vertraglich festhält.
Die deutsche Preisseite von Aircall zeigt drei Tarife. Essentials kostet 30 € pro Lizenz und Monat, Professional 50 €. Beide verlangen mindestens drei Lizenzen, und zwar laut Aircall unabhängig davon, ob Sie jährlich oder monatlich zahlen. Die genannten Beträge gelten bei jährlicher Abrechnung. Wer monatlich zahlt, verzichtet auf den Rabatt von 25 %, den Aircall für Jahresabos angibt. Die dritte Stufe heißt Enterprise und hat keinen veröffentlichten Preis. Aircall schreibt selbst dazu, dass die Preise variieren können.
Zwei Punkte aus den Vertragsbedingungen von Aircall sollten Sie in jede Kalkulation übernehmen. Die Gebühren verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer und sonstiger Abgaben. Und die erste Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch um denselben Zeitraum, wenn keine Seite spätestens 30 Tage vor Ablauf schriftlich kündigt.
Der Listenpreis zeigt noch nicht die Gesamtkosten
Ein Budget kann mit den Lizenzen beginnen. Danach kommen zusätzliche Rufnummern, Auslandsgespräche, KI-Funktionen, CRM-Konnektoren und die Begleitung bei der Einführung. Solange kein detailliertes Angebot vorliegt, ist der Einstiegspreis ein Richtwert aus dem Marketing und nicht der Preis des Projekts.
Trennen Sie außerdem den Aufwand für Infrastruktur von den laufenden Abonnements. Der Vergleich zwischen Telefonanlage vor Ort und Cloud-Betrieb ordnet jeden Posten einer der beiden Seiten zu. Viele Preisvergleiche pro Arbeitsplatz werfen beides zusammen. Über zwölf Monate kann diese Trennung die Rangfolge zwischen Cloud-Lösung und lokal betriebener Anlage umkehren.
Datenschutz und Compliance verändern den Wert
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt, dass Sie Verarbeitung, Unterauftragnehmer und Datenübermittlungen prüfen. In Deutschland liefert dafür der Kriterienkatalog C5 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) einen Maßstab. Er beschreibt Mindestanforderungen an die Informationssicherheit von Cloud-Diensten, und Wirtschaftsprüfer können ihre Erfüllung testieren. Das BSI rät Cloud-Kunden, den C5-Prüfbericht zu Beginn und danach jährlich anzufordern und auszuwerten. Wie weit Datensouveränität im eigenen Fall reichen muss, entscheidet Ihre Rechts- oder Datenschutzabteilung.
Für die KI-Verordnung der Europäischen Union gilt dieselbe Prüfung der Unterlagen. Sie trat laut Europäischer Kommission am 1. August 2024 in Kraft und gilt seit dem 2. August 2026, mit einigen Ausnahmen und längeren Übergangsfristen. Eine Werbeaussage zur KI-Bereitschaft belegt für sich genommen keine Konformität. Fragen Sie nach Unterlagen zu den eingesetzten Modellen, zur Protokollierung und zur menschlichen Aufsicht.
Die drei Aircall-Tarife im Einzelnen

Aircalls Katalog hat drei Stufen. Die erste deckt standardisierte Cloud-Telefonie ab. Die zweite ergänzt Werkzeuge für Steuerung und Produktivität. Die dritte verhandeln Sie für anspruchsvollere Umgebungen.
Essentials: der Einstieg, den Sie testen sollten
Essentials ist der öffentliche Einstieg. Bei drei Pflichtlizenzen liegt der Sockel bei 90 € im Monat, jährlich abgerechnet. Für kleine Firmen zählt dieser Sockel, denn wer nur zwei Personen am Telefon hat, bezahlt trotzdem drei Lizenzen.
Der Tarif deckt die klassischen Aufgaben einer Cloud-Telefonanlage ab: Sprachmenü, einfache Anrufabläufe, Aufzeichnung und Transkription. Für Vertriebsteams fehlt einiges. Power Dialer, Call Coaching, Call Whispering und Live-Monitoring führt die Vergleichstabelle von Aircall erst ab Professional. Auch die Integration für Salesforce Service Cloud und Sales Cloud gibt es erst ab Professional. Salesforce-Teams planen deshalb besser gleich mit Professional.
Professional: ab hier zählen die Funktionen
Professional kostet 50 € pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung. Mit drei Nutzern sind das mindestens 150 € im Monat. Der Tarif zielt auf Teams, die erweiterte Auswertungen, Live-Monitoring, Smart Routing und tiefere CRM-Anbindungen brauchen.
Auf dieser Stufe ändert sich, wofür das Geld ausgegeben wird. Das Unternehmen bezahlt jetzt auch Werkzeuge, mit denen Teamleitungen den Betrieb steuern. Im Kundenservice oder im Vertrieb kann sich das lohnen. Aber nur, wenn die Teamleitungen die Daten, Warteschlangen und Abläufe auch tatsächlich nutzen.
Systemhäuser sollten eine genaue Funktionsmatrix verlangen, vor allem zu Aufzeichnung, Auswertung, KI, Integrationen und Support. Inlandsgespräche sind bei Professional unbegrenzt, Auslandsgespräche nicht. Eine Übersicht der Gesprächstarife hilft, das Abonnement von den variablen Gesprächskosten zu trennen.
Enterprise: ein Angebot, das Sie wie ein Projekt behandeln
Enterprise richtet sich an Umgebungen, für die eine Standardkonfiguration nicht mehr ausreicht, und setzt laut Aircall mindestens 25 Lizenzen voraus. Themen sind Service Level Agreement, Support, Governance, besondere Integrationen und Single Sign-on.
Das Budgetrisiko liegt weniger darin, dass es nur ein Angebot auf Anfrage gibt. Es liegt darin, dass sich zwei solche Angebote schlecht vergleichen lassen, weil sie oft unterschiedliche Leistungsumfänge abdecken. Fragen Sie vor jedem Preisvergleich nach Lizenzzahl, Kanälen, angebundenen Systemen, Dienstleistungen, Supportzusagen und Ausstiegsregeln.
Gesamtkosten über zwölf Monate: ein Rechenbeispiel

Der Lizenzpreis gibt eine erste Orientierung. Wie teuer ein Projekt wirklich wird, zeigt erst die Rechnung über zwölf Monate. Das folgende Beispiel ist eine Illustration und kein Angebot. Es geht von einem Team mit 15 Arbeitsplätzen und fünf Rufnummern aus, das für alle Nutzer AI Assist Pro bucht. Diese Zusatzoption bietet KI-Coaching in Echtzeit während des Gesprächs, also mehr als die Aufzeichnung und Transkription, die schon im Tarif stecken. Aircall verkauft sie als eigenständige Zusatzoption. Ob sie zu Ihrem Tarif buchbar ist, bestätigt das Angebot. Alle Einzelpreise stammen von Aircalls deutscher Preisseite und verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Die Lizenzpreise gelten bei jährlicher Abrechnung. Für Rufnummern und Zusatzoption nennt die Seite keine Abrechnungsperiode.
Was die Rechnung zeigt
Mit Essentials kostet das KI-Coaching mehr als die Lizenzen selbst, nämlich 735 € gegenüber 450 €. Mit Professional kostet es fast genauso viel wie die Lizenzen. So wird aus einem Einstieg von 30 € eine Jahresrechnung von über 14.000 €. Ohne AI Assist Pro sinkt das Beispiel auf 474 € im Monat mit Essentials und 774 € mit Professional, also 5.688 € und 9.288 € über zwölf Monate.
Zum Vergleich die gleiche Grundausstattung bei Voxbi One: 15 Benutzer in Plus AI zu je 3,10 € und fünf Rufnummern zu je 2,00 € ergeben 56,50 € im Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer. Direkt vergleichbar ist das nicht. Bei Voxbi One kommen alle Gesprächsminuten nach Zieltarif dazu, während Aircall Essentials 1.000 ausgehende Inlandsminuten pro Nutzer enthält. Und Plus AI transkribiert und fasst Anrufe zusammen, ersetzt aber kein Echtzeit-Coaching.
Nicht enthalten sind Auslandsgespräche, für die Aircall bei Essentials und Professional ein eigenes Angebot macht, und Minuten für Aircalls KI-Sprachagenten über die 50 Minuten hinaus, die jeder Tarif im Monat enthält. Bei Essentials sind 1.000 ausgehende Inlandsminuten pro Nutzer und Monat enthalten. Was darüber hinaus gilt, klären Sie im Angebot. Laut Vergleichstabelle auf der Preisseite ist das Standard-Onboarding bei Essentials und Professional ab elf Nutzern enthalten. Ein Team mit 15 Personen zahlt dafür also nichts extra. Auch die HubSpot-Integration ist in allen drei Tarifen enthalten. Die Zusatzoption Aircall für Salesforce Voice kostet dagegen 30 € pro Lizenz und Monat.
Am zuverlässigsten gliedern Sie die Rechnung in drei Blöcke:
Nutzerbasis. Aktive Lizenzen, vertragliche Mindestabnahme, Laufzeit und Kündigungsfrist.
Telefoniedienste. Rufnummern in Deutschland und im Ausland, ein- und ausgehende Gespräche, Überschreitungen.
Zusatzfunktionen. CRM-Kopplung, Transkription, Auswertung, Schulung und Begleitung.
Posten, die im Angebot stehen müssen
Lassen Sie sich Auslandsgespräche, zusätzliche Rufnummern und KI-Zusätze als eigene Zeilen ausweisen. Prüfen Sie auch die Taktung: Laut Vertragsbedingungen berechnet Aircall für jeden angenommenen ausgehenden Anruf mindestens eine Minute.
Die Bandbreite taucht auf der Rechnung des Anbieters meist nicht auf. Sie wirkt trotzdem auf die Sprachqualität und auf die Kosten für den Netzbetrieb. Bei mehreren Standorten und vielen gleichzeitigen Gesprächen planen Sie die Leitungen deshalb gleich mit.
Ein belastbarer Vergleich zeigt Lizenzpreis, Rufnummernkosten, variable Gesprächskosten, KI-Optionen, Einführung und Schulung über denselben Zeitraum von zwölf Monaten.
Aircall neben Cloud-Telefonanlagen mit Hosting in Europa
Einzelne Preise nebeneinanderzustellen, führt in die Irre. Aircall, Voxbi, Ringover, 3CX, Wildix und MiCloud Business lösen ähnliche Aufgaben, aber ihre Lizenzmodelle, Kanäle, Telefonanlagenfunktionen und ihr Hosting sind unterschiedlich aufgebaut.
Zu Voxbi, damit der Vergleich fair bleibt: Voxbi One kostet 1,20 € (Starter), 2,90 € (Plus) oder 3,10 € (Plus AI mit Transkription jedes Anrufs) pro Benutzer und Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer. Eine Rufnummer kostet 2,00 € im Monat und ist derzeit in Deutschland, Frankreich und der Schweiz erhältlich. Gespräche sind im Monatspreis nicht enthalten, sondern werden pro Minute nach Zieltarif abgerechnet. Wer Voxbi neben Aircall Essentials stellt, muss also die Gesprächsminuten dazurechnen. Bei Aircall Essentials sind bis zu 1.000 ausgehende Inlandsminuten pro Nutzer schon im Lizenzpreis enthalten. Alle Tarife stehen auf der Voxbi-Preisseite.
Fünf Fragen für einen fairen Vergleich
Fünf Fragen trennen echte Unterschiede von scheinbaren. Stellen Sie sie jedem Anbieter in derselben Form.
Eine virtuelle Telefonanlage testen Sie am besten im Pilotbetrieb mit Ihren eigenen Rufflüssen.
Eine Entscheidungsmatrix zum Ausfüllen
Bewerten Sie jeden Anbieter nach drei Kennzahlen:
Monatskosten pro Arbeitsplatz, inklusive der Optionen, die Sie tatsächlich brauchen.
Einführungskosten für Migration, Schulung und Integrationen.
Risikoeinstufung nach Hosting, Datenübermittlungen, Prüfbarkeit und der Frage, wie leicht Sie den Anbieter wieder wechseln können.
Mit dieser Matrix sehen Sie Kosten, die sonst zwischen Lizenzen, Dienstleistungen und Compliance verstreut bleiben.
Auswahl nach Teamgröße und Branche
Für die Wahl zählt weniger die Zahl der Beschäftigten als die Zahl der aktiven Agenten, das Gesprächsaufkommen und die Tiefe der Abläufe. Ein Unternehmen kann viele Mitarbeitende haben und trotzdem nur eine kleine Gruppe, die regelmäßig telefoniert. Umgekehrt kann ein kleines Vertriebsteam eine reich ausgestattete Plattform rechtfertigen, wenn jeder Anruf direkt ins CRM läuft.
Kleine Teams: wo liegt der Bedarf?
Ab drei Nutzern spielt die Mindestabnahme keine Rolle mehr. Bei bis zu 20 Nutzern lautet die eigentliche Frage, ob die Funktionen, die Sie brauchen, schon in Essentials stecken. Oder ob Überwachung, Auswertung oder bestimmte Integrationen Sie zu Professional zwingen.
Ein Vertriebs-Start-up, das mit HubSpot, Salesforce oder Pipedrive arbeitet, profitiert wirklich von einer nativen Integration. Ein kleiner Betrieb, der nur eine Zentrale, ein Sprachmenü und Weiterleitungen braucht, bezahlt dagegen Funktionen, die er kaum nutzt.
20 bis 100 Agenten: der Betrieb zählt
Ab 20 Agenten verschiebt sich die Frage. Die Verantwortlichen schauen auf Warteschlangen, Routing-Regeln, Zugriffsrechte, die Qualität der Berichte und einheitliche Kosten über die Teams hinweg. Ein Preisunterschied pro Lizenz fällt ins Gewicht, sobald mehrere Gruppen die Lösung nutzen. Der Aufpreis kann sich trotzdem lohnen, wenn die Daten Handarbeit ersparen oder die Steuerung verbessern.
Kundenservice, E-Commerce und B2B-Vertrieb gewichten Routing, CRM und Auswertung meist höher. Wer eine Call-Center-Software bewertet, rechnet aktive Agenten, Teamleitungen, Rufnummern je Team und die Aufzeichnungsfunktionen mit ein.
Große Organisationen und regulierte Branchen
Bei sehr vielen Arbeitsplätzen kann eine vollständigere Telefonanlage die bessere Wahl sein. Das gilt, wenn das Unternehmen Mehrstandortverwaltung, zentrale Governance, Dienstleistungen oder eine Abrechnung pro Kanal braucht. Kliniken, regulierte Berufe und Behörden ergänzen die Matrix um Speicherort, Prüfbarkeit und die Zusagen im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Industrie, Logistik und Handel mit einfachem Telefoniebedarf sollten zum Vergleich eine schlankere europäische Anlage heranziehen. Stark integrierte Vertriebsumgebungen können höhere Kosten akzeptieren, wenn CRM-Synchronisierung und Anrufsteuerung unverzichtbar sind. Testen Sie in beiden Fällen mit echten Gesprächsszenarien, bevor Sie unterschreiben.
Migration und Prüfliste vor der Unterschrift

Eine gute Migration beginnt vor der Unterschrift. Beschreiben Sie zuerst die bestehende Anlage, die Nutzung und die Abhängigkeiten. Prüfen Sie dann, ob der neue Anbieter Alltagsgespräche, Notrufe, Weiterleitungen und Integrationen ohne Unterbrechung abdeckt.
Sechs Schritte, die das Risiko senken
Bestand aufnehmen. Erfassen Sie Nutzung, Öffnungszeiten, Umleitungsregeln, Warteschlangen und die Endgeräte, die bleiben sollen.
Ressourcen auflisten. Erfassen Sie Rufnummern, Nebenstellen, Sprachmenüs, Warteschlangen und Routing-Szenarien vollständig, bevor Sie eine Portierung beantragen.
Integrationen testen. Prüfen Sie CRM, Helpdesk, Identitätsverwaltung und API an echten Vorgängen. Eine Liste der verfügbaren Konnektoren reicht dafür nicht.
Datenübernahme planen. Legen Sie für Aufzeichnungen, Verlauf, Konfiguration und Zugriffsrechte einen Plan für Export und Aufbewahrung fest.
Pilot starten. Lassen Sie eine repräsentative Gruppe testen: ein- und ausgehende Gespräche, Weiterleitung, Konferenz, Aufzeichnung, Sprachqualität und Lastspitzen.
Umschalten und begleiten. Schalten Sie die alte Anlage erst ab, wenn Portierung, Notrufe und Wiederanlaufverfahren bestätigt sind.
Klauseln, die Sie schriftlich verlangen sollten
Das Angebot sollte Lizenzpreis, Kanalpreis, Laufzeit und Kündigungsfrist von den Gebühren für Aktivierung, Portierung, Kündigung und Rufnummern trennen. Es sollte außerdem nennen, was für Aufzeichnung, Auswertung, KI, Integrationen, Support, Schulung und Dienstleistungen gilt. Bei Aircall achten Sie besonders auf die automatische Verlängerung und die Kündigungsfrist von 30 Tagen vor Laufzeitende.
Der Compliance-Teil sollte Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmer, Speicherort, Sicherheitsmaßnahmen, Service-Level und das Exportverfahren regeln. Für den Ausstieg muss feststehen, wie Sie Aufzeichnungen und Verlauf zurückbekommen, wem die Rufnummern gehören, wie Sie die Konfiguration exportieren und wie der Wechsel zu einem anderen Anbieter gelingt.
Prüfpunkt im Vertrag: Ein Anbieterwechsel ist praktisch ausgeschlossen, wenn Sie zwar die Benutzerkonten mitnehmen können, aber nicht die Rufnummern, die Aufzeichnungen und die Konfiguration der Rufflüsse.
Empfehlung nach Unternehmensprofil
Aircall eignet sich vor allem für Vertriebs- und Supportteams, die CRM-Integration, Smart Routing, Live-Monitoring und Gesprächsanalyse tatsächlich nutzen. Für ein kleines Unternehmen ist Essentials ein überschaubarer Einstieg. Rechnen Sie aber die drei Pflichtlizenzen und die Zusatzposten vor jeder Entscheidung in die Kosten über zwölf Monate ein.
Ein Mittelständler mit anspruchsvollen Vertriebsabläufen fährt mit Professional gut, wenn die Teamleitungen Steuerung, Coaching und Auswertung regelmäßig einsetzen. Bleiben diese Funktionen liegen, vergleichen Sie den Mehrpreis mit einer schlankeren Cloud-Telefonanlage, gerechnet nach Arbeitsplätzen, Kanälen und tatsächlicher Nutzung.
Unternehmen mit sensiblen Daten, Behörden und Mittelständler mit vielen Standorten prüfen Hosting, Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmer, Übermittlungen und die Möglichkeit eines Anbieterwechsels. Welche Pflichten aus der KI-Verordnung für sie gelten, klärt eine rechtliche und technische Prüfung.
Industrie, Logistik und Handel, die vor allem Zentrale, Warteschlangen und Weiterleitungen brauchen, sollten Funktionsumfang und Zwölfmonatskosten einer europäischen Cloud-Telefonanlage zum Vergleich heranziehen. Wer bereits mit Salesforce, HubSpot oder Zendesk arbeitet, ist mit Aircall gut bedient, für Salesforce ab Professional, wenn die Integration messbar Betriebskosten spart oder die Nachverfolgung von Anrufen verbessert.
Voxbi ist eine solche Cloud-Telefonanlage mit Hosting in der Europäischen Union. Für einen Vergleich brauchen wir Ihre Zahl der Arbeitsplätze und Rufnummern, Ihr Gesprächsaufkommen, die Dienste, die Sie nutzen, und Ihre Compliance-Anforderungen. Schicken Sie uns diese Angaben über das Kontaktformular, und wir erstellen ein persönliches Angebot. Dann vergleichen Sie die Kosten über zwölf Monate direkt mit dem Angebot von Aircall.