3CX kosten in 2026: de prijslijst en de rest van de rekening

Wie de kosten van 3CX opzoekt, ziet eerst de licentie. Een PRO-licentie begint bij € 380 per jaar, exclusief btw, voor 8 gelijktijdige gesprekken, en de eenvoudigere Basic-editie kost € 285. Die bedragen staan in oktober 2026 op de prijslijst van 3CX. Op een offerte is de licentie toch maar een van de acht regels, dus wie voor een mkb-bedrijf inkoopt of als IT-partner een offerte samenstelt, heeft weinig aan de prijs per jaar alleen.

Wat de 3CX-kosten precies zijn

De kosten van een werkende telefonie-omgeving met 3CX bestaan uit acht posten:

1. de jaarlijkse licentie, geprijsd per aantal gelijktijdige gesprekken

2. de SIP trunk, die de gesprekken naar het openbare net brengt

3. nummers en portering

4. hosting, bij 3CX, bij een partner of op je eigen server

5. de migratie vanaf de bestaande centrale

6. training voor beheerders en gebruikers

7. support

8. btw over het geheel

Een PBX (private branch exchange) is de telefooncentrale die je interne toestellen met het openbare net verbindt. Met alleen een licentie belt er nog niemand. Pas als een SIP trunk de gesprekken aanvoert, gaat de telefoon over.

Hoe zwaar elke post weegt, hangt af van de omvang. Bij een klein bedrijf kan de migratie meer kosten dan het eerste licentiejaar. Bij tweehonderd medewerkers op drie locaties gaat het vooral om het licentieniveau en de capaciteit van de trunk.

Gelijktijdige gesprekken, niet gebruikers

3CX rekent een vaste jaarprijs per systeem. Die prijs hangt af van het aantal gelijktijdige gesprekken, in de prijslijst afgekort tot SC (simultaneous calls). Interne gesprekken tellen mee, net als inkomende en uitgaande.

Het aantal gebruikers speelt toch een rol, als plafond. Elk niveau staat een maximumaantal gebruikers of extensies toe. Bij 8 gelijktijdige gesprekken is dat 40, bij 16 gesprekken 80, bij 24 gesprekken 120. 3CX noemt ook een aanbevolen bereik: 16 tot 40 gebruikers voor het niveau van 8 gesprekken.

Voor een organisatie waar veel mensen af en toe bellen, pakt dat gunstig uit. Een technische dienst van veertig mensen die zelden meer dan zes gesprekken tegelijk voert, past in het kleinste betaalde niveau van 8 gesprekken. Een salesteam van twaalf dat de hele ochtend belt, heeft er misschien twaalf tegelijk nodig en komt dan op het niveau van 16. Dat team betaalt meer dan de technische dienst, die drie keer zo groot is.

Haal de piek uit de gespreksgeschiedenis van je huidige centrale. Kijk naar de hoogste gelijktijdigheid per kwartier over een representatieve maand, zonder vakanties en feestdagen. De Erlang-B-formule zet dat verkeer om in een aantal kanalen bij een gekozen blokkeringskans. Veel planners rekenen met 1 procent: in het drukste uur krijgt één op de honderd bellers geen lijn. Een lagere kans kost extra kanalen, en elk hoger niveau kost geld.

De 3CX-prijslijst in oktober 2026

3CX publiceert zijn prijzen op de Nederlandse prijslijst. De bedragen hieronder staan daar in oktober 2026, in euro, per jaar en exclusief btw. 3CX schrijft erbij dat de prijzen kunnen variëren door wisselkoersschommelingen en zonder aankondiging kunnen wijzigen.

De volledige lijst heeft veertien niveaus, van 8 tot 1.024 gesprekken. Hosting door 3CX zelf houdt op bij 256 gesprekken. Daarboven host je zelf of bij een partner.

De lijst verandert. Op 30 januari 2026 kondigde 3CX prijsaanpassingen aan: kleinere licenties en hosting werden iets duurder, grotere licenties goedkoper, en het verschil tussen PRO en AI werd kleiner. De europrijzen gingen ook mee met de gedaalde dollar. Een offerte uit 2025 zegt dus weinig over wat je bij de verlenging betaalt. Laat de offerte daarom verwijzen naar een gedateerde regel uit de prijslijst.

Basic, PRO of AI

Naast de drie betaalde edities bestaat 3CX SMB Free, gratis voor maximaal tien gebruikers. De betaalde edities beginnen alle drie bij 8 gelijktijdige gesprekken. Ze verschillen vooral in de callcenterfuncties en de AI. Dit volgt uit het functieoverzicht van 3CX, bijgewerkt op 24 april 2026.

Basic dekt de centrale zelf: apps, keuzemenu's, belgroepen, faxserver en de keuze van je eigen SIP trunk. Wachtrijen, CRM-integratie, gespreksopname en het koppelen van externe vestigingen ontbreken, zodat Basic vooral past bij een kantoor dat gewoon wil bellen en doorverbinden.

PRO voegt de callcenterlaag toe. Je krijgt wachtrijen met rapportages, inbreken, meeluisteren en influisteren, terugbelverzoeken, een wallboard en een switchboard. Ook de CRM-integratie, hot desking en het koppelen van vestigingen zitten in PRO.

AI is de enige editie die gesprekken transcribeert en samenvat, met sentimentanalyse en een AI-receptionist erbij. PRO transcribeert alleen voicemail. Een paar zwaardere functies zitten ook alleen in AI: skill-based routing, ingebouwde failover, een standby-licentie en Microsoft Teams Direct Routing. De laatste drie vallen onder wat 3CX enterprisefuncties noemt, en die werken pas vanaf 16 gelijktijdige gesprekken.

Wie alleen vanwege meerdere vestigingen naar AI kijkt, heeft vaak genoeg aan PRO, want het koppelen van vestigingen zit daar al in. De vraag is welke functies je echt gaat gebruiken. Een team dat nooit een gesprek laat samenvatten en toch AI neemt, betaalt bij 64 gesprekken ruim € 500 per jaar extra voor niets.

SIP trunk, nummers en portering

De SIP trunk levert de gesprekken die de licentie toestaat. Providers rekenen meestal per kanaal per maand, en het aantal kanalen volgt uit dezelfde Erlang-B-berekening als het licentieniveau. Stem die twee op elkaar af. Twintig kanalen op een licentie van 16 gesprekken betekent vier kanalen die nooit gebruikt worden.

Een DID (direct inward dialling) is een nummer dat rechtstreeks op een toestel of wachtrij uitkomt, zonder receptie ertussen. Elk nummer kost een vast bedrag per maand. Bij vijftien nummers merk je dat nauwelijks. Bij tweehonderdvijftig zie je het terug in de jaarbegroting.

Portering is eenmalig en wordt meestal per blok nummers gefactureerd. Reken ook de doorlooptijd mee, want tot de portering rond is, draai je twee omgevingen naast elkaar en betaal je voor allebei.

Hosting en netwerk

Zelf hosten verlaagt de zichtbare prijs en verplaatst het werk naar jou. Er komt geen hostingfactuur, maar back-ups, updates, monitoring, certificaten en herstel na uitval liggen dan bij je eigen beheerder of je IT-partner. Die uren kosten ook geld, al staan ze op geen enkele offerte.

Bij Hosted by 3CX zie je het bedrag wel. Het staat in de tabel hierboven en loopt van € 285 per jaar bij 8 gesprekken tot € 1.900 bij 256. Tijdens de proefperiode van een maand is de hosting gratis, en bij SMB Free altijd. De keuze tussen de twee routes hangt af van één vraag: wie komt 's nachts in actie als de centrale onbereikbaar is?

Telefonie vraagt weinig bandbreedte, maar wel een stabiele verbinding. Packet loss en jitter bepalen de gesprekskwaliteit. Een firewall die SIP-verkeer maar half doorlaat, geeft geluid in maar één richting, een klassieker bij de eerste testgesprekken. Is telefonie bedrijfskritisch, dan hoort een tweede verbinding in de begroting, samen met de rest van wat hoge beschikbaarheid vraagt: een herstelprocedure en tests die laten zien dat de reserveroute werkt.

Migratie, training en support

Offertes schatten de migratie het vaakst te laag in. De prijs volgt uit wat er overgezet moet worden: toestellen, te porteren nummers, keuzemenu's, wachtrijen, belregels per afdeling en koppelingen met je CRM. Een oude Alcatel-, Aastra- of Mitel-centrale zet je niet over met alleen een licentiesleutel. Iemand bouwt elke belregel opnieuw op en test die.

Of die investering rendeert, hangt vooral af van de training. Beheerderstraining weegt het zwaarst. Zonder iemand die zelf een wachtrij kan aanpassen, wordt elke wijziging een supportticket met een uurtarief. Gebruikerstraining kan korter, als de handleiding klopt.

Support staat los van de licentie. De prijs-FAQ van 3CX somt op wat het jaarabonnement bevat: beveiligingsupdates, PBX-updates, de apps, firmware-updates voor toestellen en een aantal diensten. Technische ondersteuning staat niet in die lijst. De prijscalculator van 3CX telt supporttickets als losse post op bij licentie en hosting. Vraag je IT-partner of die daarnaast een eigen supportcontract aanbiedt, en met welke reactietijd. Het juiste niveau volgt uit wat een uur zonder telefonie je organisatie kost. Onze pagina over bereikbaarheid laat zien wat er in zo'n uur aan de kant van je klanten gebeurt.

Eerste jaar en verlenging: twee begrotingen

Een bruikbare begroting heeft twee kolommen. Het eerste jaar draagt de migratie, de training en de portering. Die posten komen daarna niet terug. Al het andere wel, elk jaar.

Vergelijk offertes op die tweede kolom. Een offerte die het eerste jaar goedkoop lijkt omdat de migratie in een kortingsactie zit, zegt niets over jaar drie. Twee dingen staan het best zwart op wit: wat er met je prijs gebeurt als 3CX zijn lijst aanpast, en wat een stap naar het volgende niveau halverwege een contractjaar kost.

Alle prijzen van 3CX staan exclusief btw. In Nederland is het algemene btw-tarief 21 procent. Kun je de btw niet verrekenen, of stuur je op kasstroom, tel die dan bij elke post op voordat je offertes naast elkaar legt. Over drie jaar opgeteld zie je het echte verschil tussen twee offertes.

AVG en de plek van je data

Hosting in de Europese Unie maakt een 3CX-omgeving nog niet in orde met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De plek van de server zegt waar de data staat. Wie er toegang toe heeft, welk recht geldt en welke onderaannemers erbij betrokken zijn, zijn andere vragen. In het artikel over datasoevereiniteit werken we die juridische kant uit.

Die vragen gelden voor gespreksopnames, logbestanden, voicemail, CRM-gegevens en back-ups. Vijf punten horen in elk 3CX-project:

• het verwerkingsregister, met gesprekken, opnames en CRM-gegevens

• de verwerkersovereenkomst, met de rol van de IT-partner, de hoster en hun onderaannemers

• de opnames: doel, bewaartermijn en hoe medewerkers geïnformeerd worden

• de back-ups: locatie, versleuteling, toegang en verwijdering

• de exit: hoe je configuratie, gespreksgeschiedenis en data meeneemt als het contract stopt

Functies die gesprekken analyseren, zoals de transcriptie en sentimentanalyse in de AI-editie, kunnen ook onder de Europese AI-verordening vallen. Laat je functionaris gegevensbescherming die functies bekijken voordat je ze aanzet.

Blijven, overstappen of iets anders kiezen

Een lagere licentieprijs of een modernere cloud beslist het niet. Een paar vragen wegen zwaarder, en welke het zwaarst weegt, verschilt per organisatie:

• Is je piek in gelijktijdige gesprekken meetbaar en stabiel? Komt hij steeds dicht bij het plafond van je niveau, dan wordt de volgende stap een vaste kostenpost.

• Hangt alles af van één IT-partner? Dan hoort de exit op papier te staan voordat je verlengt.

• Werken je CRM, Microsoft Teams en de toestellen die je houdt echt met de nieuwe centrale? Dat test je vóór de handtekening.

• Wat staat er in de supportafspraak over openingstijden, reactietijd en escalatie?

• Wat kost overstappen, vergeleken met het in de lucht houden van de huidige centrale en zijn koppelingen?

Een mkb-bedrijf met een betrouwbare IT-partner, voorspelbaar verkeer en een duidelijke behoefte aan PRO zit met 3CX goed. Een organisatie met veel vestigingen kijkt eerst naar beheer per vestiging, supervisie en uitwijk. Voor een overheidsinstelling of een organisatie met gevoelige gegevens gaan de plek van de data, het toepasselijke recht en de exit vóór de besparing op de licentie.

Veelgestelde vragen over 3CX kosten

Wat kost 3CX per jaar?

In oktober 2026 begint een betaalde licentie bij € 285 per jaar voor Basic, € 380 voor PRO en € 550 voor AI, telkens voor 8 gelijktijdige gesprekken en exclusief btw. Het hoogste niveau van 1.024 gesprekken kost € 31.350 in PRO. De andere posten op de offerte komen daar nog bij.

Is 3CX gratis te gebruiken?

3CX SMB Free is gratis voor maximaal tien gebruikers, inclusief hosting. Je kunt tot drie SMB Free-systemen aanmaken. Een SIP trunk, nummers, migratie en support betaal je ook dan apart.

Wat gebeurt er met de licentie als je opzegt?

Dat moet in de offerte staan: wat je na afloop nog mag gebruiken, of je nog bij de beheeromgeving kunt en hoe je je configuratie en data exporteert. Ga niet af op een mondelinge belofte.

Wat kost een migratie vanaf Alcatel, Aastra of Mitel?

Dat hangt af van het aantal toestellen, de nummers, de keuzemenu's en de koppelingen. Een vaste prijs bestaat niet, want elke belregel wordt opnieuw opgebouwd. Vraag je IT-partner om een begroting per onderdeel, zodat je ziet waar het geld heen gaat.

Hoe wordt support voor 3CX afgerekend?

Support zit niet in de licentieprijs. In de prijscalculator van 3CX zijn supporttickets een aparte post. Biedt je IT-partner een eigen supportcontract aan, dan hoort dat bedrag in de verlengingskolom.

Voxbi

Voxbi is een cloudtelefooncentrale met hosting in de Europese Unie. Voxbi One, het selfservice-aanbod, heeft een gratis abonnement en betaalde abonnementen vanaf € 1,20 per gebruiker per maand. Heb je meer telefoons dan mensen, zoals in een winkel, hotel of receptie, dan rekent Voxbi Channel af per gelijktijdig gesprek: € 14,50 per kanaal per maand, minimaal drie kanalen. Gesprekken komen er per minuut bij, en alle prijzen zijn exclusief btw. De abonnementen staan op de prijzenpagina.