3CX rechnet pro System nach gleichzeitigen Gesprächen ab. Hier stehen die aktuelle Preisliste, die Kosten neben der Lizenz und zwei Rechenbeispiele mit Listenpreisen.
Die 3CX-Preise gelten pro System und pro Jahr. Den Betrag bestimmen die Edition und die Zahl der gleichzeitigen Gespräche, die die Anlage führen darf, während die Zahl der Nutzer nur die Stufe begrenzt. Laut der deutschen Preisliste (Stand Oktober 2026) kostet die kleinste kostenpflichtige Stufe mit 8 gleichzeitigen Gesprächen 285 € im Jahr in der Edition Basic, 380 € in PRO und 550 € in AI. Am oberen Ende stehen 31.350 € für PRO und 37.620 € für AI bei 1.024 gleichzeitigen Gesprächen. Alle Beträge verstehen sich netto, zuzüglich Umsatzsteuer.
Für ein Projektbudget reichen diese Zahlen nicht. Die Lizenz enthält weder SIP-Trunk noch Rufnummern, und das Hosting durch 3CX berechnet der Hersteller extra. Migration und Schulung kommen vom Partner, Support vom Partner oder direkt von 3CX. Wer nur die Lizenz vergleicht, unterschätzt das erste Jahr.
3CX nennt die Einheit „SC“ (kurz für simultaneous calls). Gezählt werden alle Anrufe, die im selben Moment aktiv sind, interne wie externe. Eine Nebenstelle, auf der gerade niemand telefoniert, belegt keine Kapazität. So beschreibt es 3CX auf seiner Seite zur Lizenzierung.
Unbegrenzt viele Nutzer erlaubt das trotzdem nicht. Für jede Stufe veröffentlicht 3CX einen empfohlenen Nutzerbereich und eine feste Obergrenze. Die Stufe mit 8 gleichzeitigen Gesprächen ist zum Beispiel für 16 bis 40 Nutzer gedacht und endet bei 40. Wer 41 Nutzer anlegt, braucht die nächste Stufe, auch wenn nie mehr als fünf Leute gleichzeitig telefonieren. 3CX nennt selbst ein Beispiel. Für 50 Nutzer mit 16 gleichzeitigen Gesprächen in der Spitze empfiehlt der Hersteller die Stufe mit 24 gleichzeitigen Gesprächen, damit Puffer bleibt.
Für ein Unternehmen mit vielen Beschäftigten, die selten alle gleichzeitig am Telefon sind, kann sich das Modell rechnen. Ein Contact-Center oder ein Vertriebsteam, das zu festen Zeiten telefoniert, stößt dagegen schnell an die Grenze seiner Stufe. Messen Sie die Spitzenlast, bevor Sie eine Stufe bestellen. Prüfen Sie dabei auch, ob Bandbreite und Anbindung der Standorte die Sprachströme in der Spitze tragen.
Ohne Lizenzkosten kommen nur kleine Installationen aus. Die Edition 4SC Free ist laut der Preis-FAQ von 3CX für bis zu 10 Nutzer kostenlos. Für 3CX SMB Free ist laut derselben FAQ auch das Hosting kostenlos. Ein Konto darf bis zu drei kostenlose SMB-Systeme anlegen.
Die Tabelle zeigt einen Auszug aus der vollständigen Preisliste von 3CX, in Euro, netto, pro Jahr und ohne Aktionsrabatt. 3CX weist darauf hin, dass die Preise Wechselkursschwankungen unterliegen und sich ohne Ankündigung ändern können.
| Gleichzeitige Gespräche | Nutzer (empfohlen / maximal) | Basic | PRO | AI | Hosting durch 3CX |
|---|---|---|---|---|---|
| 8 | 16 bis 40 / 40 | 285 € | 380 € | 550 € | 285 € |
| 16 | 41 bis 80 / 80 | 570 € | 760 € | 1.045 € | 430 € |
| 24 | 81 bis 120 / 120 | 785 € | 1.045 € | 1.425 € | 430 € |
| 32 | 121 bis 192 / 192 | 965 € | 1.285 € | 1.710 € | 760 € |
| 64 | 289 bis 384 / 384 | 1.925 € | 2.565 € | 3.075 € | 760 € |
| 128 | 673 bis 896 / 896 | 3.920 € | 5.225 € | 6.270 € | 1.900 € |
| 256 | 1.345 bis 2.048 / 2.048 | 7.840 € | 10.450 € | 12.540 € | 1.900 € |
| 512 | 3.073 bis 4.096 / 4.096 | 12.825 € | 17.100 € | 20.520 € | nicht angeboten |
| 1.024 | 6.145 bis 8.192 / 8.192 | 23.515 € | 31.350 € | 37.620 € | nicht angeboten |
Die Liste enthält noch weitere Zwischenstufen (48, 96, 192, 384 und 768 gleichzeitige Gespräche). Ab 384 gleichzeitigen Gesprächen nennt die Preisliste kein Hosting durch 3CX mehr. Die aktuelle Liste beginnt bei 8 gleichzeitigen Gesprächen. Ältere Preislisten mit einer PRO-Stufe für 4 gleichzeitige Gespräche geben den heutigen Stand also nicht wieder. Lassen Sie sich die Zeile der Preisliste, auf der das Angebot beruht, mit Datum schriftlich nennen.
„Die Lizenz gilt lebenslang, es bleibt nur der Support.“ Fällt dieser Satz im Verkaufsgespräch, fragen Sie sofort nach. Er passt nicht zu dem, was 3CX heute verkauft. Die kommerziellen Editionen brauchen eine Jahreslizenz pro System, und die Verlängerung kostet jedes Jahr wieder Geld.
Auch der Verlängerungspreis ist nicht fest. Im Januar 2026 hat 3CX Preisanpassungen angekündigt. Kleinere Lizenzen und das Hosting wurden etwas teurer, größere Lizenzen günstiger, und der Abstand zwischen PRO und AI schrumpfte. Weitere Anpassungen stellte 3CX in Aussicht, sobald sich die Nutzung stabilisiert habe, frühestens zum 1. April 2026. Die Euro-Preise hat 3CX außerdem an den gesunkenen Kurs des US-Dollars angepasst, und das Unternehmen will die Preise regelmäßig überprüfen. Für Sie heißt das: Das Angebot muss den Verlängerungspreis nennen und die Regel, nach der er sich ändern darf.
Verlangen Sie deshalb vom Systemhaus die Gesamtkosten über die Laufzeit. Fragen Sie außerdem nach dem Verlängerungspreis, nach dem Weg in eine größere Stufe und danach, was bei einem Wechsel mit Ihren Daten passiert.
Die Edition legt fest, was die Anlage kann, und sie verschiebt den Preis innerhalb derselben Stufe deutlich. Die Lizenzierungsseite von 3CX beschreibt die drei kommerziellen Editionen so:
Basic bietet Telefonie, Routing, Apps und grundlegende Berichte. Contact-Center-Funktionen, CRM-Anbindung und KI fehlen.
PRO ergänzt Warteschleifen, CRM- und Microsoft-365-Integration, erweiterte Berichte und die Transkription von Voicemails per KI. PRO unterstützt auch mehrere Standorte.
AI enthält den vollen Funktionsumfang: KI-Agenten, vollständige Gesprächstranskription, Zusammenfassungen, Stimmungsanalyse, erweiterte Auswertungen und Ausfallsicherheit per Failover.
Für viele mittelständische Firmen an einem Standort reicht PRO. Das gilt besonders, wenn sie ein einfaches Sprachmenü, moderate Warteschleifen und eine übliche CRM-Anbindung brauchen. Als grober Richtwert kommt ein Betrieb mit 20 bis 80 Arbeitsplätzen ohne strukturiertes Contact-Center mit PRO aus. Eine Messung der gleichzeitigen Gespräche ersetzt dieser Richtwert nicht. Er bewahrt Sie aber davor, Funktionen zu bezahlen, die im Alltag niemand nutzt.
AI lohnt sich, wenn KI-Agenten zum Einsatz kommen sollen, wenn Gespräche vollständig transkribiert und zusammengefasst werden sollen oder wenn ein Ausfall automatisch per Failover aufgefangen werden muss. Schreiben Sie diese Anforderungen ins Lastenheft.
| Kriterium | PRO | AI |
|---|---|---|
| Warteschleifen und Contact-Center | Ja | Ja |
| CRM und Microsoft 365 | Ja | Ja |
| KI im Lieferumfang | Transkription von Voicemails | KI-Agenten, volle Transkription, Zusammenfassungen, Stimmungsanalyse |
| Ausfallsicherheit | Kein Failover genannt | Failover |
| Listenpreis bei 24 gleichzeitigen Gesprächen | 1.045 € pro Jahr | 1.425 € pro Jahr |
Bei 24 gleichzeitigen Gesprächen kostet AI also 380 € im Jahr mehr als PRO, bei 64 sind es 510 €. Drei Fragen klären schnell, ob ein Angebot überdimensioniert ist:
Wie viele Standorte müssen getrennt verwaltet werden?
Wie viele Agenten werden tatsächlich in Echtzeit überwacht und ausgewertet?
Welche Umschaltzeit muss der Vertrag bei einem Ausfall zusagen?
Oft deckt eine einzige PRO-Instanz schon ab, wofür ein Angebot AI vorschlägt, etwa mehrere Standorte. Maßgeblich sind die Funktionen, die Sie im Betrieb tatsächlich nutzen.
Wer die Anlage gar nicht selbst betreiben will, sollte das Angebot auch mit einer virtuellen Telefonanlage vergleichen. Dort liegen Betrieb und Updates beim Anbieter.
Eine Lizenz stellt keine einzige Verbindung ins Telefonnetz her. Was das Projekt wirklich kostet, hängt vor allem von den Diensten rund um die Anlage ab. Ein seriöses 3CX-Angebot weist deshalb Lizenz, SIP-Trunk, Rufnummern, Hosting, Einrichtung, Migration, Schulung, Support und Umsatzsteuer getrennt aus, jeweils mit dem Rechnungssteller und der Häufigkeit.
| Posten | Wer berechnet ihn | Häufigkeit | Was Sie erfragen |
|---|---|---|---|
| Lizenz | 3CX über den Partner | Jährlich | Edition, Stufe der gleichzeitigen Gespräche, Datum der Preisliste, Verlängerungspreis |
| SIP-Trunk | Carrier | Monatlich | Zahl der Kanäle, Minutenpreise, Vertragslaufzeit |
| Rufnummern und Portierung | Carrier | Monatlich und einmalig | Preis je Nummer, Kosten und Dauer der Portierung |
| Hosting | 3CX, ein Cloud-Anbieter oder Sie selbst | Jährlich oder monatlich | Bei 3CX: 285 € bis 1.900 € im Jahr je nach Stufe. Sonst Server, Backups, Überwachung |
| Migration | Partner | Einmalig | Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand, Umfang der alten Anlage |
| Schulung | Partner | Einmalig | Tage, Teilnehmer, Unterlagen für die Administration |
| Support | 3CX oder der Partner | Jährlich | Wer den Support leistet, Reaktionszeiten, Servicezeiten, Eskalation |
Für Lizenz und Hosting stehen feste Beträge in der Preisliste von 3CX. Trunk, Rufnummern, Migration und Schulung beziffern erst Carrier und Partner in ihrem Angebot.
Der SIP-Trunk fehlt am häufigsten. 3CX schreibt selbst, dass SIP-Trunks und Rufnummern nicht in der Systemlizenz enthalten sind. Den unterstützten Anbieter und Ihre Nummern bringen Sie selbst mit. Wie ein Trunk funktioniert und was ihn teurer macht, erklärt unser Beitrag zum SIP-Trunk. Wer seine Nummern behalten will, plant die Rufnummernportierung gleich mit ein.
Das Hosting ist der zweite laufende Posten. Das Hosting durch 3CX ist in der Testphase bis zu zwei Monate kostenlos, danach fällt eine Jahresgebühr nach der Stufe der gleichzeitigen Gespräche an. Wer selbst hostet, spart diese Gebühr. Dafür übernehmen die eigene IT oder der Dienstleister Backups, Updates, Überwachung und die Verfügbarkeit. Der Vergleich On-Premise gegen Cloud stellt diesen Aufwand der Mietvariante gegenüber.
Die Migration hängt von der alten Anlage ab: wie viele Nummern umziehen, welche Sprachmenüs, Warteschleifen und Integrationen nachgebaut werden müssen. Eine Alcatel-, Aastra- oder Mitel-Anlage lässt sich nicht per Lizenzschlüssel umstellen. Auch die Schulung entscheidet mit, ob die Teams das neue System annehmen und ob die Administration ohne Partner auskommt.
Soll die Anlage einen Ausfall überstehen, gehören Ersatzleitungen, Wiederanlaufverfahren und regelmäßige Tests ins Angebot. Wie ein solcher Notfallplan aussieht, beschreiben wir separat.
Die Listenpreise von 3CX sind Nettopreise. In Deutschland kommen 19 Prozent Umsatzsteuer hinzu (§ 12 UStG). Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kann sie abziehen, muss sie aber zunächst bezahlen.
Trennen Sie außerdem Einführungs- und Verlängerungskosten. Im ersten Jahr fallen Migration und Schulung an. Ab dem zweiten Jahr bleiben Lizenz, Trunk, Rufnummern, Hosting und Support.
Ein brauchbares Budget nennt seine Annahmen. Die beiden Beispiele rechnen mit den zwei Spalten der Preisliste, also Lizenz und Hosting durch 3CX. Trunk, Rufnummern, Migration, Schulung und Support kommen aus dem Angebot Ihres Partners und Ihres Carriers, und sie machen den Gesamtbetrag erst vollständig.
Weil Warteschleifen gebraucht werden, kommt Basic nicht infrage. Mit 25 Nutzern liegt das Unternehmen im empfohlenen Bereich der Stufe mit 8 gleichzeitigen Gesprächen. Führt das Unternehmen zu Spitzenzeiten mehr als acht Gespräche gleichzeitig, braucht es die Stufe mit 16.
PRO mit 8 gleichzeitigen Gesprächen: 380 € Lizenz plus 285 € Hosting durch 3CX, zusammen 665 € netto im Jahr.
PRO mit 16 gleichzeitigen Gesprächen: 760 € Lizenz plus 430 € Hosting, zusammen 1.190 € netto im Jahr.
Dieser Sockel fällt jedes Jahr an. Im ersten Jahr kommen Migration und Schulung hinzu, in jedem Jahr Trunk, Rufnummern und Support. Die größere Stufe hebt den Sockel um knapp 80 Prozent, also um 525 € im Jahr. Deshalb lohnt es sich, die Spitzenlast vorher zu messen.
Mit 120 Nutzern erreicht die Stufe mit 24 gleichzeitigen Gesprächen bereits ihre Obergrenze. Für Wachstum bleibt kein Platz, also ist die Stufe mit 32 gleichzeitigen Gesprächen die realistische Wahl.
PRO mit 32 gleichzeitigen Gesprächen: 1.285 € Lizenz plus 760 € Hosting, zusammen 2.045 € netto im Jahr.
AI mit 32 gleichzeitigen Gesprächen: 1.710 € Lizenz plus 760 € Hosting, zusammen 2.470 € netto im Jahr.
Bei mehreren Standorten wächst vor allem der Rest der Rechnung. Jeder Standort braucht Rufnummern, oft eigene Trunk-Kanäle und eine eigene Migration. Ob PRO oder AI passt, entscheiden die benötigten Funktionen.
Prüfpunkt: Verlangen Sie zwei Summen, eine für das erste Jahr und eine für die Verlängerung, und für jeden Standort einen eigenen Posten.
Ein Server in Deutschland macht eine 3CX-Telefonanlage noch nicht datenschutzkonform. Der Standort sagt, wo die Daten liegen. Für die Datensouveränität zählen auch das anwendbare Recht, wer den Anbieter kontrolliert, die Administrationszugänge und die Kette der Unterauftragnehmer. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zur Datensouveränität.
Betroffen sind Gesprächsaufzeichnungen, Protokolle, Voicemails, CRM-Daten und Backups. Ein Rechenzentrum in der Europäischen Union erfüllt vielleicht eine Vorgabe zum Speicherort. Alle rechtlichen und vertraglichen Anforderungen Ihrer IT-Leitung erfüllt es damit aber nicht. Lesen Sie deshalb den Vertrag, den Auftragsverarbeitungsvertrag, die Liste der Unterauftragnehmer und die Regeln für Fernzugriffe zusammen.
Ein Dienstleistungsunternehmen schaltet in 3CX die Gesprächsaufzeichnung ein. Damit muss es sein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ergänzen, den Zweck festlegen, die Beschäftigten informieren und die Aufbewahrung regeln. Nach einer Datenschutzprüfung muss es womöglich auch den Auftragsverarbeitungsvertrag anpassen. Darin müssen dann Partner, Hoster und weitere Unterauftragnehmer stehen, und die Administrationszugriffe von außerhalb der Europäischen Union müssen dokumentiert sein. Nachzubessern ist hier vor allem das Vertragswerk. Was beim Aufzeichnen von Telefongesprächen sonst noch gilt, haben wir separat zusammengefasst.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für Gespräche, Aufzeichnungen und CRM-Daten.
Auftragsverarbeitungsvertrag mit Verantwortlichem, Unterauftragnehmern und den Pflichten jeder Seite.
Regeln für Aufzeichnungen zu Zweck, Aufbewahrungsdauer und Information der Beschäftigten.
Angaben zu Backups mit Speicherort, Verschlüsselung, Zugriff und Löschung.
Exit-Plan für den Export von Konfiguration, Verläufen und Daten am Vertragsende.
Eine Übersicht der Pflichten für Telefonanlagen finden Sie im Beitrag zur DSGVO-konformen Telefonanlage.
Wer Gesundheitsdaten verarbeitet, muss die Zertifizierung des Hosters und den genauen Umfang des Dienstes prüfen. Funktionen zur Gesprächsanalyse können außerdem unter die KI-Verordnung der Europäischen Union fallen. Die oder der Datenschutzbeauftragte sollte Verarbeitungen, Modelle, Zugriffe und Pflichten klären, bevor jemand diese Funktionen einschaltet.
Die Entscheidung lautet selten einfach „billigere Lizenz“ oder „modernere Cloud“. Gewichten Sie jedes Kriterium nach seiner Bedeutung für Ihren Betrieb und vergleichen Sie danach die Kosten über die geplante Laufzeit.
Größe und gleichzeitige Gespräche. Bleiben Sie bei 3CX, wenn die Spitzenlast messbar und stabil ist. Erreichen die Spitzen regelmäßig die Grenze der Stufe, prüfen Sie die nächste. Wird die Last unvorhersehbar, prüfen Sie ein anderes Abrechnungsmodell.
Budget über drei Jahre. Rechnen Sie Lizenz, Trunk, Hosting, Support, Migration und Schulung zusammen. Liegen die Dreijahreskosten von 3CX und einer gemanagten Cloud-Telefonanlage nah beieinander, kann die gemanagte Lösung die bessere Wahl sein.
Abhängigkeit von einem Partner. Bleiben Sie, wenn dokumentiert ist, wie Sie den Partner wechseln können. Verhandeln Sie, wenn ein einziger Dienstleister alles weiß.
Mehrere Standorte. PRO deckt einfache Fälle ab. Braucht jeder Standort eine eigene Verwaltung, klären Sie mit dem Partner, ob PRO oder AI das leistet, oder prüfen Sie eine Alternative.
Aufzeichnung und Datenschutz. Verlangen Sie eine Prüfung nach DSGVO, bevor die Aufzeichnung läuft.
Migrationskosten. Stellen Sie die Kosten des Wechsels den Kosten gegenüber, die alte Anlage samt Schnittstellen weiterzubetreiben.
CRM und Endgeräte. Testen Sie Microsoft Teams, Ihr CRM und die Telefone, die Sie behalten wollen, vor der Unterschrift.
Support. Legen Sie Servicezeiten, Reaktionszeit und Eskalation fest.
Speicherort der Daten. Fragen Sie, wo Backups und Protokolle liegen und von wo administriert wird.
Verlängerung und Editionswechsel. Lassen Sie sich die Regeln dafür schriftlich geben.
Ein Mittelständler mit verlässlichem Partner, planbarem Anrufaufkommen und klarem PRO-Bedarf fährt mit 3CX gut. Ein größeres Unternehmen sollte Standorte, Auswertung und Ausfallsicherheit prüfen, bevor es AI kauft. Für Behörden und Einrichtungen mit sensiblen Daten stehen Speicherort, anwendbares Recht und ein sauberer Ausstieg vor der Ersparnis bei der Lizenz.
Wer den Betrieb abgeben will, Daten in der Europäischen Union halten möchte und eine leichter lesbare Rechnung sucht, sollte eine Cloud-Telefonanlage danebenlegen. Vergleichen Sie dabei die Gesamtkosten, nicht den Einstiegspreis.
Vor der Unterschrift sollte der Partner vier Fragen schriftlich beantworten. Wie lange läuft der Vertrag? Was passiert am Vertragsende mit den Daten? Wie funktioniert der Export? Und nach welcher Regel ändert sich der Lizenzpreis bei der Verlängerung?
3CX nennt für die Anpassung vom Januar 2026 mehrere Gründe. Etwa 15 Prozent der Lizenzen hätten die Infrastruktur weit über die zulässige Nutzung hinaus belastet. Kleine Lizenzen bräuchten praktisch dieselbe Infrastruktur, Überwachung und denselben Support wie große, deshalb stiegen die Preise für kleinere Lizenzen und das Hosting leicht. Größere Lizenzen wurden günstiger, weil ihre Nutzung nun der Fair-Use-Richtlinie entspreche, und der Abstand zwischen PRO und AI schrumpfte. Fragen Sie nach dem Verlängerungspreis und prüfen Sie, ob Ihre heutige Stufe noch passt.
Ja. 3CX bietet eine Testversion von PRO an, und das Hosting durch 3CX ist in der Testphase bis zu zwei Monate kostenlos. Prüfen Sie im Test auch Trunk, Portierung und den Ablauf im echten Betrieb.
Das Angebot sollte regeln, welche Nutzungsrechte nach Ablauf bleiben, wer noch auf die Administration zugreift und wie Sie Ihre Daten exportieren. Verlassen Sie sich dabei nicht auf eine mündliche Zusage.
3CX nennt eine große Auswahl unterstützter SIP-Trunk-Anbieter, und Sie können Ihren eigenen unterstützten Trunk mitbringen. Ob es im Einzelfall funktioniert, hängt vom Carrier, vom Trunk, von der Qualität des Netzes und von der Konfiguration ab. Testen Sie ein- und ausgehende Anrufe, bevor die alte Anlage abgeschaltet wird.
Das hängt von der Zahl der Arbeitsplätze und Nummern, von den Sprachmenüs und von den Integrationen ab. 3CX veröffentlicht dafür keinen Preis, den Betrag nennt Ihr Partner. Lassen Sie sich die Migration als Festpreis oder mit klar begrenztem Aufwand anbieten.
Weil 3CX seine Preise regelmäßig überprüft, ist der früheste Kaufzeitpunkt nicht automatisch der beste. Legen Sie vor der Unterschrift die richtige Stufe, den Verlängerungspreis und die geltenden Konditionen fest.
Voxbi ist eine Cloud-Telefonanlage, die in der Europäischen Union gehostet wird und im eigenen Netz läuft. Wie bei 3CX können Sie auch bei Voxbi nach gleichzeitigen Gesprächen statt nach Nutzern bezahlen: Voxbi Channel kostet 14,50 € pro Kanal und Monat, mindestens drei Kanäle, also ab 43,50 € im Monat, zuzüglich Umsatzsteuer. Die Gespräche selbst rechnet Voxbi minutengenau ab. Alle Tarife finden Sie auf der Preisseite von Voxbi.
Zehn Plattformen, die eine 3CX-Installation ablösen können, mit Blick auf Hosting, Verwaltung, Betreibermodell und Preistransparenz. Dazu eine Prüfliste für Rufnummern, Warteschleifen und CRM-Kopplung.
Wer eine Ringover-Alternative sucht, vergleicht am besten Voxbi Managed Business Flat mit Ringover Business. Der Beitrag stellt Preise, Rufnummern, Support, Aufbewahrung und den Wechsel nebeneinander.
Was Ringover pro Nutzer kostet, was die Monatszahlung aufschlägt und welche Rufnummern, Module und Vertragsklauseln die Rechnung verändern. Mit Rechenbeispielen von 3 bis 80 Nutzern.
Sprechen Sie mit uns oder mit einem zertifizierten Voxbi-Partner.
