Rufumleitung bei Android einrichten: Anleitung für Diensthandys

Eine Rufumleitung bei Android schickt eingehende Anrufe automatisch an eine andere Nummer, etwa ans Telefon einer Kollegin oder an die Zentrale. Diese Anleitung richtet sich an IT-Verantwortliche und Teamleiter, die ihre Mitarbeitenden mit Android-Diensthandys ausstatten. Sie finden hier den Weg durch die Telefon-App bei Samsung, Google Pixel und Xiaomi. Dazu kommen die Netzcodes, die auf jedem Gerät funktionieren, und die Testanrufe, mit denen Sie sehen, ob die Umleitung im Netz wirklich greift. Am Ende geht es um die Frage, wann die Umleitung besser in der Telefonanlage liegt als auf dem einzelnen Gerät.

Rufumleitung bei Android: Definition und Bedingungen

Die Rufumleitung ist ein Dienst des Mobilfunknetzes, den Android über die Telefon-App ein- und ausschaltet. Die Regel selbst speichert Ihr Netzbetreiber. Deshalb greift sie auch dann, wenn das Handy ausgeschaltet ist oder keinen Empfang hat.

Android unterscheidet vier Bedingungen:

• Immer umleiten. Jeder Anruf geht sofort an die Zielnummer, und das Handy klingelt gar nicht. Das passt zum Urlaub oder zu einem Tag ohne Netz.

• Wenn besetzt. Die Umleitung greift, sobald Sie bereits telefonieren.

• Wenn keine Antwort. Das Handy klingelt eine festgelegte Zeit lang, danach geht der Anruf weiter.

• Wenn nicht erreichbar. Die Umleitung greift bei ausgeschaltetem Gerät, leerem Akku oder fehlendem Netz.

Ein Gespräch, das Sie schon angenommen haben, geben Sie auf einem anderen Weg weiter. Dafür ist ein eigener Abschnitt weiter unten da.

Rufumleitung in der Telefon-App einrichten

Der Weg beginnt bei jedem Android-Gerät in der Telefon-App. Die Menüpunkte heißen je nach Hersteller und Android-Version unterschiedlich, mal Rufumleitung, mal Anrufweiterleitung. Schneller geht es oft mit einem Begriff im Suchfeld der Einstellungen.

Bei Samsung-Geräten mit One UI öffnen Sie im Telefon über das Drei-Punkte-Menü die Einstellungen und finden die Umleitung bei den zusätzlichen Diensten. Beim Google Pixel steckt sie in den Einstellungen der Telefon-App unter den Anrufkonten, also bei der SIM-Karte Ihres Netzbetreibers. Bei Xiaomi führt der Weg meist über die erweiterten Einstellungen der SIM-Karte. Fehlt der Menüpunkt oder lässt er sich nicht speichern, steuert der Netzbetreiber die Umleitung direkt. Dann setzen Sie sie im Kundenportal oder mit den GSM-Codes aus dem nächsten Abschnitt.

Die Einrichtung selbst läuft in vier Schritten:

1. Anrufeinstellungen öffnen. In der Telefon-App geht es übers Menü zu den Einstellungen und von dort zur Rufumleitung.

2. Bedingung wählen. Für einen ganzen Tag außer Haus passt „immer". Bei „wenn keine Antwort" klingelt das Handy erst, bevor der Anrufer beim Ziel landet.

3. Zielnummer eingeben. Am sichersten ist das internationale Format mit +49. Ein Zahlendreher reicht, und die Anrufe landen bei einem Fremden.

4. Speichern und testen. Rufen Sie die Nummer von einem dritten Telefon aus an. Erst dieser Anruf zeigt, ob das Netz die Regel übernommen hat.

Den umgeleiteten Gesprächsabschnitt vom Handy zur Zielnummer stellt der Netzbetreiber je nach Tarif Ihnen als Anschlussinhaber in Rechnung. Ob er in einer Flatrate enthalten ist, steht in den Tarifbedingungen. Eine kurze Notiz pro Gerät mit Zielnummer, Bedingung, Wartezeit und dem Weg zum Abschalten erspart es, die Einstellung Monate später auf einem neuen Gerät zu rekonstruieren.

Rufumleitung per GSM-Code setzen und deaktivieren

Die GSM-Codes stammen aus dem Mobilfunkstandard und funktionieren auf jedem Android-Gerät, egal von welchem Hersteller. Sie tippen den Code in die Wähltastatur und drücken die Anruftaste. Das Netz bestätigt die Einstellung mit einer Meldung auf dem Display.

Die Wartezeit liegt zwischen 5 und 30 Sekunden, einstellbar in Fünf-Sekunden-Schritten. Viele Netzbetreiber nutzen die Bedingungen „keine Antwort" und „nicht erreichbar" ab Werk für die Mailbox. Eine neue Zielnummer ersetzt dann die Umleitung zur Mailbox. Mit ##002# schalten Sie jede vergessene Umleitung in einem Zug ab, zum Beispiel bevor ein Gerät an eine neue Person geht.

Laufende Gespräche weitergeben

Ein Gespräch, das Sie bereits angenommen haben, geben Sie über die Telefonanlage oder über die Telefonie-App weiter, mit der Sie gerade sprechen. Welche Arten dabei möglich sind, legt dieser Dienst fest. Die Umleitungseinstellungen des Handys haben damit nichts zu tun. Üblich sind zwei Varianten. Bei der direkten Weitergabe landet der Anrufer sofort beim Ziel. Bei der Weitergabe mit Rückfrage halten Sie ihn in der Warteschleife, sprechen kurz mit dem Kollegen und verbinden erst, wenn dieser übernehmen kann. Wie Sie beide Varianten einrichten, beschreibt der Praxisleitfaden zur Anrufweiterleitung in der Cloud-Telefonanlage.

Rufumleitung testen

Ein Testanruf von einem dritten Telefon zeigt, ob die Regel im Netz liegt und das Ziel den Anruf annimmt. Schwacher Empfang, ein Zellwechsel oder ein besetztes Ziel stören den Ablauf auch dann, wenn die Einstellung im Handy stimmt. Je ein Test pro Bedingung deckt alle Fälle ab.

Ein Protokoll mit Uhrzeit, Netz, Gerätemodell und Ergebnis jedes Tests zeigt beim nächsten Fehler, woran er hängt. Das kann eine Bedingung sein, ein Gerät oder ein Standort. Bei mehreren Standorten lohnt der Test auch dort, wo der Empfang schwächer ist als in der Zentrale, etwa im Lager oder im Keller. Telefoniert das Handy im Gebäude über WLAN-Telefonie, verhält sich derselbe Anruf im Besprechungsraum unter Umständen anders als am Schreibtisch.

Aus dem Betrieb: Jede Umleitung braucht ein Ausweichziel, zum Beispiel die Mailbox, eine zweite Nummer oder eine Warteschlange in der Telefonanlage.

Umleitungen auf Diensthandys absichern

Eine Umleitung gibt die Kontrolle über eingehende Anrufe an eine andere Nummer ab. Bleibt sie nach einem Rollenwechsel aktiv oder zeigt sie auf eine ungeprüfte private Nummer, landen Kundenanrufe an einem Ort, den das Unternehmen nicht mehr überblickt. Wer kurz Zugriff aufs entsperrte Gerät hat, kann außerdem per GSM-Code eine Umleitung auf eine fremde Nummer setzen.

Eine Telefonie-Richtlinie regelt das in wenigen Punkten:

• Berechtigung. Sie legt fest, wer eine Umleitung auf eine externe Nummer setzen darf.

• Ziel. Erlaubt sind Nummern von Kollegen, Abteilungen oder eine freigegebene Bereitschaftsnummer.

• Dauer. Jede vorübergehende Umleitung bekommt ein Enddatum.

• Nachvollziehbarkeit. Ein Änderungsprotokoll hält Person, Ziel und Zeitraum fest, soweit die Werkzeuge es erlauben.

• Austritt. Beim Ausscheiden prüft die IT die Umleitungen auf der Dienstnummer und löscht sie mit ##002#.

Eine vorübergehende Umleitung aufs Handy einer Kollegin passt im Alltag gut. Ein Dauerzustand, der allein an einem einzelnen Smartphone hängt, lässt sich dagegen kaum überwachen und bricht weg, sobald das Gerät verloren geht.

Rufumleitung über die Cloud-Telefonanlage steuern

Die Umleitung im Handy leitet die Anrufe einer Nummer nach einer einfachen Regel an ein Ziel. Warteschlange, Überlauf, Anrufverlauf und zentrale Verwaltung kommen erst mit einer Telefonanlage dazu. Bei mehreren Standorten entscheidet diese Anlage, was mit dem Anruf passiert, wenn das Ziel besetzt, ohne Netz oder gar nicht da ist.

Voxbi ist eine Cloud-Telefonanlage, entwickelt und gehostet in der Europäischen Union. Im Voxbi Cockpit legen Administratoren Benutzer, Durchwahlen, Anrufabläufe, Warteschlangen und Öffnungszeiten an. Die Mitarbeitenden telefonieren über die Voxbi-App auf dem Android-Handy mit der Firmennummer, und die Umleitungsregeln liegen zentral in der Anlage. Voxbi Managed bringt außerdem in jedem Paket einen Betrugsschutz mit. Wie der Wechsel abläuft und was er kostet, steht im Leitfaden zur Cloud-Telefonanlage.

Die Verarbeitung in der EU vereinfacht die Datenschutzfragen rund um Anrufdaten. Die DSGVO erlaubt Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nur unter Bedingungen, etwa auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien. Das erklärt der Europäische Datenschutzausschuss zu internationalen Datenübermittlungen. Die Pflichten zu Sicherheit, Datenminimierung und Rechtsgrundlage gelten auch bei einer Anlage in der EU weiter. Was sie im Telefonbetrieb bedeuten, zeigt der Beitrag zur DSGVO-konformen Telefonanlage.

Checkliste fürs Android-Diensthandy

Prüfen Sie zuerst, ob die Umleitung im Handy oder beim Netzbetreiber gesetzt wird. Testen Sie danach alle vier Bedingungen mit einem dritten Telefon und halten Sie Ziel und Ergebnis fest. Legen Sie außerdem fest, wer eine Umleitung setzen darf, wie lange sie gilt und wie sie wieder abgeschaltet wird, vor allem beim Austritt oder Rollenwechsel einer Person.

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme. Fragen Sie auf jedem Diensthandy mit *#21#, *#67#, *#61# und *#62# ab, welche Umleitungen gerade aktiv sind. Wenn Sie danach prüfen möchten, ob eine Cloud-Telefonanlage Ihre Umleitungen besser abdeckt, schreiben Sie an hello@voxbi.com.